Volver a enfocarse en la oficina abierta

A las empresas les encantan las oficinas abiertas porque les permiten ahorrar dinero, pero las personas tienen dificultades para mantenerse concentrados. Aquí les mostraremos cómo lograr que todos queden satisfechos.

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Una ilustración abstracta representa a una persona en azul trasladándose a través de una oficina caótica, rodeado de mobiliario, formas y líneas.

El 70 por ciento de los trabajadores de oficina de los EE. UU. trabajan actualmente en oficinas abiertas. 1 Si bien a la prensa le encanta desacreditar la oficina abierta, un enorme estudio mundial revela que nueve de cada diez lugares de trabajo de rendimiento elevado son oficinas total o extensivamente abiertas. 2 Es posible que esto se deba a que una oficina diseñada para que sea deliberadamente abierta puede crear condiciones que fomenten la participación. Las personas tienen más probabilidades de estar ocupadas en el trabajo si pueden desplazarse, tienen privacidad cuando la necesitan y cuentan con acceso a espacios que les permiten conectarse con los compañeros de trabajo. 3

Entonces, ¿por qué tienen tan mala fama? Porque la naturaleza expuesta y caótica de una oficina abierta puede ser horrible. La falta de privacidad y la dificultad para encontrar colegas, espacios de reunión y recursos puede ser molesta y causar descontento en el trabajo. El exceso de ruido puede deteriorar la capacidad de una persona para recordar información y hacer operaciones elementales de matemática. 4

Índice Leesman de eficacia en el lugar de trabajo

Leesman mide la experiencia de los empleados con su herramienta de inteligencia empresarial global, el índice Leesman, a través del cual se consulta a los empleados con qué grado de eficacia su lugar de trabajo les ofrece apoyo personal y para su labor.

Una estadística muestra que nueve de 10 de los espacios de trabajo de mayor rendimiento son planes total o extensivamente abiertos.

de los lugares de trabajo con un mayor rendimiento son de diseño total o extensivamente abiertos

Una estadística muestra que el 85% de los profesionales de oficina cree en el diseño flexible de espacios de trabajo.

de los profesionales de oficinas creen en un diseño de lugar de trabajo flexible

Una estadística muestra que el 82% de los profesionales de oficina cree tener mejores ideas en espacios flexibles.

de los profesionales de oficinas creen que tienen las mejores ideas en esos espacios

Dos aspectos para hacerlo bien: privacidad y legibilidad espacial

La planificación inteligente es la clave. Los aspectos más importantes para hacerlo bien son la privacidad acústica y visual, y la legibilidad espacial, es decir, que el espacio sea fácil de “leer”. Dado que es posible que carezcan de oficinas tradicionales y salas de conferencia, las oficinas abiertas deben brindar pistas visuales sobre pistas claras del propósito de cada espacio en su interior.

Una ilustración de una persona siguiendo flechas a través de una oficina transmite la idea de que las organizaciones pueden mejorar la legibilidad espacial sugiriendo espacios o dando la idea de una espacio sin una demarcación física.

Legibilidad espacial

Las organizaciones pueden mejorar la legibilidad espacial insinuando el espacio, y eso significa dar la ilusión de espacio sin demarcarlo físicamente. La iluminación, la materialidad y los objetos y mobiliarios fáciles de mover pueden ayudar a definir un área específica o contexto, y mejorar así la legibilidad espacial o privacidad, o ambas características. La resolución de esos asuntos puede marcar la diferencia entre un entorno abierto que las personas aborrecen, y uno que contribuye a que las empresas tengan su mejor desempeño.

Una ilustración de una persona sentada frente a una computadora con una división al lado muestra que Herman Miller cuenta con una variedad de soluciones que ofrecen distintos niveles de privacidad en una oficina abierta.

Privacidad

Herman Miller cuenta con una variedad de soluciones que ofrecen diferentes niveles de privacidad acústica y permanencia (en lo individual, grupal y organizacional), ya que insinúan espacio en todo el paisaje. Estas soluciones incluyen organizadores de escritorio móviles, carros móviles, pantallas independientes y una cabina independiente totalmente cerrada que está prácticamente insonorizada.

Otra solución es Overlay, un nuevo sistema de paredes móviles, subarquitectónicas, que crean salas independientes, dan forma a espacios abiertos de gran tamaño o simplemente dividen un área de otra. 

Cómo Overlay puede transformar una distribución abierta

Overlay puede ayudar a crear y —a medida que las necesidades organizacionales cambian con el paso del tiempo— recrear distribuciones abiertas donde las personas pueden trabajar eficazmente, de tres maneras.

Dos ambientes cerrados Overlay con un escritorio de altura ajustable y una silla en cada uno en el fondo. Una estación de trabajo Canvas en el frente.

En primer lugar, permite darle una coherencia al paisaje insinuando el espacio para dar forma al entorno. Un sinnúmero de espacios de trabajo sin divisiones claras puede verse y parecer caótico. Overlay cambia eso, ya que permite que las personas se desplacen intuitivamente creando un patrón de esquemas integrados pero distintivos, algunos de los cuales brindan la privacidad visual que falta en la distribución abierta. Permite que los espacios sean legibles al definir áreas, de manera que las personas sepan qué espacio respaldará mejor la colaboración y servirá para ponerse al día o para trabajar independientemente.

En segundo lugar, porque solo tiene un número de componentes selecto, Overlay simplifica la definición del espacio. Un límite individual puede funcionar como divisor de una habitación. Un espacio de trabajo de tres lados puede convertirse en un área designada para reuniones espontáneas o trabajo colaborativo. Cuatro paredes Overlay pueden crear un espacio de reunión cerrado, completo con una puerta, con un nivel elevado de privacidad visual y acústica.

Una sala de reuniones cerrada Overlay con dos paredes de vidrio y dos paredes laminadas con una mesa de conferencias y cuatro sillas en el interior.
Dos divisores de ambiente Overlay entrecruzados con mesas y sillas en el medio y pizarras para marcadores en el interior y género azul en el exterior.

Por último, Overlay es flexible y asequible, ya que permite que las organizaciones tengan la agilidad para evolucionar sobre la marcha. Con solo dos personas y en dos horas aproximadamente, las aplicaciones más pequeñas de Overlay pueden reubicarse con una interrupción mínima para la oficina y las personas que trabajan allí. No tiene el costo de las paredes prefabricadas o el agobio de la construcción tradicional, lo que minimiza el tiempo de inactividad y la limpieza.

La adaptabilidad en el diseño del lugar de trabajo ha sido importante durante algún tiempo, pero el surgimiento del análisis y los datos en el lugar de trabajo subraya aún más su valor, tanto al mejorar la experiencia en el lugar de trabajo para los empleados como en la asignación de bienes inmuebles. Por ejemplo, el Live OS de Herman Miller brinda información al instante sobre la utilización del espacio y el bienestar de los empleados. Con estos conocimientos, las organizaciones saben cuándo expandirse, consolidarse o reasignar espacio, y también si las personas están sacando el máximo provecho de su mobiliario ergonómico. 

La distribución abierta se hizo popular porque permite que las organizaciones ahorren dinero. 5 Pero si estas oficinas abiertas no están bien diseñadas, las organizaciones pierden dinero por una menor productividad 6 y menos satisfacción de los empleados. 7

Con Overlay, las organizaciones cuentan con una nueva manera de implantar diseños detallistas que funcionan para los empleados y la organización. 

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Notes
1. “IFMA’s New Space And Project Management Benchmarks.” Hok.Com. http://www.hok.com/ifmas-new-space-and-project-management benchmarks/. 2018.

2. Leesman, “The Next 250K.” Junio de 2017.

3. Gallup. “State Of The American Workplace.” Washington D.C. 2017.

4. Perham, Nick. “Disliked Music Can Be Better for Performance Than Liked Music.” Applied Cognitive Psychology. Volumen 26, Edición 4, julio/agosto de 2012. https://onlinelibrary.wiley.com/doi/pdf/10.1002/acp.2826

5. “Reconsidering Open-Plan—New Thinking On Productive Space | Regus”. Work New Zealand. https://www.regus.co.nz/work-newzealand/reconsidering-open-plannew-thinking-productive-space/. 2018.

6. “Reconsidering Open-Plan—New Thinking On Productive Space | Regus.” Work New Zealand. https://www.regus.co.nz/work-newzealand/reconsidering-open-plannew-thinking-productive-space/. 2018.

7. Neese, Brian. “The Open Office Layout Trend and Employee Productivity.” Rivier University | Online. https://online.rivier.edu/open-office-layout-and-employeeproductivity/. 2015.

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