Uso de matices de colaboración para impulsar la innovación

Lo más probable es que la colaboración derive en innovación si es la clase de colaboración adecuada y si está respaldada de la manera correcta.

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Prospect Solo Space y Prospect Creative Space con pizarras blancas y superficies que se pueden tachar, desde arriba.

Observaciones clave

  • Cuando las personas Co-Create (Co-crean, o colaboran para generar nuevas ideas y contenido), la actividad está respaldada por el trabajo individual antes y después de la actividad de co-creación.
  • Si se usan juntos, los esquemas Cove (Bahía) y Haven (Refugio) brindan el respaldo óptimo para actividades de colaboración que encienden la creatividad.
  • Los objetos visuales, que pueden ser tan simples como bocetos en una pizarra blanca, funcionan como "sitios críticos de colaboración", y pueden ayudar a los equipos a innovar más rápidamente.
  • Prospect, que incluye tanto espacios Creative (creativos) para el trabajo grupal como espacios Solo (individuales) para el trabajo individual y presenta pizarras blancas, superficies para clavar notas y monitores para medios, se adapta exclusivamente para los trabajos de equipo, especialmente aquellos responsables de la innovación.

La innovación sigue reinando

En este momento, todas las personas que forman parte del negocio comprenden que la innovación no es solo el nombre del juego, sino que es el juego. Es por eso que no necesitamos citar una encuesta de 1400 CEO en 80 países que descubren que la innovación que más buscaban para fortalecer o brindar ejemplos de la duración de las empresas está relacionada con alcanzar la innovación.1 

La innovación tiene un poco de misterio, y si fuese fácil, todas las empresas estarían innovando y nadie haría preguntas sobre las mejores maneras de hacerlo. Sin embargo, sabemos que algunas formas de trabajo son más aptas para la innovación que otras. "Si bien el trabajo remoto mejora claramente la productividad de los trabajadores individuales por encima del diez por ciento, cuanto más interactiva y estimulante sea la interacción personal entre los empleados, más drásticamente aumentará el valor elevado (al menos cinco veces más) que se agrega al maximizar la colaboración, la creatividad y la innovación", dice el Dr. John Sullivan, profesor de Administración en San Francisco State, y experto en indicadores de recursos humanos.2 

La evidencia sostiene que el trabajo en equipo deriva en innovación; por ejemplo, los equipos de inventores tienen más patentes exitosas que quienes trabajan solos,3  y las empresas que son "ampliamente colaborativas" tienen un mejor desempeño que sus colegas, según los datos revelados por un estudio.4 

Sin embargo, las investigaciones también demuestran que la generación de ideas, una de las maneras más populares del trabajo conjunto en pos de la innovación, frecuentemente no funciona, y las personas sugieren ideas más originales cuando trabajan solas.5  Steve Wozniak, que inventó la computadora Apple I por su cuenta, le dice a la gente que quiere innovar, "Trabajen solos... No en un comité. Ni en un equipo".6 

¿Las personas que desean innovar deben trabajar juntas o de manera independiente? La respuesta es la siguiente: de las dos maneras. Para comprender por qué, es necesario conocer un poco sobre la naturaleza de los seres humanos y un poco sobre los matices de la colaboración.

Living Office reconoce que las personas tienen seis necesidades humanas fundamentales.

Comprender las seis necesidades humanas fundamentales sirvió de ayuda para que Herman Miller desarrolle Living Office.

Necesidades humanas y colaboración

En Herman Miller, sabemos a partir de la investigación que las personas tienen seis necesidades fundamentales: conquista, autonomía, pertenencia, seguridad y condición.7  Comprender esas necesidades fue de gran ayuda para el desarrollo de Living Office. Este enfoque basado en la investigación de la planeación brinda una estructura para crear diversos esquemas en función de las necesidades de las personas y las actividades laborales diarias. Si bien estas personas llevan a cabo un sinfín de actividades a lo largo del día, nuestra investigación agrupa estos comportamientos en 10 tipos. Tres son categorías de actividades que las personas hacen por sí solas, siete son actividades que las personas realizan de manera conjunta. Anteriormente, cualquier tipo de actividad grupal era tratada como "colaboración". Ahora sabemos que las personas trabajan juntas de diversas maneras.

"No es posible diseñar ideas genéricas como «colaboración»", dice Greg Parsons, Vicepresidente sénior y Director creativo - Trabajo, en Herman Miller. "Solo al desglosar [la colaboración] puedes llegar a los espacios y los mobiliarios y las herramientas que necesitas para respaldar las actividades que las personas realizan realmente cuando están juntas".

La co-creación requiere configuraciones que soporten el trabajo grupal y el trabajo individual.

La co-creación necesita esquemas que respalden su trabajo individual y grupal.

La co-creación tiene una "I"

Una de las siete actividades "conjuntas" es Co-create, es decir, generar nuevas ideas y contenido o resolver un problema como grupo, ya sea sobre la marcha o en una sesión planificada. Esto puede incluir desde un ejercicio de resolución rápida en una pizarra, hasta un retiro de varios días con una agenda elaborada. Dado que llevan a un compromiso más profundo con el contenido, hablar, dibujar y compartir ideas en varios medios son marcas distintivas de la co-creación. De hecho, la investigación muestra que los objetos físicos como los dibujos permiten que los miembros del equipo lleguen a un entendimiento compartido sobre lo que constituye la tarea que deben completar; en principio, convertirse en "sitios críticos para la colaboración" sin ser conscientes de eso.8

La co-creación es de especial interés porque es un tipo de colaboración en particular, el tipo que lleva a la innovación. Las necesidades humanas primordiales de conquista (esforzarse por la excelencia y orgullo al lograrlo) y pertenencia (el deseo de conectarse de una manera significativa con los demás) son especialmente importantes en la co-creación. Ansiar una conquista puede motivar a las personas a presentar nuevas ideas. Una fuerte sensación de pertenencia los hará sentir a gusto entre los colegas y, de esa manera, se puede facilitar el intercambio de ideas.

La generación de ideas es un método común de co-creación. Y si bien esa es una actividad grupal, la investigación demuestra que, cuando los individuos se toman tiempo para analizar detenidamente los inconvenientes antes de tratarlos de manera conjunta, esto lleva a una mejor generación de ideas en la sesión de contraste de ideas.9  Un método híbrido de generación de ideas, en el que los individuos vienen con sus ideas por separado y luego las agrupan, generan el triple de ideas.10 

Los esquemas para el trabajo individual y grupal necesitan respaldar la co-creación. Los equipos deben poder reunirse rápidamente cuando surge la inspiración, pero las personas del equipo también necesitan un lugar para preparar el trabajo grupal y llevar a cabo las tareas individuales necesarias para desarrollar ideas.

Los entornos favorables para la co-creación tienen siete características:

1. Eliminar distracciones para elevar la concentración.
2. Fomentar el pensamiento visual.
3. Propiciar un espacio seguro para la creatividad.
4. Promover la participación equitativa.
5. Mantener a las personas en movimiento.
6. Tener las herramientas al alcance de la mano para trabajar.
7. Respaldar la creatividad grupal e individual.

Prospect Solo Space con superficie tachonable.

Los esquemas Haven (Refugio) ofrecen un lugar para escaparse de la distracción y centrarse en el trabajo individual.

Esquemas Haven, Cove y el trabajo de la innovación

Si bien existen diferentes esquemas en los que las personas pueden innovar exitosamente, si se combinan, los esquemas Haven y Cove son dos esquemas que crean las condiciones ideales para co-crear que derivan en la innovación.

Un esquema Haven consiste en un pequeño refugio donde una persona puede concentrarse en su trabajo sin distracciones. Puede ser una habitación cerrada o un espacio semiresguardado o protegido por una pantalla en un espacio abierto y, en el mejor de los casos, las personas pueden ubicarlo e identificarlo fácilmente.

Un Cove es un espacio compacto que se encuentra a corta distancia de los puntos de trabajo individuales o áreas comunes, y permite que las personas se reúnan e interactúen con los demás durante breves períodos de tiempo. En algunos casos, un esquema Cove posee los límites suficientes como para que las personas que lo usan no molesten a las demás personas que están trabajando allí cerca.

Cada esquema desempeña un rol al respaldar la co-creación. El esquema Haven otorga el espacio para concentrarse y pensar, y el esquema Cove proporciona al equipo un lugar para reunirse, compartir y aprovechar el modo de pensar de los demás. La proximidad de estos esquemas entre sí también es crítica para las tareas de co-creación. Las personas deben poder moverse fácilmente entre dos tipos de esquemas, según lo estipule el tipo de trabajo que deben hacer.

Prospect Creative Space con superficies con tachuelas y pizarras blancas y Frospect benching con sillas Sayl, desde arriba.

Con su diseño semicircular y sus pizarras blancas con superficies para clavar notas, Prospect es el centro de control para la creatividad grupal e individual.

Prospect: Centro de control para la creatividad

Si bien los esquemas Haven y Cove pueden diseñarse con una variedad de productos, Prospect de Herman Miller se diseñó intencionalmente para respaldar a ambos y es compatible con las siete características clave de la co-creación.

Prospect es una cartera de mobiliario independiente semicircular que se diseñó para respaldar la creatividad de manera conjunta e individual, permitiendo que los equipos pequeños y las personas transicionen naturalmente entre el trabajo conjunto (en espacios Creative, que crean esquemas Cove) y el trabajo individual (en espacios Solo, que crean esquemas Haven). Posee pizarras blancas, superficies para clavar notas y monitores para medios, permitiendo que las personas compartan sus pensamientos visualmente y que el equipo genere ideas y las lleve al siguiente nivel. En cierto modo, Prospect es el centro de control que favorece la creatividad grupal e individual.

Los espacios Creative respaldan el razonamiento visual, la reiteración y la colaboración son métodos comprobados que sirven para formular las preguntas correctas y las mejores respuestas. Dentro de los espacios Creative, el intercambio de ideas es tan sencillo como voltear y escribir sobre una pizarra blanca o pinchar con alfileres el trabajo a revisar.

Prospect también ofrece otros beneficios. El diseño semicircular reduce las distracciones (visuales y auditivas) y brinda un espacio seguro para la creatividad. Brindar una medida de privacidad para el proceso de creación aumenta la probabilidad de que las personas expongan sus ideas más radicales, y eso es lo que la innovación necesita. Por ejemplo, una asistente administrativa de un fabricante industrial sugirió el uso de una araña mecánica, como una que había visto en una película, para llegar a una pieza de una aeronave difícil de alcanzar a fin de poder inspeccionarla. Para muchos, la idea parecía tonta, pero el director de tecnología pensó que valía la pena intentarlo. Funcionó, y la inspección de esa pieza ahora solo toma el 15 por ciento del tiempo que solía tomar.11 

Cierre de Prospect Creative Space con superficies grises que se pueden tachar.

Prospect ofrece una sensación de privacidad visual, y eso hace que los miembros del equipo se sientan a gusto al compartir ideas excéntricas.

El diseño de la mesa y los taburetes Prospect promueven la participación equitativa; la altura hace que los miembros del equipo sentados y de pie estén al mismo nivel visual. Mientras tanto, la forma (redonda, sin lados) y el tamaño de la mesa fomentan la participación activa. Dado que las personas pueden sentarse o pararse, Prospect también fomenta la variedad postural y permite el movimiento de las personas. De acuerdo con la investigación realizada por la Universidad de Washington en St. Louis, Misuri, "los grupos que trabajan juntos en un proyecto mientras están de pie están mucho más comprometidos y son menos territoriales que cuando están sentados".12  Los taburetes se colocan prolijamente debajo de la mesa.

Juntos, el tamaño de la estructura y la mesa crean una relación cercana entre las personas que usan el espacio y las herramientas que lo contienen, que pone las herramientas y el trabajo al alcance de todos. Las personas pueden tomar lo que necesitan y escribir en la pizarra blanca simplemente al extender la mano. La repisa está diseñada para inclinarse, brindando a las personas otra opción postural, así como un lugar donde apoyar los teléfonos o las tazas de café para alcanzarlos fácilmente sin tener que alejarse de la discusión.  Las secciones de la estructura interior pueden cambiarse para usarse como una pizarra blanca o permitir que se claven notas de trabajo.

Los espacios Solo son ideales para el trabajo creativo individual o simplemente como lugar para acomodarse y resolver unas cuantas tareas rápidas. La forma circular ofrece privacidad visual (única, dentro de un plano abierto) y los materiales suaves y acústicos propician un lugar tranquilo de trabajo.

El impulso de este diseño "inclusivo" surgió de las observaciones de Richard Holbrook respecto de las estrategias en lugares de trabajo innovadores en todo el mundo. Quería diseñar algo que respaldara específicamente las mejores prácticas en cuanto a creatividad, de manera que las personas no tuvieran que desarrollar soluciones como tableros con núcleo de espuma en salas de conferencias tradicionales. No quería que las personas tuvieran que irse a casa para encontrar un lugar donde pudieran hacer el trabajo individual y concentrado que también requiere la colaboración.

"En la actualidad, con tantos desafíos por resolver, considero que todos podemos beneficiarnos a partir de una mayor creatividad, mayor conexión y mejor colaboración", afirma. Prospect brinda a las organizaciones una manera elegante de lograr eso.

"En la actualidad, con tantos desafíos por resolver, considero que todos podemos beneficiarnos a partir de una mayor creatividad, mayor conexión y mejor colaboración".

- Richard Holbrook, Diseñador

Product Designer Richard Holbrook

Prospect 02:07

Unlocking the Power of Human Connection

Explore how Prospect enhances co-creation with designer Richard Holbrook

1. PwC, 20th CEO Survey (Encuesta a los CEO del siglo XX), https://www.pwc.com/gx/en/ceo-survey/2017/pwc-ceo-20th-survey-report-2017.pdf, 2017, p. 12.

2. Dr. John Sullivan, "Innovation Is Now the #1 Business Driver" (La innovación es el impulsor comercial n.º 1) https://www.eremedia.com/ere/innovation-is-now-the-1-business-driver-so-ibm-abruptly-drops-remote-work/, 20 de marzo de 2017.

3. Hiroyasu Inoue y Yang-Yu Liu, "Revealing the Intricate Effect of Collaboration on Innovation" (Revelación del efecto intricando de colaboración según la innovación), https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4370822/, 23 de marzo de 2015.

4. IBM Global Services, "Using collaboration to enable the innovators in your organization" (Uso de la colaboración para permitir a los innovadores en su organización) http://www-935.ibm.com/services/in/cio/pdf/empow_wp_gts_usingcollaboration.pdf, noviembre de 2006.

5. Thomas Chamorro-Premuzic, "Why Group Brainstorming Is a Waste of Time" (Por qué la generación de ideas es una pérdida de tiempo) https://hbr.org/2015/03/why-group-brainstorming-is-a-waste-of-time, 25 de marzo de 2015.

6. Susan Cain, "The Rise of the New Groupthink" (El surgimiento del nuevo pensamiento grupal) http://www.nytimes.com/2012/01/15/opinion/sunday/the-rise-of-the-new-groupthink.html.

7. Herman Miller, "Fundamental Human Needs" (Necesidades humanas básicas), información confidencial de la empresa, marzo de 2015.

8. Jon Hindmarsh y Christian Heath, "Sharing the Tools of the Trade" (Cómo compartir las herramientas del comercio) Journal of Contemporary Ethnography, octubre de 2000, p. 529.

9. Chauncey Williams, User Experience Remastered (Experiencia renovada del usuario), Morgan Kaufmann, 2009, p. 114.

10. Leigh L. Thompson, Creative Conspiracy: "The New Rules of Breakthrough Collaboration" (Conspiración creativa: Las nuevas reglas de colaboración revolucionaria), Harvard Business Review, 2013.

11. Dylan Minor, Paul Brook, y Josh Bernoff, "Data from 3.5 Million Employees Shows How Innovation Really Works" (Datos de 3,5 millones de empleados muestran cómo la innovación funciona realmente) https://hbr.org/2017/10/data-from-3-5-million-employees-shows-how-innovation-really-works, 9 de octubre de 2017.

12. Shereen Lehman, "Standing meetings may improve group productivity" (Las reuniones de pie pueden mejorar la productividad grupal) https://www.reuters.com/article/us-psychology-group-meetings-productivit/standing-meetings-may-improve-group-productivity-idUSKBN0EV29V20140620, 20 de junio de 2014.