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Estar a la altura de las expectativas

¿Cómo crear un Living Office? Para contestar esta pregunta, WHY acompañó a una empresa durante el proceso que transformó sus oficinas centrales de un espacio que impedía el crecimiento a un lugar de trabajo donde sus empleados y su negocio prosperarían. Esta es la tercera parte de una serie.

Las personas son el recurso más importante de cualquier organización. Sin embargo, muchas oficinas de hoy no han sido diseñadas para adaptarse a sus necesidades y actividades. Con Living Office, Herman Miller ofrece un espacio de trabajo renovado, diseñado con base en la investigación que entiende a las personas, el trabajo que realizan y las herramientas que necesitan para lograr el éxito.

Cuando Jeff Raider, director general de Harry's decidió mudar a la empresa para sacarla de un loft ruidoso y atiborrado y trasladarla a una oficina de 26 000 pies cuadrados (2415 m²) en el distrito de SoHo de la ciudad de Nueva York, él y su equipo de diseño llamaron a Herman Miller para acondicionar el espacio. Raider y el director de Diseño Scott Newlin pensaron que la empresa de afeitado y aseo para hombres y Herman Miller compartían una estética de diseño similar, que enfatiza la belleza y la funcionalidad. Pero más allá del mobiliario, Raider y Newlin se sintieron atraídos por la estructura de Living Office de Herman Miller, que ofrece un conocimiento profundo de las personas y su trabajo, y un modelo flexible para crear espacios de trabajo donde las personas y la organización puedan prosperar. Harry's usó el Proceso de detección de Living Office para articular el objetivo y el carácter exclusivo de la empresa y para identificar los tipos de actividades que realizan los empleados a lo largo de la jornada. Estos conocimientos ayudaron a la firma de arquitectura Studio Tractor a planificar un lugar de trabajo que refleje la cultura altamente colaborativa de Harry's. El nuevo espacio ofrece una variedad de esquemas donde las personas pueden compartir ideas, entablar conversaciones rápidas y trabajar juntos para resolver problemas, así como espacios privados donde la gente puede aislarse de la energía y el ruido para concentrarse en su trabajo.

Seis meses después de haberse mudado a su nueva sede, el equipo de investigación de Herman Miller se presentó para ver si la nueva oficina permitía que las personas trabajaran con más eficacia, compartieran sus conocimientos más fácilmente y demostraran una expresión más sólida de la marca, es decir, si cumplía con todos los objetivos establecidos durante el proceso de detección. Para responder estas preguntas, Herman Miller realizó una investigación contundente en el sitio, utilizando diversos métodos que incluían observaciones en el sitio y encuestas, además de entrevistas exhaustivas entre los puestos de liderazgo y el personal. WHY acudió para hablar con Raider y Newlin sobre la labor permanente que desarrollan en pos de crear un entorno de trabajo que, tal como dice Newlin, "literalmente tiene vida". A continuación, podrán leer lo que nos contaron, con una descripción general de los resultados de la investigación de Herman Miller.

¿Cuándo decidieron mudarse a una oficina más grande?

Scott Newlin: Para nosotros, el momento clave del cambio fue cuando llegamos a ser 85 personas. Los metros cuadrados no eran suficientes, además de todo lo que necesitábamos almacenar y alojar en ese espacio.

Fue maravilloso porque caminábamos por la sala y sentíamos que algo importante iba a suceder. Pero fue de locos. Todo ese ruido y toda esa energía son maravillosos durante un momento, pero también resulta perjudicial en lo cotidiano, por ejemplo, para hablar por teléfono.

Jeff Raider: En nuestro espacio anterior estábamos muy limitados. Debíamos dedicar la mayor parte de la oficina a los espacios de trabajo individuales y los escritorios y no teníamos demasiado espacio para que la gente se reuniera, se agrupara rápidamente para discutir sobre algún tema.

El montacargas, que estaba en el corredor externo, se transformó en uno de los espacios de reunión. Nos reuníamos ahí en pleno invierno con nuestros abrigos gruesos y pequeñas mesas de cartón colocadas en el medio. Era evidente que necesitábamos más espacio compartido.

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¿Por qué Living Office fue una buena alternativa para Harry’s?

JR: Nos enteramos de la idea de Living Office y su posibilidad de personalizar un entorno de trabajo conforme a las necesidades de nuestro equipo. Realmente nos intrigaba la posibilidad de contar con un espacio que permitiera que las diversas personas trabajaran juntas, pero también que tuvieran un espacio despejado y hermoso y al que estuviéramos orgullosos de venir cada día y orgullosos de recibir la visita de muchas personas.

SN: Living Office nos pareció muy interesante porque hizo muchas cosas que estábamos tratando de lograr. Nos dio la posibilidad de ser flexibles de manera tal que pudiéramos crecer, cambiar, ver cómo funcionaban las cosas en una semana y si no funcionaban, al día siguiente poder adaptarlo.

¿Aprendieron algo sorprendente mientras trabajaban en el Proceso de detección de Living Office?

JR: Nos dimos cuenta de que en Harry's trabajan las personas más diversas, que se reúnen y colaboran para lograr sus objetivos. Usar el entorno de oficina típico no implica que nuestro equipo vaya a alcanzar la máxima eficacia o el máximo éxito.

Por ejemplo, vemos esas diferencias marcadas a través de los grupos individuales. El equipo de ingenieros de sistemas, por mencionar un caso, realmente necesita concentrarse profundamente en el código en el que están trabajando. Nuestros equipos de CX y marketing están hablando con personas todo el día. El entorno que les permite ser exitoso es participativo y más interactivo y colaborativo.

Antes del traslado, el 29 por ciento de los empleados de Harry's se sentían productivos. Después del traslado, el 70 por ciento se sienten productivos.

Por muchos motivos sentimos que tenemos una oficina llena de vida, una Living Office. Es una oficina en la que sentimos que podemos vivir, y eso acentúa una clase de acción le imprime movimiento y vibración de la manera en que interactuamos. Jeff Raider cofundador y codirector general de Harry's Grooming

¿De qué manera el equipo de diseño usa el conocimiento profundo del Proceso de detección para planificar el espacio nuevo?

SN: A través del Proceso de detección, logramos descomponer todo en números literales. Necesitamos este determinado número de salas de conferencias, este determinado número de salas de charlas individuales, este determinado número de áreas de descanso casual donde es posible colocarse el equipo portátil sobre la falda para trabajar, conectar los auriculares y trabajar cada uno en lo suyo.

Sabemos que nuestro equipo de marketing se sienta junto a nuestro equipo de adquisiciones, quienes diariamente entablan decenas de conversaciones. Creo que esto realmente permitió simplificar su forma de trabajar. También nos permitió tardar menos tiempo entre determinadas tareas. Es por eso que podemos ser eficaces de principio a fin y por último, damos menos vueltas.

JR: Lo que es realmente agradable acerca de nuestro espacio es que las personas pueden adaptar sus propios espacios de reunión a los tipos de interacciones que desean tener. Si desean tener una discusión informal, pueden sentarse en un sofá en una sala de conferencias. Si desean tener una reunión grupal seria, pueden llevar a las personas a una sala de conferencias más cerrada.

¿Qué ven las personas al caminar por las nuevas oficinas?

JR: Lo primero que ven es que es abierta. Y eso habla de la colaboración y el desinterés que tenemos como marca y como empresa. Esta es una empresa en la que las personas desean venir y trabajar con los demás y que se compromete mucho todos los días. El otro aspecto importante sobre la sinceridad es que transmite energía. Cuando todo nuestro equipo está aquí y nos movemos y trabajamos juntos, me siento energizado por el alboroto que se produce.

SN: El nuevo espacio fue pensado para encarnar y reflejar la cultura de Harry's y el modo en que trabajamos. Hemos prestado mucha atención a los detalles de los acabados, los colores, las elecciones de las telas, de manera que en cada momento y en cada situación en la cual el empleado pueda tocar, sentir, sentarse o interactuar con un mobiliario, sienta que está interactuando con nosotros. Trabajamos con el equipo de diseño para crear esta paleta cálida y atractiva, pero sin descuidar la funcionalidad de los muebles.

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¿Y qué pasa con los posibles empleados? ¿Están impresionados?

JR: Me encontraré con alguien que puede llegar a ser contratado por Harry's. Tomaremos un café y mi próximo paso es decirle algo simple: "Ven a nuestra oficina. Entra a dar un vistazo. Observa quiénes somos. Observa nuestro espacio". Creo que porque estamos muy orgullosos de nuestro espacio, habla por todos los que vendremos aquí. Les gusta y se quedan un poco sorprendidos. "Les parece muy relajado". La marca inmediatamente cobra vida.

Ha trabajado con Herman Miller para estudiar qué tan bien le está yendo a nuestra oficina. ¿A qué conclusión llegó?

SN: Hicimos los números y lo que nos revelaron fue que, en general, hemos logrado el impacto que deseábamos y cumplimos todos nuestros objetivos. Por ejemplo, las personas sienten que, en general, tienen una actitud más positiva y están felices de trabajar en este espacio. La mejora fue más que sorprendente en relación con el espacio de trabajo anterior.

¿Cree que hemos creado un lugar de trabajo donde podemos crecer con la empresa?

SN: El espacio nuevo va a estar en constante evolución. Hemos agregado más escritorios y hemos agregado más personas. Hemos trasladado algunas zonas de asientos a otro espacio y dispusimos los asientos con otra configuración, de manera que se adaptaran mejor a la forma de trabajar que tienen todos aquí. Para mí, la investigación está en curso y el proyecto también. Literalmente, tienen vida.

JR: Estamos avanzando rapidísimo. Por muchos motivos sentimos que tenemos una oficina llena de vida, una Living Office. Es una oficina en la que sentimos que podemos vivir, y eso acentúa una clase de acción le imprime movimiento y vibración de la manera en que interactuamos. El otro aspecto que realmente me gusta sobre Living Office es que podemos cambiar y evolucionar constantemente y que podemos aprender. Esto responde a nuestra forma de promover el crecimiento en toda nuestra empresa. 

En el Índice Leesman para Eficacia en los lugres de trabajo, la antigua oficina de Harry's obtuvo un 48,4 por ciento. El nuevo espacio obtuvo un 71,9 por ciento, y superó la marca global de 60,1. El Índice Leesman es un servicio internacional de evaluaciones comparativas que incluye datos sobre la eficacia en el lugar de trabajo de cientos de organizaciones en todo el mundo. Al usar la herramienta de encuestas Leesman, los empleados evalúan sus entornos de trabajo. Los resultados permiten que las organizaciones comprendan dónde necesitan invertir el tiempo, el dinero y el esfuerzo para mejoras futuras.

Las personas sienten que, en general, tienen una actitud más positiva y están felices de trabajar en este espacio. La mejora es realmente drástica. Scott Newlin, director de diseño de Harry’s Grooming

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