Herman Miller Apresenta Primeiro ‘Estudo de Caso’ Do Living Office, a Solução Holística Para os Novos Cenários do Ambiente de Trabalho

A empresa Oculus VR – recém comprada pelo Facebook - localizada em Irvine, na Califórnia (EUA), foi uma das pioneiras em utilizar em sua sede, ainda temporária, uma nova configuração de espaço de trabalho a partir da elaboração de um layout para o escritório com base no novo produto da multinacional de mobiliário corporativo Herman Miller, o Public Office Landscape. A configuração insere-se no conceito mundial desenvolvido pela Herman Miller para os espaços de trabalho do futuro, o Living Office™.

Estudos feitos pela Herman Miller em 04 continentes apontam que o monopólio de longa data do escritório no trabalho está claramente rompido. Ferramentas móveis poderosas e redes de informações e comunicações sem interrupção permitem o trabalho em qualquer local e a qualquer momento.

Em vista dessas realidades aceitas, a natureza fundamental do design do escritório está mudando. O que antes era secundário no trabalho — conexão, interação espontânea e expressão em grupo — tem se tornado cada vez mais essencial. Aproximar as pessoas, em colaboração próxima ou direta, e permitir que deem vazão ao máximo de criatividade e desempenho é o objetivo principal do ambiente de trabalho atual.

CONHEÇA O CASO OCULUS VR

Cultura Colaborativa
Como uma empresa de startup em crescimento, a Oculus VR reconheceu o risco de perder seus traços culturais ao assumir uma nova configuração de espaço de trabalho: a Oculus VR conta com uma equipe unida, onde vibração constante e proximidade ajudam as ideias a fluírem no tipo de negócio que executam. No entanto, o espaço existente não estava mais funcionando para a empresa. Com decoração rígida e linear, as conversas acabaram sendo reduzidas entre as pessoas, conduzidas de pé ou até mesmo sobre a mesa do colega de trabalho.

Para o Líder de Produtos da Oculus, Joe Chen, as colaborações ‘acidentais’ cessaram-se e uma frustração tomou conta de si. Isso porque, segundo ele, não havia pontos suficientes para conversas tranquilas de trabalho. Seu objetivo era otimizar e melhorar as discussões, sempre a partir da conectividade e improviso entre as pessoas, valores inerentes ao sucesso da empresa. Era necessário ainda mais espaço para acomodar o crescimento da Oculus.

‘Caos controlado’
De fato, a interação e colaboração são fundamentais em uma cultura de empresa que Chen descreve como ‘caos controlado’. Disse o executivo: Em nosso processo criativo há um monte de idas e vindas de comunicação, brainstorming, descobertas e experimentações. Mas esse caos controlado é o que finalmente nos leva a resultados e nos trouxe para onde estamos hoje”.

Living Office e Public Office Herman Miller
A empresa americana Oculus VR foi a escolhida pela Herman Miller para a realização deste estudo de caso ao utilizar o Public Office, desenhado por Yves Behar e fuseproject. Essa linha atende às necessidades culturais de empresas onde os ‘insights’ são fundamentais. Os pesquisadores Herman Miller descobriram que, o que era secundário, como trabalho em grupo, colaboração e interação, havia se tornado algo primordial para o sucesso de uma organização onde a inovação é o pilar de crescimento.

Ao diferenciar as sutilezas de como, quando, onde e por que as pessoas se conectam, a equipe Herman Miller explorou comportamentos de trabalho colaborativo dentro da Oculus VR e identificou 10 Modos de Trabalho possíveis de serem desenhados a partir do uso do Public Office. Como, por exemplo, os modos Converse, Chat, Huddle e o Co-Create. Foram definidos então espaços dentro desta proposta com o objetivo de apoiar o trabalho em valores como interação, formando na sede da Oculus VR espaços de trabalho chamados pela Herman Miller de Living Office.

O conhecimento é crítico
Chen ficou intrigado com o que os pesquisadores da Herman Miller descobriram sobre o mundo de trabalho em mudança. De fato, como Katie Lane, Diretor de Gestão de Produtos da Herman Miller lembra, "a relação entre Oculus VR e Herman Miller começou com o conhecimento gerado sobre como as pessoas trabalham. Eles queriam o máximo de informações antes de tomar algumas dessas decisões críticas de planejamento do espaço”, explica.

Segundo Deanne Beckwith, da área de Solução Integrada da Herman Miller, a empresa foi convidada para criar grupos e espaços sociais, não estações de trabalho individuais. O objetivo foi adicionar a este espaço e mobiliário um valor de desempenho superior, mais colaborativo, mais habitável, onde as pessoas pudessem ter uma conversa tranquila. Este espaço precisava ser flexível para acomodar novas pessoas que estavam chegando à empresa e também os trabalhadores globais que não estavam sempre lá.

Observando ‘Modos de Trabalho’
Um dos primeiros passos para atingir esse objetivo foi observar como as pessoas viviam em seus espaços de trabalho. O que se constatou foi a existência de uma grande interação entre as pessoas, muitas vezes ao dia, mais do que qualquer outra empresa já vista pela equipe Herman Miller. Esta pesquisa ajudou a identificar os modos de trabalho local. Trata-se de um conceito onde se fala mais sobre o layout do que sobre os móveis.

‘Public Office’ foi um ajuste natural
Com o crescimento da Oculus VR – o número de funcionários da empresa dobrou de tamanho em menos de seis meses – o plano foi instalar o Public Office no espaço original para atender às necessidades imediatas das pessoas. A empresa, então, mudou-se para um espaço intermediário. O uso do Public Office permitiu uma infinidade de configurações de trabalho que ajudaram as pessoas a trabalhar melhor em conjunto, a manter um estado de fluxo, permitindo que estas se envolvessem e movimentassem livremente entre conversas e reuniões.

Estudo de caso – ‘Fazendo Conexões’
Na época da pesquisa, a Oculus tinha duas equipes de trabalho: a de hardware e a de software. Havia centros de colaboração e as equipes interagiam com frequência. As interações poderiam ser tipificadas como eventos de compartilhamento de conhecimento rápidos, que muitas vezes eram realizados em pé. Com a introdução de um ambiente social, o formato dessas reuniões foi alterado, oferecendo então um lugar para as pessoas se sentarem. Com isso, as conversas passaram a durar mais tempo e outros pontos foram muitas vezes postos em discussão. Esta zona interativa mais ampla tem vantagens: quando as pessoas compartilham ideias com outras pessoas ocorre o se chama ‘conexão’. As pessoas têm uma melhor compreensão sobre o que está acontecendo ao redor delas e têm a oportunidade de oferecer sugestões ou novas ideias. Isso beneficia a organização em formas difíceis de se medir, mas que são importantes e conferem um impacto positivo à organização.

Apoiando a Colaboratividade
Parte da metodologia de pesquisa para o estudo Oculus foi analisar os padrões de colaboração em dois espaços, antes e após a instalação do Public Office. Um padrão muito diferente surgiu entre os dois grupos de trabalho, o de software e o de hardware. O grupo cuja colaboratividade foi mais intensa deu-se no time de Software, que estava usando o Public Office. Depois de mover o Public, a pesquisa observou que a equipe de Hardware tornou-se mais colaborativa. Este comportamento foi afetado por quem estava presente no processo.

Isso foi muito importante na hora de definir quem deveria estar perto de quem no dia a dia de trabalho. Uma das características que a equipe mais preza é a concepção de sua linha de visão, ou seja, o que vê quando olha para cima a partir de onde você está. Green explica: “De uma perspectiva de processo de trabalho, é possível olhar para cima e ver se Phil está em sua mesa, se está acessível. Ser capaz de ver pessoas em todo o espaço é um grande negócio”.  A equipe também gosta do fato de que tudo está em estreita proximidade com o outro, então pessoas e ideias podem fluir sem problemas entre os diversos espaços.

Cadeira Social: Shining Star
A cadeira Public Social foi também um grande sucesso. Ela apresenta um profundo nível de desempenho ergonômico dos lugares sentados, deixando as pessoas ligarem, relaxarem e se moverem facilmente entre as posturas. A cadeira foi projetada para ser convidativa, é o que diz o designer da Oculus, Matt Ford: "É como um sinal que diz ‘Venha e sente-se’, é um convite para se juntar a mim”.

Resultados imediatos
"A cadeira realmente mudou a dinâmica do escritório", concorda Chen. "Literalmente, em 10 minutos as pessoas estavam usando-a para conversar. No geral, as pessoas falam mais uma com a outra agora. É bom criar um pouco de aproximação, onde alguém está em uma mesa, outra está sentada na cadeira e outro está em pé, estando todos empenhados nessa interação de improviso", diz.

Como disse Chen a Green: “O conceito mudou meu comportamento. Antes, se eu precisasse de Matt para alguma coisa, eu iria até ele, diria o que precisava e ia embora. Porém, agora vou até ele e me sento, e assim podemos trabalhar de forma rápida com muito mais clareza”.

A experiência real de aprendizagem
Não havia muito tempo para descobrir o que seria melhor para cada grupo, entre Software e Hardware, logística e operação, diz Chen. “Eram formas muito diferentes de se trabalhar, então optamos por fazer ajustes à medida que avançamos”, explica.

Feliz pela experiência de aprendizagem, ele acrescenta: "Agora estamos tentando descobrir como criar um pouco mais de estrutura para pessoas que buscam isso e para pessoas que precisam espaços para concentração".

Chen admite que, às vezes, o processo é um pouco doloroso. "Aprendi desde cedo que muitas das minhas suposições estavam erradas. Pensei como um inovador em startup, e em como nossa equipe receberia essa mudança. Geralmente, as pessoas não gostam de mudanças. É algo natural do ser humano. Gerir esse componente tem sido um desafio, especialmente tendo em conta o fato de que temos um outro movimento chegando no início do próximo ano”, reflete.

"Eu também observei a variedade de ‘modos de trabalho’ e as preferências para acomodá-los junto ao nosso time, bem como as necessidades de equipamentos, e assim por diante. Então, se não podemos individualizar cada espaço, pelo menos podemos oferecer alguma latitude para fazer os ajustes necessários", diz, referindo-se à flexibilidade dos componentes do Public para mudar as coisas ao redor.

Olhando para o futuro, ele já está pensando nos desafios que o próximo passo trará e sobre como eles podem ser tratados. “Joe é um cara muito atencioso, e ele está realmente tentando usar o conhecimento e a experiência que ganhou para ser estratégico neste próximo passo", observa Green.

Planejando Novas Sedes
Em setembro de 2012, Chen e Oculus COO Laird Malamed, junto com Matt Ford e o Gerente de Escritórios, Heidi Westrum, viajaram para Chicago para trabalhar junto à equipe do Living Office da Herman Miller em um workshop para aprender mais sobre o conceito Living Office.

Para sua nova sede, estão considerando uma combinação única de configurações para atender às necessidades de indivíduos e grupos. Por exemplo, engenheiros de software e hardware poderão usar o modo de trabalho ‘Hives’, que dá a cada membro da equipe um lugar para começar seu trabalho individual feito em proximidade com outros. O ‘Clubhouses’ seria uma configuração para aqueles que precisam trabalhar de forma independente, mas que colaboram entre si com frequência. Já os ‘Escritórios executivos’ serão intercalados ao invés de serem isolados, fazendo com que o trajeto entre as equipes seja mais curto.

O novo espaço terá o dobro do tamanho do espaço temporário atual, e até que seja preenchido com novas contratações, Chen se preocupa com que ele isole as pessoas.

"As pessoas pensam, ‘legal, tenho mais espaço’, mas, depois percebem, ‘espere, eu nem sequer falo com as três pessoas, eu costumava trabalhar com mais’. Assim, com o luxo de mais espaço, não queremos perder a conectividade, que é tão fundamental para a nossa forma de operar", explica.

Como Chen e muitos outros estão aprendendo, o Living Office é uma contínua mudança do espaço de trabalho, que requer informação, planejamento, pensamento e estratégia. E há mais uma coisa, diz Chen, "Nós não só queremos ser mais funcionais à medida que crescemos, queremos manter essa energia que controla o caos”.

Malamed resumiu sua filosofia ao afirmar: "Nós não queremos fazer um ambiente clichê com elementos que não fazem sentido para nós, queremos criar um espaço que reflita a nossa cultura aberta e perspectivas transparente, lembrando-nos todos os dias de quem realmente somos".

Este caso de estudo, conduzido pela Herman Miller, foi finalizado em 2013.

Public Office Landscape™ projetado por Yves Behar / fuseproject
O Public Office Landscape é um sistema de componentes que oferece superfícies, estantes e cadeiras que permitem uma imensidão ambientações de trabalho — desde enclaves colaborativas de grupo, espaços de circulação a pontos de trabalho individual. Fricções no ambiente de trabalho, a partir da ausência de espaços disponíveis para reuniões a falhas técnicas incompatíveis, interrupção da produtividade. O Public foi projetado para manter um escritório no estado de "fluxo", onde as pessoas estejam envolvidas, focadas e capazes de se movimentar livremente entre as conversas e as tarefas. A Cadeira Social do Public é o bloco de construção do sistema, fornecendo escala e linguagem de design sobre o qual todos os outros módulos estão baseados. Ela também introduz um novo nível profundo de desempenho ergométrico para cadeiras casuais, que deixam a pessoa conectada, relaxada e permite o fluxo de ideias.

Living Office
É uma abordagem diferente na gestão de pessoas e seu trabalho, das ferramentas e produtos que permitem tal trabalho, e os lugares onde as pessoas se juntam para fazê-lo. Uma integração desses elementos mais centrada no ser humano cria uma experiência de trabalho total que é mais natural e desejável, e dentro dela a oportunidade para que as pessoas e as empresas alcancem uma nova dinâmica de prosperidade compartilhada.

Construído com base no que é fundamental a todos os seres humanos, o Living Office ajudará tanto as pessoas como suas empresas a atualizar seus ambientes, ferramentas e gestão do ambiente de trabalho, a fim de expressarem de maneira singular e compartilhar características e objetivos.

Por mais de dois anos, em seis continentes, com vários especialistas e empresas, e milhares de pontos de dados, a Herman Miller tem realizado pesquisas importantes na natureza evolutiva do trabalho e do ambiente de trabalho. No decorrer de sua pesquisa, a empresa também descobriu dados dramáticos a respeito do estado do uso e desempenho do espaço atual dos escritórios: normalmente os escritórios particulares estão com um espaço ocioso 77% do dia, enquanto as estações de trabalho estão desocupadas 60% do dia; salas de conferência raramente são usadas em sua capacidade total; e as pessoas escolhem espaços "sociais" em detrimento de áreas menos sociais.

Essas e outras concepções levaram a Herman Miller a projetar soluções baseadas em uma compreensão aprofundada das atividades diárias e dos novos padrões de necessidade em ferramentas e espaço de trabalho. Os níveis mais ricos de desempenho no ambiente de trabalho criarão maior satisfação tanto nas pessoas como nas empresas.

Sobre a Herman Miller, Inc.
A Herman Miller trabalha para oferecer um mundo melhor, com design inspirador, tecnologias inovadoras e serviços estratégicos que ajudam as pessoas e as empresas a realizarem grandes coisas e fazerem o seu melhor. Seus produtos e serviços premiados geraram uma receita de mais de $1,8 bilhão no ano fiscal de 2013. Ganhadora do prêmio "National Design Award" do Museu Cooper Hewith", o design da Herman Miller pode ser encontrado em coleções permanentes de museus de todo mundo. Práticas inovadores nos negócios e o comprometimento com a responsabilidade social ajudaram a Herman Miller a se estabelecer e ser reconhecida como uma líder global. Em 2012, foi novamente classificada pela Human Rights Campaign Foundation entre as melhores empresas  em seu Índice de Igualdade Corporativa anual e teve seu nome entre as 50 Melhores Fábricas dos EUA pela revista Industry Week.  A Herman Miller está incluída no Dow Jones Sustaintability World Index e tem ações na Bolsa de Valores NASDAQ Global Select Market com o código MLHR. www.hermanmiller.com

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