Harry's

De qué manera Living Office ha contribuido a iniciar una transición hacia una organización madura.


New York City, New York, US

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La antigua oficina de Harry’s era básicamente un taller cavernoso, un loft de 280 m² en el barrio de SoHo en Nueva York. El espacio funcionó bastante bien durante el comienzo de la empresa. La oficina abierta era propicia para la interacción y, dado que no había muchos empleados, había espacio suficiente para que las personas se alejen del bullicio. Pero la empresa creció y se convirtió en un equipo de 65 personas, y el lugar de trabajo perdió su encanto. Los analistas difícilmente podían leer las hojas de cálculo, rodeados de representantes de servicio al cliente que conversaban sin parar y de muestras de productos y materiales de embalaje desparramados por toda el área de recepción.

"Era de locos", recuerda Scott Newlin, Director de Diseño de la empresa de aseo para hombres. "Toda esa energía es increíble para motivarte, pero también resulta difícil en el día a día cuando estás tratando de entablar una conversación telefónica y resulta imposible".

Ineficacia: El costo de ingeniárselas

Incomodados por el murmullo penetrante de la conversación y la actividad, algunas personas buscaban refugio en el corredor externo y los huecos de las escaleras para entablar conversaciones privadas y llamadas telefónicas. Las reuniones eran otro inconveniente. Con solo dos salas de conferencias para compartir, las personas se veían forzadas a reunirse en el montacargas.

"Nos reuníamos ahí en pleno invierno con nuestros abrigos gruesos y pequeñas mesas de cartón colocadas en el medio", dice Jeff Raider, cofundador y co-Director General de Harry’s. "En ese momento supimos que necesitábamos más espacio compartido".

La gente se reúne alrededor de una mesa de conferencias en una habitación iluminada por el sol para conversar.

El diseño del nuevo espacio aprovecharía la energía de la antigua oficina, pero también permitiría que la gente haga su mejor trabajo.

Era mucho más que el inconveniente de reunirse en los ascensores que impulsó que la empresa buscara nuevas instalaciones. La oficina de Harry’s estaba inhibiendo la creatividad colaborativa que había ayudado en el crecimiento en los comienzos cuando dos hombres se unieron con la idea de mejorar la experiencia del afeitado hasta convertirse en un boom comercial.

"Muy pocas personas en nuestra empresa pueden ver un proyecto de principio a fin", dice Raider. "Casi siempre implica un esfuerzo conjunto. Pero en nuestro espacio anterior, estábamos limitados. Debíamos dedicar la mayor parte de la oficina a los espacios de trabajo individuales y escritorios, y eso no dejaba mucho espacio para reuniones".

La oficina estaba afectando la eficacia de los empleados. Perdíamos horas enteras enviando y respondiendo correos electrónicos para planificar reuniones en la única sala de conferencias. Y con el almacenamiento limitado, colocado alejado del espacio de trabajo, la gente daba vueltas en círculos para completar tareas simples.

Muchos empleados habían aprendido a hacer frente a la dificultad de una oficina que había quedado chica, pero para el nuevo personal y las posibles contrataciones, estas molestias pequeñas parecían abrumadoras.

"Algunas personas estaban interesadas en trabajar para la empresa", dice Newlin. "Creo que ese espacio antiguo y su alboroto, y su energía y caos, era algo sobre lo que debían hablar y pensar para determinar si era posible trabajar en un espacio como ese".

Nueva perspectiva a través del descubrimiento

Había llegado el momento de ocupar una nueva instalación, y de adoptar una nueva manera de pensar sobre el trabajo. Harry's trabajó con Studio Tractor y Herman Miller para diseñar el nuevo espacio de 2415 m². Y dado que Harry's quería evitar las dificultades que tenía en el espacio anterior, la empresa recurrió a Herman Miller y su estructura Living Office® para comprender mejor las maneras en que trabaja la gente, identificar los tipos de esquemas que podrían respaldar sus actividades, y crear un lugar de trabajo del que todos estuvieran orgullosos.

Para comenzar este viaje, Herman Miller guió a Harry's a través del Proceso de detección de Living Office, que ayuda a las empresas a identificar su objetivo, impulsores económicos, carácter y actividades. Esto permite que una organización y sus socios comerciales prioricen los esquemas que mejor respaldarán las necesidades de las personas y el negocio, y a crear un lugar de trabajo con la combinación adecuada de esos espacios.

Un gráfico de barras que compara cómo los empleados de Harry perciben su productividad antes y después de mudarse a un nuevo espacio Living Office.
Un gráfico que muestra la productividad de los empleados antes y después de una nueva configuración de oficina.

Los líderes de la empresa empezaron el proceso a través de la identificación de los principales objetivos a nivel organización que esperaban que les permitieran avanzar en el lugar de trabajo. Entre ellos se incluía la promoción del intercambio de conocimiento, mayor eficacia y atracción y retención de los principales talentos.

A continuación, los grupos de opinión de los empleados se reunieron para identificar los aspectos del carácter de la organización —si era más formal o informal, uniforme o diversa— e identificaron y priorizaron las actividades de trabajo diarias. Los grupos de opinión revelaron algunas sorpresas.

Los empleados de la oficina escuchan una presentación de un compañero de trabajo.

Los especialistas de Living Office guiaron a los grupos de opinión, incluidos los arquitectos de Studio Tractor, a través del Proceso de detección de Living Office, para ayudar al equipo de diseño a planificar una oficina que pudiera respaldar las actividades de las personas, de manera que la gente pudiera trabajar junta y de manera individual más eficazmente.

Desde el descubrimiento hasta la distribución

La primera revelación fue el deseo del personal con respecto a la organización y su oficina: deseaban que su carácter sea más formal. Luego de trabajar en una oficina abierta, caótica, que no respaldaba sus actividades, los empleados de Harry's anhelaban tener más estructura, organización y eficacia.

"Como un grupo que trabaja en un lugar pequeño que no tiene paredes reales o límites, o áreas para trabajos específicos —literalmente una oficina abierta— lo que termina sucediendo es que sientes que anhelas una estructura", dice Newlin. "Las oficinas privadas comienzan a sonar bien en ese punto".

Y un segundo descubrimiento, igual de importante, fue que el espacio no soportaba la amplia variedad de actividades que los empleados realizaban durante el día: crear productos nuevos, responder correos electrónicos y llamadas telefónicas, entablar conversaciones rápidas y más prolongadas, y resolver problemas juntos, para nombrar algunas.

"A través del proceso de detección, realmente desglosamos nuestras actividades y la distribución de planta en números", dice Newlin. "Necesitamos este determinado número de salas de conferencias, este determinado número de salas de charlas individuales, este determinado número de áreas de descanso casual donde sea posible colocarse el equipo portátil sobre la falda para trabajar".

Dos hombres sentados en el sillón conversan mientras que otro se sienta cerca.

Dado que el Proceso de detección de Living Office reveló que la innovación es una prioridad indispensable para Harry's, en su nueva oficina hay muchos lugares para que la gente se reúna de manera formal e informal.

Esquemas adecuados, dispuestos correctamente

Este tipo de conocimientos ayudó a Harry’s y al equipo de diseño de Studio Tractor a transformar la nueva oficina en un entorno diverso con esquemas que podrían respaldar una amplia variedad de actividades, nada sencillo en el espacio cavernoso de Harry’s. "En 2415 m², la clave es comprobar que el espacio no se parezca a un pueblo fantasma", dice Mark Kolodziejczak, arquitecto de Studio Tractor. "Living Office ofrece diferentes esquemas que respaldan diferentes actividades. Los esquemas están dispersos, pero permiten que las actividades se desarrollen con una proximidad significativa entre sí".

Los empleados ahora tienen Meeting Spaces (Espacios de reunión) formales donde pueden presentar a los posibles inversores, pequeñas Coves (Bahías) para conversaciones informales y Hives (Colmenas) bulliciosas donde los representantes de atención al cliente pueden procesar correos electrónicos o entablar conversaciones rápidas con colegas. En el esquema Clubhouse (Casa club), los diseñadores gráficos pueden crear juntos muy fácilmente. Y si la tarea requiere silencio, las personas pueden instalarse en Havens (Refugios), habitaciones cerradas que son perfectas para realizar llamadas telefónicas o pensar sobre problemas.

Con toda esta variedad y la libertad de trabajar en los esquemas que mejor se adapten a sus necesidades, los empleados de Harry's estaban muy entusiasmados por mudarse al nuevo espacio. Pero la verdadera prueba llegó seis meses más tarde, cuando Herman Miller cotejó los datos para determinar si esos esquemas realmente estaban ayudando al personal a conectarse más fácilmente y ser más eficaces. Por ese motivo, Herman Miller realizó una sólida investigación sólida en el sitio, utilizando diversos métodos como la observación en el sitio y vastas encuestas entre los líderes y el personal.

Un gráfico que muestra los sentimientos de los empleados sobre las reuniones improvisadas.

Un empleado escribió en una encuesta: "El diseño nuevo contempla la libre comunicación con colegas de todos los departamentos. Pero es lo suficientemente cómodo y tranquilo para mantenerse concentrado".

Más espacio para los aciertos

Los esquemas no son lo único que permite que las personas trabajen mejor juntas. Los pasillos y las áreas abiertas que cubren el 58 por ciento de la distribución también les permiten conectarse. Estas zonas conectivas brindan más oportunidades para moverse, encontrarse y compartir ideas, mucho más que en su ubicación anterior, donde solo el 37 por ciento de la distribución estaba dedicado a la circulación.

"En el último espacio, sentía que la gente no se movía porque no tenía opciones, o que se trasladaba por desesperación", dice Rachel Peck, Gerente de personal. "Aquí hay opciones y flexibilidad".

La cercanía fomenta la eficacia

Al comienzo del proyecto, el equipo de liderazgo de Harry's también había identificado "Mayor eficacia" como un impulsor comercial importante. Esta prioridad estaba estrechamente relacionada con el deseo del personal de un flujo de trabajo estructurado y uniforme, que se expresó durante el proceso de detección. La nueva distribución, organizada y eficaz, está convirtiendo este deseo en realidad.

"Sabemos que nuestro equipo de marketing se sienta junto a nuestro equipo de adquisiciones, quienes diariamente entablan docenas de conversaciones", dice Newlin. Creo que esto realmente permitió un enfoque más simplificado de la manera en que trabajamos. También nos permitió tardar menos tiempo entre determinadas tareas.

La encuesta de empleados revela que la gente percibe este nuevo nivel de eficacia. Solo el 29 por ciento de las personas dijeron que en la oficina anterior trabajaban productivamente, pero ahora el 70 por ciento considera que el nuevo espacio los ayuda a hacer su trabajo más rápido y mejor.

Un gráfico que muestra configuraciones de trabajo adicionales agregadas después de una renovación.

Dar vida a la marca

Cuando caminas por la nueva oficina de Harry’s —brillante, abierta, vibrante pero no caótica— es fácil creer que el nuevo espacio ayudará a la empresa a mover el indicador a su tercer impulsor comercial: atraer y retener a los principales talentos. Cualquier persona que visite el espacio comprenderá claramente el tipo de empresa para el que está trabajando. La marca y la cultura de Harry’s se evidencian en opciones de diseño de gran tamaño y también en detalles pequeños, desde un área de exhibición con afeitadoras de colores brillantes, frascos de crema, loción para afeitar, hasta un toque del azul del logo de en las patas de los escritorios.

Una sala de estar de la oficina se sienta cerca de varias estaciones de trabajo en el fondo.

Las expresiones de la marca Harry's, entre ellas los toques de azul, conectan los diversos esquemas en toda la oficina.

"Me encontraré con alguien que pienso que puede ser contratado por Harry's. Tomaremos un café y mi próximo paso es «Ven a nuestra oficina. Entra a dar un vistazo»", dice Raider. "Creo que porque estamos muy orgullosos de nuestro espacio, habla por todos los que estamos aquí. Les gusta. «¡Jo! Esto es bueno. Está bien diseñado, es abierto, es colaborativo». La marca inmediatamente cobra vida".

Peck asintió: "Cada vez que traigo un visitante o un huésped, queda impresionado con el espacio. Es realmente agradable estar en un espacio evolucionado donde se siente bien traer amigos, candidatos e inversores".

La encuesta de empleados también subrayó este sentimiento. Antes de la mudanza, solo el 47 por ciento de los empleados estaba orgulloso de traer visitantes a la oficina. En el nuevo espacio, el 98 por ciento dice que siente orgullo al traer a alguien de visita.

Dar a los personas lo que necesitan

Con su nuevo lugar de trabajo, Harry’s no solo satisface sus necesidades comerciales, también satisface las necesidades fundamentales de las personas, como la seguridad y la autonomía. Tomemos la seguridad a modo de ejemplo. Cuando una oficina permite que las personas hagan su trabajo de una manera cómoda e intuitiva, las personas pueden preocuparse menos y concentrarse más. Newlin ya puede ver que esto es lo que sucede en su nueva oficina. "Puedes caminar por este espacio y saber exactamente qué necesitas hacer durante el día, dónde se supone que debes trabajar y dónde puedes almacenar cosas", dice Newlin.

Dos mujeres se sientan y hablan dentro de un área de café de oficina llena de luz natural.

Separado del espacio de trabajo principal, el amplio café de Harry’s es un lugar donde los empleados pueden compartir comidas juntos y mantener reuniones de forma casual con colegas.

Los empleados de la oficina trabajan y hablan en una configuración de escritorio extendida.

En el esquema Jump Space (Estación temporal), todos, desde visitantes hasta empleados, pueden instalarse a trabajar durante algunas horas.

Las personas también sienten que su necesidad de autonomía está cubierta; aprecian tener distintos esquemas y la libertad de trabajar en aquellos que se adecuen mejor a sus necesidades. Los resultados de la encuesta confirman esto: El 83 por ciento de los empleados dijo que tenían las herramientas y los recursos necesarios para hacer su trabajo, y el 60 por ciento dijo que tenían la posibilidad de elegir dónde podían trabajar dentro de la oficina. Newlin ya está viendo un efecto positivo en la satisfacción de los empleados. "Contamos con más espacios donde las personas pueden trabajar sin ser interrumpidas por conversaciones privadas", dice Newlin. "Las personas se sienten más felices en los espacios en los que trabajan".

Esta mejora en la moral de los empleados está confirmada por los resultados de la encuesta Leesman de Harry’s, que mide la eficacia del lugar de trabajo y la satisfacción de los empleados con este. Si bien el alojamiento anterior de Harry’s recibió un mediocre 48,4 sobre 100, su nueva oficina recibió un 71,9: casi doce puntos más que el punto de referencia global de Leesman de 60,1.

Preparado para el crecimiento

No es que el nuevo lugar de trabajo sea perfecto. Harry’s ha tenido que solicitar mobiliario adicional para respaldar el crecimiento de su personal y realizar algunos ajustes en el diseño para que se adapte mejor al flujo de trabajo del personal, pero de eso se trata Living Office. Es un sistema para crear entornos con una variedad de esquemas determinados que pueden crecer y cambiar con la misma naturalidad que los usuarios que los ocupan.

"En gran medida, siento como si tuviésemos una Living Office, una oficina viviente", dice Raider. "Sé que la palabra «viviente» tiene muchos significados. Creo que uno es una oficina en la que sentimos que podemos vivir y que acentúa la acción y la vitalidad en el modo en que interactuamos. Otro de los aspectos es que podemos evolucionar constantemente y que podemos aprender. Y eso está muy alineado con el modo en que pensamos sobre el crecimiento de nuestro negocio. Realmente nos entusiasma hacer de esto una Living Office".