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¿Cómo crear un Living Office? Para contestar esta pregunta, WHY acompañó a una empresa durante el proceso que transformó sus oficinas centrales de un espacio que impedía el crecimiento a un lugar de trabajo donde sus empleados y su negocio prosperarían. Esta es la segunda parte de una serie.


Escrito por: Mindy Koschmann

Ilustración de: Geordie Wood

WHY Magazine - A Cut Above

Las personas son el recurso más importante de cualquier organización. Sin embargo, muchas oficinas de hoy no han sido diseñadas para adaptarse a sus necesidades y actividades. Con Living Office, Herman Miller ofrece un espacio de trabajo renovado, diseñado en base a la investigación que entiende a las personas, el trabajo que realizan y las herramientas que necesitan para lograr el éxito.

Son las 11 de la mañana de un jueves en las nuevas oficinas centrales de Harry's una start-up de productos para afeitar y al parecer, todos están trabajando duro. Un grupo de diseñadores de producto bosquejan ideas en una amplia sala cerrada para reuniones. Representantes de Servicio al Cliente sentados en una serie de bancas largas conversan usando sus auriculares. En una agrupación de estaciones de trabajo, dos diseñadores gráficos se han reunido alrededor de un escritorio y discuten un concepto para el sitio web. Cuando uno de ellos recibe una llamada telefónica, se traslada a un sofá que se encuentra en el área de descanso próxima.

A pesar de la amplitud de esta oficina de paredes de ladrillo, llena de luz, que ocupa 26 000 pies cuadrados (2415,5 m²), el sonido de las personas hablando, usando sus computadoras y moviéndose no distrae. El murmullo ambiental funciona como un fondo agradable y energético. Un contraste marcado comparado con la antigua oficina, un loft de 3 000 pies cuadrados (278,7 m²) tan ruidoso que los empleados tenían que escaparse a las escaleras para hacer llamadas telefónicas.

Por su trabajo con Herman Miller, Harry's contrató a Studio Tractor, una empresa de arquitectura con sede en Brooklyn, y a los distribuidores de mobiliario WB Wood, para crear un Living Office que redujera las distracciones en la oficina, entre otros objetivos críticos. Con un enfoque basado en la investigación para entender a las personas y su trabajo, Living Office se presentó como una solución obvia para Harry's. En la primera parte, seguimos a esta start-up a través del Living Office Discovery ProcessSM (proceso de descubrimiento) que ayuda a las empresas a identificar lo que ofrecen al mundo, quiénes son y qué hacen sus empleados, a fin de aplicar los datos obtenidos al diseño de su espacio de trabajo. En este ensayo fotográfico, revelamos el resultado: un Living Office de alto rendimiento, con una variedad de configuraciones compatibles con las diversas actividades del equipo de trabajo de Harry's, que puede ampliarse fácilmente a medida que aumenta el número de empleados. Un espacio donde las personas pueden trabajar naturalmente en conjunto y con facilidad para contribuir al éxito de la empresa.

Top: Executives meet with investors and other important guests in this formal Meeting Space. Left: At Harry's, you'll often find co-founder Jeff Radar in the office, chatting with colleagues. Right: Executives sit at a long bench near the entrance, so they are open and accessible to all.

UNA BIENVENIDA MÁS FORMAL
Siendo una start-up en crecimiento Harry's está constantemente recibiendo invitados: desde potenciales empleados, hasta periodistas o inversionistas. En la antigua oficina, repleta de empleados, no había lugar para recibir o para tener una conversación en privado con los invitados, un reflejo del enfoque informal que la organización tiene hacia el trabajo. Pero durante el proceso de descubrimiento, los empleados de Harry's expresaron con unanimidad su deseo de formalizar un poco más las cosas. No es que quisieran venir a trabajar de saco y corbata, pero sí deseaban un ambiente más organizado, refinado y listo para recibir invitados  inmediatamente.

Un espacio elegante para reuniones cerca del área de recepción de la oficina nueva los ayuda con eso. Equipado con sillas Eames Aluminum Group, un amplio monitor, una pizarra blanca y paredes de vidrio que, a diferencia de las paredes de su antigua sala de conferencias, se extienden hasta el techo, este es un espacio del cual los ejecutivos de Harry's pueden sentirse orgullosos de reunirse con inversionistas e invitados importantes. El equipo ejecutivo toma asiento alrededor de una mesa AGL cercana. Pidieron que los ubicaran cerca de la entrada de la oficina y en espacios abiertos, para alentar a que los empleados se acerquen a charlar brevemente de sus proyectos o de sus planes del fin de semana. De este modo, la nueva oficina se diseñó con el objetivo de preservar el estilo informal que ha caracterizado a la cultura de trabajo de Harry's desde un principio, y al mismo tiempo es compatible con actividades estructuradas, necesarias para sostener su rápido crecimiento.

Top: When colleagues need to have longer discussions that might distract others, they move to a casual seating area away from the main workspace. Left: Products grace the walls of the main corridor, making a bold visual impression on passersby. Right: When phone calls or projects require privacy and focus, people relocate to meeting rooms, which are designated for quiet activities.

COLABORACIÓN SIN DISTRACCIÓN
La fácil colaboración entre empleados siempre ha tenido un rol fundamental en el rápido crecimiento de Harry's. En su antigua oficina, las conversaciones tenían un costo: la distracción de los demás. Actualmente, cuando las conversaciones breves en el espacio de trabajo principal se convierten en debates más prolongados, se pueden reubicar en un sector con sillas y mesas de Public Office Landscape, especialmente diseñadas por fuseproject para fomentar un trabajo en equipo más casual. Una pantalla separa este espacio del resto de la oficina, a fin de que los grupos puedan trabajar en conjunto sin molestar a los demás. Y cuando las actividades individuales, como llamadas telefónicas privadas o complicados problemas de diseño requieren un grado de contemplación más alto, los empleados pueden trabajar en alguna de las muchas salas de reunión cerradas y pequeñas.

El “tejido común” que conecta estas diversas configuraciones está conformado por expresiones de la marca Harry's: entre ellas un área de exhibición con afeitadoras de colores brillantes, frascos de crema, loción para afeitar, y fotografías. También le recuerdan a todos el propósito de la empresa: ofrecer una afeitada increíble a un precio justo.

Harry's café is a casual setting where people connect and share ideas over lunch.

DISEÑADO PARA SOCIALIZAR
Alejado del espacio principal de trabajo, el amplio café de Harry's ofrece un mejor espacio en comparación con el antiguo espacio de descanso donde unas pocas mesas estaban amontonadas en una esquina donde los empleados comían, completaban pedidos, se reunían y trabajaban hombro con hombro en sus laptops. En el nuevo espacio, los empleados disfrutan y comparten sus comidas (o bocadillos del refrigerador bien surtido) y hacen reuniones espontáneas con colegas. Esta configuración informal le ofrece a las personas más oportunidades para conectarse, compartir ideas, y hablar acerca de la vida y del trabajo, promoviendo, en última instancia, una fuerte sensación de pertenencia entre los empleados de Harry's.

Top: In this Hive, people can easily transition between individual work and quick chats with colleagues. Left:The moment visitors enter Harry’s reception area, they are greeted with expressions of Harry’s brand. Right: Expressions of the brand are woven throughout the space, including furnishings finished in the blue of Harry’s logo.

CLUB CULTURAL
Desde el principio, la cultura única de Harry’s ha ayudado a atraer y retener a los trabajadores más talentosos. Así que, además de proporcionar más espacios donde reunirse y trabajar, la nueva oficina les recuerda a los invitados y a los empleados los valores y los objetivos que los han reunido allí. Una agrupación de bancas largas Layout Studio con sillas Sayl en configuración Hive permite que los equipos de Desarrollo Digital y de Productos que trabajan allí pasen fácilmente del trabajo individual a conversaciones rápidas con colegas, a fin de no perder de vista el panorama completo. En el espacio de trabajo del equipo de Desarrollo Digital, un gran monitor proyecta datos en vivo del sitio web de Harry's, y mantiene actualizado al equipo en cuanto a qué funciona y qué no para que puedan realizar ajustes en tiempo real. Estas grandes elecciones de diseño, junto con los detalles más pequeños, como un toque del azul del logo de Harry's en las patas de los escritorios, o en la tela de un sofá y en la decoración de las paredes, le dan vida a la marca en el espacio.

This Meeting Space is outfitted with everything people need to share ideas with colleagues both present and remote.

MOTIVO DE REUNIÓN
Cuando el personal de Harry's pensó en Meeting Spaces para la nueva oficina, se preguntaron, entre otras cosas: “¿Por qué nos reunimos?” “¿Qué hacemos cuando nos reunimos?” “¿Qué herramientas necesitamos para compartir nuestras ideas?” Las respuestas a estas preguntas fueron tan variadas, que el equipo de diseño pensó en diversas configuraciones para el trabajo en grupo, desde Meeting Spaces tradicionales en los cuales se pueden realizar actualizaciones semanales a los equipos de trabajo, hasta salas de proyectos donde pequeños grupos pueden desparramar cosas, desordenar todo y desarrollar ideas. 

Top: In this Clubhouse, people can easily gather around a workstation to discuss a project. Left: When conversations at the desk become longer discussions, people move to a Cove so they can meet without distracting others. Right: Height-adjustable work surfaces encourage healthy transitions between sitting and standing throughout the day.

REUNIÓN EN TORNO A UN ESPACIO CURVO
Cuando es sencillo que los empleados conversen, es más fácil estar conectado, compartir ideas y resolver problemas. Y como el proceso de descubrimiento demostró que la innovación es una prioridad para Harry's, la nueva oficina cuenta con varios espacios para que la gente se reúna (y no solo salas que se tengan que reservar). En este espacio de trabajo que llamamos Clubhouse, los miembros del equipo de Diseño Gráfico se pueden reunir cómodamente alrededor de las superficies curvas de trabajo Locale para compartir pantallas y debatir las nuevas campañas. Todas las superficies de trabajo tienen altura ajustable, para alentar a los empleados a variar la postura a lo largo del día. Si algunos miembros del equipo quieren alejarse del espacio de trabajo para mantener una conversación informal sin la distracción de la tecnología, se pueden trasladar a un Cove cercano, equipado con sillas Eames Shell y un cómodo sofá.

DESARROLLO DE RECURSOS
Desde impresionar a potenciales empleados e inversionistas, hasta fomentar encuentros productivos entre empleados para la promoción de la marca, el nuevo espacio de trabajo de Harry's es un recurso valioso que ayuda a la empresa a crecer en formas difíciles de medir, pero aparentemente no imposibles. Vuelva pronto y entérese cómo trabaja el equipo de investigación de Herman Miller con Harry's para corroborar el impacto de Living Office en sus empleados y en sus negocios.