Una sensación bien equilibrada

Olvídese de las palabras de moda y las tendencias. La clave para diseñar un lugar de trabajo eficaz se basa en un concepto tan antiguo como la vida misma: el equilibrio.


Escrito por: Drew Himmelstein

Ilustración de: Daniel Carlsten

WHY Magazine - A Well-Balanced Feel

Con toda la tecnología móvil y digital disponible, el montaje de una oficina debería ser una tarea sencilla. El espacio de trabajo actual ya no depende del acceso a una computadora central o a un sistema de archivo difícil de manejar. La mayoría de las tareas que deben realizar los trabajadores en sus puestos pueden solucionarse desde laptops y smartphones. Por lo tanto, lo único necesario es un espacio para sentarse, ya sea de manera individual o en grupos.

Pero resulta que lo que debería ser una tarea simple, no lo es. Los trabajadores buscan algo más que un escritorio: quieren pasar sus días en un espacio inspirador que contribuya a alcanzar su objetivo, que facilite su bienestar cognitivo y físico, y les permita concentrarse e interactuar productivamente con sus colegas. Sin embargo, las compañías que contemplan cómo diseñar un espacio de oficina actualizado y eficaz para sus empleados se enfrentan a un rango de opciones cambiante y contradictorio.

De hecho, un breve recorrido por la literatura del diseño de oficinas revela una visión fortuita de los trabajadores y sus necesidades. Precisamente, mientras una publicación enaltece las virtudes de pasar a un entorno laboral libre que priorice la movilidad,1 otra sugiere la estabilidad de asignar los trabajadores a cubículos.2 En cuanto comience a asentir a medida que lee sobre "el surgimiento de las oficinas abiertas",3 se encontrará bombardeado por las advertencias de una" crisis de privacidad" venidera.4 Leerá acerca de cómo las organizaciones están realizando un salto intrépido de las computadoras de escritorio seguras a las laptops portátiles. Posteriormente, se encontrará con otro informe que sugiere que "la mayor proporción de profesionales de la Generación X  y la Generación Y consideran que en el 2020 el dispositivo de conexión más importante de un trabajador será su smartphone [o un dispositivo portátil]". 5 En una búsqueda por demostrar lo que pareciera ser lo último acerca de las personas, la tecnología y los lugares de trabajo, resulta claro que las opiniones de expertos en la materia son verdaderamente polarizantes.

Si reflexionamos sobre la conversación, no parece ser posible que los trabajadores y sus necesidades cambien tanto de año a año. La persona que fue un trabajador que impulsaba la colaboración y la planificación abierta hace un año, ¿se convirtió en una persona introvertida que necesita un cubículo silencioso y dedicado?

Scott Doorley, director creativo del Instituto de Diseño Stanford d. school y coautor con Scott Witthoft de Make Space, una guía de diseño para fomentar la creatividad, dice que no.

"Las necesidades de los trabajadores se mantienen constantes", dice Doorley. A su vez, destaca una serie de requisitos del espacio de trabajo que se mantienen más o menos estables con el paso del tiempo: "Las personas necesitan un sentido de pertenencia, un área privada, un área donde recibir a los demás, un lugar para guardar sus pertenencias".

Views of the flexible spaces within the Hasso Plattner Institute of Design at Stanford, or

Imágenes de los espacios flexibles dentro del Instituto de Diseño Hasso Plattner en Stanford o “d.school” como más se lo conoce.
(Fotos de Noah Webb).

Greg Parsons, director creativo de Herman Miller está de acuerdo. "Nos dimos cuenta de que es en vano tratar de predecir cuál será la próxima tendencia; por lo tanto, decidimos tener en cuenta algo que no cambia: la experiencia humana". Parsons agrega, "estamos diseñando para el sistema operativo humano".

Resulta ser que el "sistema operativo humano" tiene algunos requisitos bastante específicos cuando se trata de su entorno de trabajo. "Nadie argumentaría que los humanos necesitan agua u oxígeno", dice Edward L. Deci, profesor de psicología en la Universidad de Rochester que estudió la motivación humana en el lugar de trabajo. "No solo el cuerpo tiene necesidades. La mente también tiene necesidades".

Como parte del desarrollo de Living Office, el nuevo enfoque de Herman Miller sobre los lugares de trabajo centrados en las personas, Parsons y su equipo asimilaron diversas visiones sobre el tema de lo que motiva a las personas en el trabajo. Descubrieron que los trabajadores necesitan una sensación de seguridad, pertenencia, autonomía, logro, estatus y objetivos.

De acuerdo con Deci, esto está íntimamente relacionado con la esencia de las personas. A fin de desplazarse por el mundo de una manera saludable y productiva, dice que los trabajadores deben tener una sensación de competencia en su trabajo, de relación con otras personas, y de autonomía. "La investigación muestra que cuando las personas experimentan una sensación de autonomía en el lugar de trabajo, trabajan mejor", confirma Deci. "Las personas que se desempeñan de manera autónoma son psicológicamente más saludables".

Pero, la salud psicológica, ¿puede lograrse en un entorno de oficina donde existen diferentes tipos de trabajo que deben ser realizados por trabajadores con diferentes personalidades? Parece aún más difícil cuando los mismos trabajadores tienen distintas necesidades en diferentes momentos: en ciertas ocasiones necesitan silencio y concentración, en otras actividad, y a veces colaboración focalizada. ¿Es posible encontrar afinidades entre estas opiniones aparentemente contradictorias?

Según Parsons, la respuesta es el equilibrio.

Los espacios de oficina más eficaces respaldan una variedad equilibrada de entornos laborales que también equilibran las necesidades psicológicas de las personas con las demandas del trabajo realizado. "Una oficina totalmente abierta no resulta eficaz", dice Parsons. "Solíamos usar oficinas cerradas, y también fueron ineficaces. Lo que necesitamos es la combinación correcta; no es solo una cuestión de abierto versus cerrado. Necesitamos equilibrar formalidad e informalidad, coherencia y adaptabilidad, uniformidad y diversidad".

Dado que las personas trabajan en muchos tipos de proyectos diferentes en un solo espacio de oficina, lograr y mantener el equilibrio perfecto puede ser un desafío. Un equipo de ventas de alto rendimiento que dispara llamadas de ventas para satisfacer el objetivo de ganancias mensuales necesitará un espacio de trabajo diferente al de los programadores que intentarán resolver un problema de codificación complejo, o al de asesores que buscan soluciones para sus clientes a través de lluvias de ideas en una videoconferencia.

Pero, de acuerdo con la teoría de Parsons, si se combina esta mezcla de espacios de trabajo diversos en una sola oficina, es posible que una compañía cree un equilibrio para todos sus trabajadores. "Si puede comprender cómo equilibrar a las personas con su trabajo (como saber cuándo se necesita coherencia en lugar de adaptabilidad, o cuándo se requiere un espacio abierto o cerrado), podrá comenzar a crear un equilibrio de espacios para las personas que realizan ese trabajo".

A diferencia del viejo mar de cubículos o del diseño reaccionario de las oficinas abiertas, Parsons y el equipo de Living Office vislumbran una oficina equilibrada con una combinación de diferentes entornos de trabajo donde los trabajadores y los equipos pueden desplazarse a medida que se adaptan a su día laboral. Esta oficina ofrece opciones a los trabajadores en función de la tarea que deben desempeñar o del resultado de trabajo deseado.

El equipo de Herman Miller diseñó diez entornos de trabajo diferentes, cada uno puede ser optimizado en función de su objetivo, carácter y actividad, y pueden implementarse para crear un entorno de oficina holístico. Por ejemplo, un entorno Haven (Refugio) es un espacio privado que facilita el trabajo centrado o que simplemente brinda espacio para relajarse. Un entorno Hive (Colmena) es un espacio de trabajo conjunto que fomenta el trabajo individual además de los comentarios y la colaboración casual. El entorno Clubhouse (Casa Club) ofrece diferentes tipos de áreas de trabajo dentro de una proximidad para proporcionar una base a los equipos que trabajan de manera conjunta.

"Algunas veces es necesario descansar, otras socializar; en ocasiones se necesita un poco de aprendizaje, o poner los pies en alto en un sillón y estar solo", dice Primo Orpilla, director de la firma de arquitectura O+A. Esta firma ha diseñado oficinas para muchas empresas de tecnología líderes, entre las que se incluyen Facebook, Yelp y AOL.

O+A usa el término "topología" para describir entornos diferentes diseñados intencionalmente dentro de un lugar de trabajo.

"Las personas son muy ritualistas y diferentes según las tareas que desempeñan cada día", dice Orpilla. En un día determinado, una persona puede comenzar su día de trabajo yendo a buscar un café, o conversando con sus colegas, o instalándose inmediatamente para centrarse en un proyecto de gran envergadura. "Queremos cerciorarnos de ofrecerle un espacio ideal para todos esos rituales, que concuerde con su estado de ánimo a lo largo del día", agrega.

“Una oficina totalmente abierta no resulta eficaz. Solíamos usar oficinas cerradas, y también fueron ineficaces. Lo que necesitamos es la combinación correcta”

- Greg Parsons

The O+A-designed offices of Cisco, Yelp, and Open Table (clockwise, from top). (Photos by Jasper Sanidad)

Las oficinas diseñadas por O+A para Cisco, Yelp y Open Table (en el sentido de las agujas del reloj, desde arriba).
(Fotos de Jasper Sanidad).

Las oficinas de O+A tienen grandes áreas de planificación abierta, pero también cuentan con varias salas de reuniones pequeñas, flexibles, tumbonas, cabinas de teléfono, áreas sociales y mesas de pie para reuniones espontáneas en el corredor. La antigua regla general indicaba la necesidad de una sala de conferencias por cada 20 trabajadores, pero las oficinas de O+A cuentan con una sala de conferencias por cada cinco a siete trabajadores, dice Orpilla. En lugar de tener que reservar centralmente una sala de conferencias que siempre está ocupada, los trabajadores pueden organizar una reunión para colaborar sobre la marcha.

Este tipo de espacio de oficina dinámica es cada vez más popular, especialmente en Sillicon Valley, conocida por sus instalaciones de oficina con canchas de voleibol playero y salas de masajes. Pero incluso en un entorno aparentemente vanguardista, mantener el equilibrio sigue siendo importante. Puede diseñar un espacio para fomentar la interacción, pero no funcionará si las personas empiezan a trabajar desde sus casas para obtener un tiempo de inactividad. Una oficina puede tener todas las mesas de ping-pong del mundo, pero si los empleados deben acudir a un Starbucks para realizar pequeñas reuniones grupales, la oficina no les está funcionando.

Por último, los trabajadores deben apoyar el diseño de la oficina y deben tener la posibilidad de elegir cómo la usarán.

"Hipotéticamente, una persona puede trabajar en cualquier lugar", agrega Scott Witthoft, coautor de Make Space. "Uno de los aspectos que hemos visto en los espacios que diseñamos es el beneficio real en la creación de momentos casuales donde las personas se encuentran con los demás y básicamente conversan e intercambian ideas del mismo modo que lo harían si estuvieran caminando por la calle".

Este es el tipo de interacción espontánea que Parsons considera que es inestimable en la oficina actual.

"En las décadas de los 50s y los 60s, básicamente alineábamos personas y les asignábamos una tarea. Eran una línea de ensamble para la información. El trabajo era repetitivo e impulsado por el proceso, y la fábrica era el modelo a seguir", dice Parsons. "Hoy, la innovación es importante, las nuevas ideas y la creatividad. El modo en que se dirige a las personas es muy diferente. Se fomenta la libertad, el cambio y la variedad".

Desde el punto de vista de las instalaciones y el mantenimiento, puede ser atractivo para las compañías instalar simplemente el mismo grupo de escritorios o cubículos en todo el piso, que pueden comprarse todos juntos y son fáciles de mantener. Pero Parsons argumenta que, de hecho, resulta más eficiente instalar diferentes tipos de entornos de trabajo en un solo espacio.

"Solíamos tener esos cubos individuales para cada trabajador en el lugar de trabajo y el 70 % estaban vacíos. Descubrimos que las personas preferían moverse en lugar de contar con un espacio específico al que estaban amarrados", dice Parsons. Los espacios que están bien utilizados son más económicos, argumenta. "Puede gastar menos al ofrecer lo que las personas realmente quieren y valoran", agrega.

Designed by O+A, Cisco's San Francisco offices offer a varied

Diseñadas por O+A, las oficinas de Cisco en San Francisco ofrecen a los trabajadores una “topografía” variada.
(Fotos de Jasper Sanidad)

De acuerdo con Orpilla, en los campos competitivos, los espacios de trabajo atractivos y flexibles refuerzan el balance final de otra manera; atraen las contrataciones y aumentan la retención.

"A las personas les gusta frecuentar estos entornos", dice Orpilla.

Por último, un lugar de trabajo equilibrado satisface más necesidades que un piso de cubículos uniformes o mesas abiertas. Parsons dicen que el antiguo modelo monolítico es "eficiente en promedio, pero deficiente en los detalles".

Ese es el error que cometen muchas oficinas: tratan de buscar una solución de diseño única para todos sus empleados y para todos sus equipos. Pero el equilibrio no se logra al agregar una serie de requisitos y encontrar el mejor promedio; sino que se logra al crear variedad.

"He visto mejores resultados en entornos en los que coexisten varios extremos que en entornos donde se pretende alcanzar un punto intermedio adecuado", dice Doorley.

De algún modo, es un lujo de la era digital que las empresas puedan comenzar su diseño pensando primero en las personas, en lugar de hacerlo en función de los equipos o el hardware. Y si hemos aprendido algo en las clases de biología, es que todos los seres vivos necesitan equilibrio. 

  1. Meghan Edwards, “What Is Authentic Design in the Mobile Workplace?” (¿Qué es un diseño auténtico en el lugar de trabajo móvil?)
    Interior Design, 11 de noviembre de 2014.
  2. Jonathan Mahler, “Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing” (Incremento de cubículos en el mundo desafiante de la publicidad)
    The New York Times, 9 de noviembre de 2014.
  3. Marti Trewe, “Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not”, (¿El concepto de una oficina abierta es realmente superior? Quizás. Quizás no.)
    The American Genius, 5 de noviembre de 2014.
  4. Steelcase, “The Privacy Crisis” (La crisis de la privacidad) 360 Magazine, número 68.
  5. Cisco, “Connected World Technology 2014 Report” (Informe 2014 sobre tecnología conectada con el mundo), Cisco Systems, Inc., noviembre de 2014.