Donnez un sens à votre espace

Vous pensez que l'argent est le meilleur moyen de motiver les employés ? Eh bien, réfléchissez-y à deux fois ! Investir dans un espace permettant aux employés de nourrir le sentiment d'avoir un but s'avère beaucoup plus avantageux pour eux ainsi que pour les résultats de l'entreprise.


Rédigé par : Christine MacLean

Illustration de : Daniel Carlsten

WHY Magazine - Making Room for Meaning

Si vous deviez décrire l'activité de Mars Drinks, une entreprise basée à West Chester, dans l'État de Pennsylvanie, vous diriez probablement qu'elle fournit des distributeurs de café, de thé et de chocolat chaud en dosettes à d'autres sociétés. Mais pour le personnel de Mars Drinks, l'objectif de l'entreprise va bien au-delà.

« Notre objectif consiste à faire la part belle aux saveurs sur le lieu de travail » déclare Tracey Wood, Vice-présidente Monde, Ressources humaines et Organisation de Mars Drinks. « Si vous et moi devions nous rencontrer pour discuter autour d'un café, le fait de boire un café n'est pas l'élément le plus important. Cela sous-entend d'abord et avant tout que nous aurons une conversation. Que nous communiquerons. »

Outre le sentiment agréable que cela procure, le fait d'avoir un but a une réelle incidence sur les résultats. Lorsque les employés trouvent un sens à leur travail, ils sont davantage satisfaits, productifs, impliqués et en phase avec le client et donc beaucoup moins susceptibles de quitter l'entreprise.1 Les recherches financées par la Réserve fédérale des États-Unis et dirigées par divers économistes ont permis de montrer que dans les travaux intellectuels, les facteurs intrinsèques de motivation, comme par exemple avoir un but précis ou trouver une signification à ce que l’on fait, permettent en réalité d’atteindre de meilleurs résultats que les incitations au rendement telles que les primes à la performance.

C'est pourquoi Mars Drinks met tout en œuvre pour que chaque employé épouse l'objectif de l'entreprise. « Nos collaborateurs savent qu’au final leurs efforts auront un impact sur l’expérience d'autres employés sur leur lieu de travail. C'est ce qui motive notre présence ici » explique Tracey Wood.

Il est facile d'adhérer à un objectif... c'est très courant dans le monde des entreprises. Mais lorsque l'on se contente uniquement de communiquer l'objectif de l’entreprise sans aucune autre forme d'implication, les clients et les employés auront vite fait de s'en détourner.

Low visual barriers provide the opportunity to connect and work easily with other team members as well as leadership, leading to a stronger sense of alignment with the company’s mission.

Le nombre réduit de barrières visuelles permet de communiquer et de travailler facilement avec d'autres membres de l'équipe ainsi qu'avec la direction. Chacun peut ainsi être véritablement en phase avec la mission de l'entreprise. (Photos de Halkin | Mason Photography)

Les entreprises peuvent aider le personnel à s'impliquer dans l'accomplissement d'un but de différentes façons, notamment par le biais du bénévolat et de la formation. En 2015, des propriétaires de la franchise Ben & Jerry’s ont, par exemple, travaillé bénévolement pour la New Orleans Area Habitat for Humanity dans le cadre de leur réunion de planification. Cela leur aura permis d'atteindre leur objectif consistant à « se servir de l’entreprise de façon novatrice pour contribuer à un monde meilleur ». Patagonia, qui tente de répondre au défi de la crise environnementale, à quant à elle, organisé une traversée des États-Unis dans le cadre de son Worn Wear Mobile Tour. Les participants en ont profité pour rafistoler des fermetures éclair cassées, recoudre des habits déchirés et expliquer comment réparer soi-même ses vêtements et accessoires. L'objectif consistait à encourager les clients à réduire leur consommation en redonnant une seconde vie à leurs habits.

Les entreprises peuvent également communiquer l'objectif en interne, notamment en exposant leur énoncé de mission sur un mur, en disposant un peu partout des éléments liant directement les employés aux clients ou en affichant clairement les activités en cours de sorte que chacun puisse savoir comment son travail peut contribuer au résultat final.

Lorsqu’il s’agit de communiquer un objectif, la conception et l'aménagement de bureaux passent généralement au second plan. « L’espace est pourtant un moyen efficace de nourrir ce sentiment d'avoir un but » affirme Tracy Brower, directrice du département Human Dynamics + Work de Herman Miller. « Lorsqu'un espace permet de communiquer et de travailler plus facilement avec les autres membres de l’équipe, il est alors plus facile de s'aligner sur l'objectif de l'entreprise et de ressentir la notion de but » car cela donne aux employés des occasions supplémentaires de comprendre en quoi leur travail contribue à l'accomplissement de la mission.

Lorsque l’espace ne vient pas conforter la raison d'être de l'entreprise, les résultats peuvent en pâtir. « Si les barrières visuelles sont trop nombreuses ou s'il n'y a pas assez d'espace pour communiquer de façon formelle et informelle, les employés peuvent alors ne plus être alignés sur l'objectif de l'entreprise et perdre la notion de but à atteindre. Les résultats en termes de performance, de productivité, de valeur pour les actionnaires et de satisfaction client ne seront donc pas les mêmes » prévient Tracy Brower.

L’approche du Living Office de Herman Miller en termes d'aménagement de bureaux consiste d'abord à répondre aux besoins humains fondamentaux (raison d'être, appartenance, réalisation, autonomie, statut et sécurité) et à comprendre le but de chaque espace. Living Office tient donc d'abord compte des individus et du but recherché et est conçu exclusivement pour que les employés ne perdent jamais de vue les choses importantes du quotidien.

Tables made of wood from the same region as the farms Mars Drinks sources its teas from to remind associates that farmers are an important part of the company’s purpose.

Les tables sont fabriquées dans le même bois que celui de la région où Mars Drinks s'approvisionne en thé, rappelant ainsi aux collaborateurs que les cueilleurs de thé participent eux aussi à l'accomplissement de l'objectif de l'entreprise. (Photos de Halkin | Mason Photography)

LA PROMESSE DE MOMENTS SAVOUREUX À CHAQUE RECOIN
Malgré les meilleures intentions, les projets d'aménagement de bureaux se heurtent encore trop souvent aux mêmes problématiques, à savoir le nombre de mètres carrés par personne, les contraintes budgétaires et les considérations liées au statut. S'inspirer avant tout des besoins humains fondamentaux ouvre de nouvelles perspectives et engendre de nouvelles manières de servir cet objectif. Au final, l'aspect du Living Office dépend de l'objectif et de la culture de l'entreprise.

Pour le Living Office de Mars Drinks, nous nous sommes dit dès le départ qu'il fallait que les employés puissent jouir de la même expérience que celle que l'entreprise propose aux clients. Des distributeurs de boissons ont donc été disposés à des endroits stratégiques un peu partout sur le lieu de travail (et non pas uniquement dans un coin café dédié), de sorte que les collaborateurs ne perdent jamais de vue le but qu'ils se sont fixé (à savoir, « faire la part belle aux saveurs sur le lieu de travail »), tout en assistant à sa concrétisation. Cela leur permet de comprendre à quel point les liens qui se créent autour d'une tasse de café sont importants pour une entreprise (cette observation est confortée par une étude du Massachusetts Institute of Technology relayée par Fast Company 2 montrant que « les équipes passant leurs pauses-café ensemble sont plus productives et tissent des liens sociaux plus solides »). Ils peuvent ainsi constater que lorsqu'une entreprise propose des commodités comme des distributeurs de boissons, les employés se sentent davantage valorisés.

Ayant pu profiter directement de l'expérience, les employés souhaiteront que d'autres puissent la vivre. C'est ainsi qu'ils deviendront de véritables inconditionnels et leur objectif personnel finira par rejoindre celui de l'entreprise. « Nous souhaitons que nos collaborateurs soient enthousiastes à l'idée d'aller travailler en sachant qu'au final leurs efforts auront un impact sur l’expérience au travail d’autres employés » déclare Tracey Wood.

De plus, des photos de plantations (Mars Drinks s’approvisionne uniquement auprès de plantations durables) et des tables fabriquées avec le bois de la région où l'entreprise s'approvisionne en thé ont été disposées partout dans les locaux du siège pour rappeler aux employés que les cueilleurs sont eux aussi essentiels à l'accomplissement de leur mission. La salle de formation unique donnant sur un espace où les produits sont fabriqués en temps réel permet de véhiculer l’idée que l'accomplissement d'un objectif nécessite d'apprendre toujours plus des clients, des fournisseurs et des personnes qui nous entourent.

«Lorsqu'un espace permet de communiquer et de travailler plus facilement avec les autres membres de l’équipe, il est alors plus facile de s'aligner sur l'objectif de l'entreprise et de ressentir la notion de but.»

—Tracy Brower, directrice Human Dynamics + Work au sein de Herman Miller

Mars Drinks' new Living Office in West Chester, PA, supports the company's purpose and makes work more naturally human, in part by providing access to daylight in public spaces.

Le nouveau Living Office de Mars Drinks à West Chester, dans l'État de Pennsylvanie, vient conforter la raison d'être de l'entreprise et offre un cadre plus naturel et humain, notamment en laissant la lumière du jour pénétrer dans les espaces communs. (Photos de Halkin | Mason Photography)

UNE CULTURE QUI SE VIT PLUS QU'ELLE NE S'INCULQUE
Il est aujourd'hui difficile de trouver des facteurs de différenciation, et la culture en fait partie. Les concurrents pourront toujours copier des produits ou débaucher des employés, mais pour ce qui est de reproduire une culture d’entreprise, cela ne sera jamais une mince affaire, ce qui en fait donc un avantage concurrentiel.3 « Pour être efficace, une culture doit... façonner la manière dont les employés pensent et agissent ; ne dépendre d'aucun responsable ; accroître la productivité et la performance » 4 déclare David Ulrich, partenaire chez RBL Group et professeur à la Ross School of Business de l’Université du Michigan. En confortant toujours la notion de raison d'être, Living Office est à même de refléter la culture d’une entreprise pour mieux la renforcer.

Living Office exprime en trois dimensions la culture de Mars Drinks et ses cinq principes fondateurs (qualité, responsabilité, réciprocité, efficacité et liberté). Les cloisons, transparentes pour la plupart, sont utilisées avec modération : les employés bénéficient ainsi d'une vue dégagée sur leurs collaborateurs et sur l’extérieur. Les fauteuils lounge incitent à communiquer et à collaborer ; lorsque des employés souhaitent se concentrer, ils peuvent se rendre dans des espaces privés plus intimes.

Cet agencement transparent, ouvert sur les autres et sur l'extérieur, offre de multiples possibilités, facilite la collaboration et le partage des meilleures pratiques et se fait le relais de toutes les histoires retraçant une grande partie de la culture de l'entreprise. L’environnement stimule la collaboration, la participation, le partage des connaissances et la productivité de sorte à valoriser une culture « qui se vit plus qu'elle ne s'inculque ».

« Nous souhaitons que nos collaborateurs puissent voir, observer et parler » déclare Xavier Unkovic, le président de Mars Drinks—il s'agit par exemple d'aller voir directement un collègue pour lui parler au lieu de lui envoyer un e-mail. C'est bon pour l'esprit de camaraderie et cela renforce le sentiment que l'on est tous sur le même bateau. En sciences sociales, on appelle cela « l'effet de simple exposition ». Globalement, plus on se croise, plus on est susceptible de s'apprécier, sans pour autant qu'il y ait eu une interaction particulière.

Être exposé à autrui offre d'autres avantages que le simple fait de s'apprécier les uns les autres. D'après une étude dirigée par Herman Miller, les personnes travaillant dans des espaces permettant à chacun de croiser régulièrement son responsable sont plus en phase avec la mission de l'entreprise. 5 Dans ce type d’environnement, les responsables sont en mesure d'aider les employés à faire le rapprochement entre leurs objectifs quotidiens et ceux de l'entreprise.

« Les employés ont davantage le sentiment d’avoir un but précis à accomplir lorsque leurs responsables sont plus visibles et accessibles et que ces derniers parviennent à souligner l'importance du travail de chacun en le rapportant à celui de l'équipe et de l'entreprise » précise Tracy Brower, qui a dirigé l’étude.

Living Office offers workers a variety of settings, allowing them to choose the one that works best for them.

Living Office offre à chaque employé la possibilité de choisir,parmi différentes configurations, le cadre idéal pour travailler. (Photos de Halkin | Mason Photography)

«Nos collaborateurs savent qu’au final leurs efforts auront un impact sur l’expérience d'autres employés sur leur lieu de travail. C'est ce qui motive notre présence ici.»

—Tracey Wood, Vice-présidente Monde, Ressources humaines et Organisation de Mars Drinks

À CHAQUE ESPACE, UN OBJECTIF CLAIR 

Que l’entreprise ait su ou non clairement énoncer sa raison d'être ou que les employés y souscrivent fortement ou pas, ce sont parfois les petites choses qui font perdre la notion de but à atteindre, comme par exemple manquer d’espace horizontal pour étaler son matériel, s'efforcer de collaborer avec d'autres membres de l’équipe alors que l'on est assis à côté d'une personne qui parle fort, ou tout simplement éprouver le besoin de tout changer au beau milieu de l’après-midi.

Étant donné que les besoins varient en fonction des préférences individuelles et collectives, de la tâche à accomplir, voire même du moment de la journée, Living Office offre divers agencements permettant aux collaborateurs de choisir leur espace en fonction de la tâche à accomplir, de sorte à pouvoir travailler où ils veulent et comme ils veulent pour être plus efficaces.

Dans un Living Office, chaque espace a un but précis et a été optimisé à cet effet, permettant ainsi aux employés de contribuer à l’accomplissement de l’objectif de l’entreprise. Pour les collaborateurs devant travailler seuls et à plusieurs à intervalles rapprochés, comme c’est généralement le cas dans une équipe de projet, Mars Drinks propose un agencement Hive. Lorsque le moment est venu de rédiger un plan annuel, un collaborateur peut alors travailler sans être dérangé dans un espace plus intime appelé Haven. Avec sa position centrale, sa circulation dense et ses sièges incitant aux rencontres informelles, la Plaza de Mars Drinks constitue le cœur même du Living Office : c’est là où il faut être pour prendre le pouls de l'entreprise ou avoir une chance de croiser un collègue.

Mars Drinks souhaitait non seulement que chaque agencement réponde à un but précis mais également que les déplacements d'un agencement à l’autre soient réfléchis. Au lieu de placer les employés censés travailler régulièrement ensemble les uns à côté des autres, l’entreprise a décidé de les séparer afin de les inciter à rencontrer et à parler avec des personnes avec lesquelles ils n’ont pas l’habitude d’interagir.

AVOIR UN OBJECTIF, ÇA PAYE
Les collaborateurs déclarent apprécier le fait que le nouvel espace leur offre plus d’occasions de communiquer. Ils déclarent également apprécier l'atmosphère positive qui en émane. Tout cela vient renforcer leur motivation et leur implication.

Mars Drinks souhaitait précisément renforcer l'implication de ses collaborateurs avec son Living Office. « Pour pouvoir accomplir nos objectifs commerciaux, il nous faut des employés talentueux et compétents cherchant toujours à agir concrètement sur le lieu de travail » déclare Tracey Wood. Chez Mars Drinks, un employé reste en moyenne 10 ans—ce n’est pas si mal si l’on tient compte du fait que dans 53 pour cent des entreprises, les employés restent moins de 8 ans.6

« Avoir un objectif clair offre un avantage absolu, à savoir une culture et un lieu de travail capables d'attirer les employés tout en les incitant à être davantage impliqués, à rester concentrés et à participer à la raison d'être de l'entreprise en réalisant un travail qui leur est essentiel » déclare Tracy Brower. 

  1. David Ulrich et Wendy Ulrich. The Why of Work: How Great Leaders Build Abundant Organizations. New York: McGraw-Hill Education, 2010. 
  2. Drake Baer, « Jerry Seinfeld on the Perfection of the Coffee Meeting, » FastCompany.com, le 30 avril, 2013, http://www.fastcompany.com/3008976/leadership-now/jerry-seinfeld-on-the-perfection-of-the-coffee-meeting.
  3. Tracy Brower, Bring Work to Life by Bringing Life to Work: A Guide for Leaders and Organizations, Bibliomotion, 2014, p. 169.
  4. David Ulrich, e-mail personnel datant du 21 janvier 2015.
  5. Herman Miller, « Living Office Culture, » mai 2014, informations confidentielles.
  6. Jay Bilski, How Long Do Employees Stay at One Company? » CFO Daily News, 26 janvier 2011, http://www.cfodailynews.com/how-long-do-employees-stay-at-one-company/.