As centrais de atendimento encontram a sua voz

Soluções para a melhoria da satisfação e da produtividade dos colaboradores

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Os funcionários sentam em seus respectivos cubículos enquanto trabalham em um call center.

Qualquer organização que queira estabelecer sua marca está ciente da imagem que apresenta ao público. Talvez, no entanto, devesse estar ainda mais ciente de outro atributo: a sua voz — especificamente, a voz das pessoas que compõem a sua central de atendimento.

A central de atendimento (ou a central de chamadas ou atendimento ao cliente — como você preferir) já foi um trabalho de baixa remuneração e de baixa qualificação, mas evoluiu para um ativo chave no relacionamento com o cliente. Afinal, em uma época de negócios globais, as centrais de atendimento normalmente são a única oportunidade que as organizações têm para construir um relacionamento com clientes que nunca verão.

"As centrais de atendimento estão na linha de frente", diz Charles Warren, diretor da idea/span, uma empresa de Atlanta que projetou mais de duzentos e oitenta mil metros quadrados de espaço para centrais de atendimento. "É assim que os clientes formam sua primeira impressão de uma empresa, pela atitude da pessoa que atende o telefone."1

Como as centrais de atendimento aprenderam, no entanto, é improvável que a primeira impressão seja favorável se os agentes estiverem trabalhando em um ambiente despreparado que prejudica o profissionalismo que se espera deles. Ao contrário, o projeto e o mobiliário do local de trabalho devem empolgar os agentes e ajudá-los a fazer o melhor trabalho possível.

O que nós sabemos

O novo status das centrais de atendimento tem influência sobre como os gerentes abordam várias preocupações antigas e tendências emergentes. Embora a lista abaixo seja parcial, ela cobre problemas comuns enfrentados pelas centrais de atendimento, incluindo

  • A importância do controle de custos
  • O impacto de melhorar a retenção
  • A necessidade de proporcionar conforto
  • A flexibilidade para fazer mudanças
  • O apoio para uma comunicação melhor
  • A capacidade de lidar com a tecnologia

Na Herman Miller, examinamos essas questões com o objetivo de determinar o papel que o projeto do local de trabalho pode desempenhar ao lidar com elas.

A importância do controle de custos

As centrais de chamadas podem ser chave para a satisfação do cliente, mas isso dificilmente as protege dos esforços de redução de custos. Ao contrário, controlar custos ao manter um controle rigoroso sobre a metragem quadrada por empregado tem sido um dos principais objetivos da indústria.

"Um problema de design óbvio, próprio das centrais de atendimento, é a densidade, que geralmente é mais do que o dobro do espaço de escritório convencional", diz Roger Kingsland, sócio-gerente da Kingsland Scott Bauer Associates, uma empresa de arquitetura de Pittsburgh especializada em centrais de atendimento.2

 Mas eis o problema: qualquer planta que busque apenas juntar o maior número possível de pessoas no menor espaço possível está destinada ao fracasso. O motivo é que os bons agentes, o tipo que as centrais de atendimento querem manter, não gostam de ser tratados como sardinhas.

 

Um diagrama que mostra um exemplo comum de um layout linear de escritório.

Um layout linear pode aumentar a densidade, mas muitas vezes à custa do conforto e produtividade do agente. 

O segredo é usar o espaço de forma eficiente, mas de uma forma que não comprometa o conforto ou a produtividade dos agentes. Para muitas centrais de atendimento, a maneira mais fácil de lograr isso é optando pelo trabalho em múltiplos turnos e dobrando ou triplicando o serviço de cada estação de trabalho. Muitas vezes, é claro, as centrais de atendimento adotam essas medidas de qualquer jeito porque precisam estar abertas 24 horas. Assim, maximizar a eficiência do espaço torna-se um benefício auxiliar.

Mesmo assim, cada central de atendimento, seja com múltiplos turnos ou não, fica de olhos bem abertos com relação a seus custos imobiliários. "As principais despesas com instalações nas quais as centrais de atendimento focam são o custo por metro quadrado ao longo do tempo de aluguel ou de propriedade", diz Andy Hollis, diretor do The Hollis Group, uma consultoria de instalações de centrais de atendimento de Seattle, nos EUA. "Se você consegue colocar mil e duzentas pessoas em um espaço originalmente destinado para mil, vai economizar muito dinheiro, porque você está dividindo os seus custos imobiliários por mais agentes em vez de investir em espaço adicional para acomodá-los."3

A eficiência geralmente assume outra forma nas centrais de atendimento — o uso consciente de energia. Os custos de iluminação e aquecimento, ventilação e ar condicionado (AVAC) são significativos. Quando as operações dos horários com menos movimento exigem apenas uma pequena parte da equipe dos horários de pico, existe a possibilidade de controlar esses custos.

Definir áreas com sensores que controlam a iluminação e o sistema AVAC pode ser uma estratégia. No entanto, com práticas como permitir que os funcionários escolham em qual equipe ficar — e posteriormente movê-los — o zoneamento talvez não ofereça a flexibilidade necessária.

Permitir que todos os subsistemas de um edifício se comuniquem entre si e sejam gerenciados a partir de uma interface única, intuitiva e fácil de usar é outra opção. Isso cria uma plataforma de edifício inteligente. Do ponto de vista da gestão, a plataforma favorece o controle de energia, o espaço físico e a tecnologia para que uma central de atendimento possa tirar o máximo proveito dos recursos de um edifício ao longo do tempo.

O impacto de melhorar a retenção

Embora os centros de atendimento estejam cada vez mais respeitados, eles continuam sendo lugares difíceis de trabalhar e ainda mais difíceis para seus funcionários — a maioria tende a vivenciar uma alta rotatividade. Na tentativa de deter a saída de funcionários, muitas centrais de atendimento estão analisando minuciosamente seu ambiente de trabalho para ter certeza de que não está dando aos funcionários mais motivos para pedir a conta.

"A rotatividade é um fator que realmente prejudica os resultados, porque as centrais de atendimento acabam gastando muito dinheiro para treinar as pessoas", diz Richard Merlini, diretor da área que atende centrais de atendimento na idea/span. "Algumas centrais de atendimento parecem ter se conformado com a rotatividade, mas a maioria está tentando reduzi-la."4

Um local de trabalho bem projetado pode diminuir os problemas de pessoal, atraindo agentes e mantendo-os satisfeitos e produtivos. Além disso, um local assim envia uma mensagem clara do quanto o seu trabalho é valorizado. O mesmo vale para amenidades, que podem incluir cafeterias, copas, máquinas de venda automática, geladeiras. Quanto mais longe a central de atendimento ficar dos restaurantes locais, maior deve ser o leque de opções dessas amenidades.

Outros benefícios podem se voltar para a comodidade: creches no local de trabalho, tinturarias, academias, caixas automáticos. Alguns levam o conceito de sala de descanso para novos patamares com salas de jogos, salas silenciosas para relaxamento, salas de lactação para mães que amamentam, salas de estudo para aqueles que buscam um diploma.

Essas comodidades também podem trazer benefícios em termos de serviço ao cliente: Em um ambiente agradável, a probabilidade dos agentes manterem uma atitude paciente e amigável é maior do que em um local de trabalho apertado e deprimente.

Um funcionário do call center opta por trabalhar em uma mesa de pé, em vez de ficar sentado.
Uma mulher realiza seu trabalho em um call center enquanto está sentado em uma cadeira Aeron.

As superfícies e as cadeiras de trabalho ajustáveis permitem que os agentes ajustem esses elementos de acordo com suas preferências pessoais.

A necessidade de proporcionar conforto

Para aqueles que realmente desejam reduzir a rotatividade, estações de trabalho confortáveis são imprescindíveis. Afinal, os agentes das centrais de atendimento permanecem sentados horas a fio, muitas vezes em um ambiente de alta pressão, tornando-os fortes candidatos a dores nas costas, pescoço e pulsos. Essas dores, por sua vez, podem levar ao absenteísmo e a lesões onerosas.

"Se você está sob constante estresse, com pessoas gritando com você ao telefone, seus músculos tensionam e acabam agravando os riscos de desenvolver um transtorno musculoesquelético", afirma o Dr. Alan Hedge, professor de ergonomia na Universidade de Cornell. "Isso não ocorre na mesma proporção que em outros trabalhos de escritório".5

Um mobiliário ergonômico que possa ser ajustado com facilidade para dar suporte a posturas confortáveis é fundamental, assim como as orientações para fazer os ajustes adequados. Isso é especialmente válido para os assentos: quanto mais você se senta, melhor deve ser a sua cadeira, o que implica que a existência de cadeiras de alto desempenho nas centrais de atendimento tem mais fundamento do que em qualquer outro lugar.

Superfícies de trabalho ajustáveis, bandejas para teclado e braços para monitor também são importantes porque permitem que os agentes personalizem seus espaços de trabalho de acordo com o seu tamanho e preferências. Essa flexibilidade torna-se ainda mais essencial nas operações com múltiplos turnos, onde os agentes compartilham as estações de trabalho.

Além do aspecto físico, o conforto também tem uma dimensão psicológica. Colaboradores em todos os tipos de escritórios e funções de trabalho dizem que são mais felizes e produtivos quando possuem algum controle sobre seu espaço de trabalho. Consideremos o controle de temperatura, por exemplo, classificado repetidamente pelos colaboradores entre os dez melhores atributos no local de trabalho com o maior impacto sobre o seu desempenho.

"Há muitas outras coisas que afetam a satisfação, como o perfil do trabalho e a cultura da empresa", diz Craig DiLouie, da Associação de Controle de Iluminação. "Mas quando os funcionários podem adaptar o escritório aos seus estilos individuais e às exigências profissionais, eles tendem a ficar mais satisfeitos e a apresentar uma maior produtividade."6

A Administração de Serviços Gerais do governo dos EUA (GSA), que gerencia instalações governamentais em todo o mundo, confirma a importância do conforto psicológico. O autor de um relatório recente da GSA diz: "É óbvio que as pessoas que estão constantemente desconfortáveis, ou que continuamente precisam interromper seu trabalho para se sentirem confortáveis, serão menos produtivas do que aquelas que não precisam lidar com tais distrações".7

A flexibilidade para fazer mudanças

As mudanças no espaço de trabalho das centrais de atendimento ocorrem por diversas razões: para ajustar o número de pessoal, atualizar a tecnologia, atender novos protocolos de equipe e melhorar a proporção entre supervisores e agentes.

Consequentemente, a flexibilidade do espaço de trabalho é um grande problema. Todas as centrais de atendimento valorizam a capacidade de acelerar as mudanças para que possam expandir, reduzir ou fazer ajustes com poucos gastos e baixo tempo de inatividade. Isso significa que as estações de trabalho devem ser simples de reconfigurar — quanto menos peças, melhor — e o cabeamento de voz/dados deve ser de fácil acesso.

Com métricas de desempenho de agente fáceis de monitorar, as centrais de atendimento estão constantemente buscando informações sobre como elas podem realizar suas funções da maneira mais rápida, mais barata e melhor. Reconfigurar o espaço de trabalho muitas vezes faz parte da solução, mas apenas se puder ser realizado de forma eficiente.

O apoio para uma comunicação melhor

Muitas centrais de atendimento estão adotando "clusters" (agrupamentos) porque eles são ideais para modelos de trabalho baseados em equipe. A ideia é dar suporte à comunicação entre e durante as ligações com um layout que facilite o compartilhamento de informações e recursos entre agentes e supervisores.

O movimento de agrupamento coincide com uma das tendências mais difundidas no design de centrais de atendimento — a tendência de substituir as fileiras de cubículos por layouts orgânicos não lineares que agrupam os agentes. A principal virtude dessa abordagem é o seu apelo para os agentes, especialmente os jovens, que tendem a preferir um ambiente de trabalho mais aberto e colaborativo.

Seja para incentivar a colaboração ou para atender à preferência dos agentes, a nova aparência das centrais de atendimento tende a ser fluida, em vez de ser estruturada com rigidez. As baias altas de escritório estão dando lugar a ambientes abertos com partições mais baixas, que facilitam a visão do espaço ao redor e auxiliam a conexão entre os agentes.

A maior facilidade de conexão entre os colegas também permite o aprendizado por observação. Esse tipo de colaboração permite que as pessoas vejam como os outros interagem com colegas de trabalho, reagem em uma crise ou usam a documentação e a tecnologia compartilhadas. Pode ser uma ferramenta poderosa para compreender tudo, desde os assuntos mais práticos até a internalização da cultura e valores corporativos.

Ambientes abertos com baixas partições também facilitam o acesso dos agentes à luz natural e às vistas externas, que têm um impacto positivo na produtividade. Em um estudo sobre a central de atendimento de uma empresa de serviços públicos em Sacramento, nos EUA, os agentes que tinham a melhor vista para o exterior processavam ligações até 12% mais rápido do que aqueles sem uma vista.8

No entanto, um espaço aberto pode trazer desafios com a acústica. O ambiente acústico, ou a paisagem sonora, de um escritório é uma mistura de muitos sons — vozes de pessoas, do sistema AVAC, do barulho do trânsito vindo do exterior e dos equipamentos de escritório. Como os especialistas em acústica demonstraram, lidar com a paisagem sonora exige uma abordagem holística. Mobiliário, tapete, forros de teto, silenciadores de AVAC, abafadores de ruídos eletrônicos e sistemas de privacidade de voz, todos devem trabalhar em conjunto para que o espaço seja um lugar agradável para trabalhar.

A capacidade de lidar com a tecnologia

Poucas coisas mudam tão rapidamente quanto a tecnologia. A mudança dos monitores para as telas planas e a transição das CPUs para os servidores com tecnologia blade avançam em um bom ritmo. Os telefones estão desaparecendo à medida que mais centrais de atendimento fazem a transição para o sistema VoIP, um protocolo de telecomunicações que transmite a voz pela Internet.

Esta simplificação do hardware não só libera espaço na superfície de trabalho, mas também a torna menos necessária. "Na maioria das centrais de atendimento o espaço necessário para realizar o trabalho tem diminuído muito porque o volume da tecnologia praticamente desapareceu das superfícies de trabalho," diz Hollis.9

Em outros aspectos, porém, as demandas por tecnologia nas centrais não mostram sinais de redução. A maioria das centrais são rápidas para investir em qualquer nova tecnologia que prometa melhorar a produtividade dos atendentes. É por isso que é crítico planejar centrais de atendimento de forma a permitir que a tecnologia seja adicionada ou alterada com pouca despesa ou tempo de inatividade.

A questão do projeto

Como as centrais de atendimento podem aproveitar ao máximo a metragem quadrada cara enquanto tornam os espaços de trabalho individuais atraentes para os atendentes? Esse é o desafio central. A maximização da eficiência espacial geralmente ocorre às custas da minimização do conforto e da estética. Mas essa é uma compensação inaceitável em um local de trabalho que precisa atrair agentes e encorajá-los a atingir metas operacionais.

A flexibilidade também é crucial. A necessidade de seguir as mudanças da tecnologia e dos processos de trabalho requer que as centrais de atendimento sejam ágeis o suficiente para adaptarem-se rapidamente ao que quer que venha a seguir.

A solução do projeto

A Herman Miller baseia-se no seu conhecimento das tendências e melhores práticas no local de trabalho e de um espectro completo de produtos para equipar centrais de atendimento de todos os tipos no mundo todo. A nossa experiência abrange as centrais de atendimento em quase todos os segmentos, incluindo serviços financeiros, telecomunicações, manufatura e transporte.

A gama de soluções que a Herman Miller oferece é ampla. Além de móveis e assentos para escritórios de atendentes, existem produtos para equipar áreas auxiliares, como salas de reunião, salas de treinamento, escritórios privados, copas e salas de descanso.

É crucial para as soluções que a Herman Miller fornece o equilíbrio entre as necessidades práticas da central de atendimento e a cultura da própria organização — e a cultura do país onde fica a central de atendimento. Esse equilíbrio produz soluções que abordam as prioridades de uma determinada organização.

Quando uma prioridade máxima é atacar a rotatividade, por exemplo, a solução pode ser semelhante à opção escolhida pela Navy Federal Credit Union. Ebb Ebbesen, vice-presidente sênior de edificações da Navy Federal, logo decidiu que a nova unidade em Pensacola, Flórida, precisava ser um lugar "onde os funcionários ficassem felizes ao ir trabalhar pela manhã e ainda estivessem sorrindo ao sair à noite".10

Historicamente, a taxa de rotatividade da Navy Federal era de 60 por cento entre seus atendentes de chamadas. Embora tal taxa não fosse exagerada para os padrões do setor, seu peso era significativo. A Navy Federal é a maior cooperativa de crédito associado do mundo, com mais de US$ 30 bilhões em ativos. Recebe, em média, o valor de US$ 63 milhões em pedidos de empréstimo todos os dias; 45 por cento das solicitações passam pela central de atendimento.

A nova unidade em Pensacola abriga quase 300 atendentes. Quase todos eles trabalham em estações de trabalho dispostas de forma orgânica. As estações de trabalho preenchem uma única sala principal de 122 metros de comprimento, que está voltada para um arranjo de carvalhos vivos. Os atendentes ocupam cadeiras confortáveis e envolventes. Como diz Jim O'Connor, ex-atendente que agora é líder de equipe: "Quando o ar está mais limpo, quando está mais claro, quando você pode se levantar e olhar pela janela ou olhar a dimensão da central de atendimento — para exercitar pelo menos os olhos! — faz muita diferença."11

A região de Pensacola concentra muitas centrais de atendimento, assim é grande a competição por atendentes. O'Connor explica que em situações sociais ele toma cuidado para que seus amigos não invejem seu local de trabalho. Sua colega Maggie Scarry, uma recrutadora da Navy Federal, diz que isso facilita seu trabalho. Sua lista de espera de candidatos é longa e a taxa de rotatividade caiu para 17 por cento.12

Seja qual for o problema principal — atacar a rotatividade, controlar custos, disponibilizar áreas de trabalho confortáveis, lidar com tecnologia — os sistemas, assentos, acessórios e serviços descritos abaixo trazem uma série de pontos fortes para resolver os desafios enfrentados pelas centrais de atendimento.

Uma abordagem que combina arranjos orgânicos e densidade máxima

Para muitas empresas é uma obrigação equilibrar a economia prudente com um local de trabalho leve e aberto que atrai funcionários. Isso levou à popularidade do Resolve, um sistema que consiste em suportes verticais com telas anexadas em ângulos de 120 graus. Este projeto aberto e orgânico ajuda as pessoas a sentirem-se valorizadas e conectadas aos seus colegas. Ele permite uma interação fácil entre a pessoa e a tecnologia.

Os suportes e as telas funcionam em conjunto para definir o espaço, pendurar componentes suspensos e rotear energia e dados. Ao mesmo tempo, a versatilidade de 120 graus do sistema é um grande benefício nas centrais de atendimento porque os arquitetos não ficam restritos a arranjos retilíneos.

Uma ilustração mostrando um layout de escritório orgânico como uma alternativa para uma versão linear.

Uma abordagem orgânica aumenta a densidade, mantendo o local de trabalho leve e aberto e, assim, atrai os atendentes. 

Alternativamente, os padrões do Resolve são baseados em cinco configurações que oferecem níveis variados de privacidade. Ao agrupar e misturar tais configurações de formas criativas, os projetistas podem criar arranjos exclusivos que fazem uso eficiente de cada metro quadrado.

Uma empresa de telecomunicações canadense, por exemplo, configurou mais de 600 estações Resolve em uma miscelânea de grupos — praticamente não há dois iguais — reduzindo a metragem quadrada por estação de trabalho em quase 30% em relação à sede anterior.

Mesmo assim, os atendentes iniciantes no Resolve constantemente relatam que suas estações parecem maiores do que as que tinham antes. As telas baixas são uma das razões; as superfícies de trabalho em forma de bumerangue que mantêm as ferramentas de trabalho à mão são outra.

Poucas partes e peças — cerca de um quarto dos sistemas tradicionais — também favorecem o Resolve em aplicações em centrais de atendimento. Um centro de atendimento de serviços financeiros, por exemplo, descobriu que o pequeno kit de peças da Resolve era muito útil para controlar os custos de gestão de ativos. De acordo com uma análise pré e pós-mudança, as despesas relacionadas a mudanças, acréscimos e modificações diminuíram 65 por cento em comparação com os gastos que a empresa vinha tendo com o seu escritório anterior.

O Resolve também facilita a instalação de tecnologia. Os cabos de energia e de dados simplesmente caem pelos suportes Resolve fixados ao teto e, então, passam entre as estações de trabalho através de um canal na estrutura que dá suporte às telas Resolve.

Como alternativa, as centrais de atendimento conseguem distribuir energia e dados através de um sistema de vigas suspensas, que se conectam aos suportes Resolve e percorrem os grupos de estações de trabalho.

De qualquer forma, a instalação dos cabos de energia e de dados é pelo menos 30% mais rápida com o Resolve do que com os sistemas de painéis convencionais. Isso agiliza a reconfiguração e evita longos períodos de inatividade.

Funcionários do call center trabalham de dentro de cubículos com layout orgânico e paredes rebaixadas.

As paredes mais baixas proporcionam privacidade para quem está sentado, enquanto facilitam a interação entre colegas próximos.

Uma solução para casos em que a privacidade do agente é a chave para o sucesso

Muitos fatores influenciam o layout de uma central de atendimento. Um dos mais importantes; no entanto, é a natureza das interações que os agentes têm com os clientes. Quando essas interações exigem que os agentes tenham mais privacidade do que em uma configuração de agrupamento com paredes baixas, por exemplo, as três paredes de uma estação de trabalho tradicional são a solução.

Para obter uma estação de trabalho tradicional sem sacrificar a estética em nome da funcionalidade, as empresas para as quais o fator custo é determinante escolheram o sistema de interiores Vivo (agora conhecido como Canvas Office Landscape). Trata-se de um sistema de mobiliário com texturas refinadas e detalhes precisos que oferecem um visual agradável e "clean". E o seu conjunto essencial de recursos faz com que ele tenha um desempenho consistente a um preço acessível.

As capacidades do Canvas Office Landscape ajudaram a Booking.com a inaugurar uma central de atendimento de 150 pessoas no oeste do estado de Michigan, nos EUA. Como a principal agência de reservas de hotéis on-line da Europa — e uma divisão da Priceline.com — a Booking.com está crescendo rapidamente. Sendo assim, a empresa desejava que a sua unidade operacional de Michigan começasse a funcionar na mesma velocidade. E começou, sendo que o projeto levou duas semanas e meia do início ao fim.

Das quatro opções de design apresentadas à Booking.com — cada uma com sua própria faixa de preço, desenhos em 3-D completos e lista detalhada de produtos — a empresa escolheu as estações de trabalho Canvas com uma forma em 90 graus. Cada estação continha duas alturas de parede, uma de 1,45 m e a outra de 1,17 m. As paredes mais altas oferecem privacidade e as mais baixas oferecem privacidade quando se está sentado, facilitando a interação entre colegas próximos. Agrupamentos de seis a oito áreas de trabalho incluem uma estação de supervisor e estão organizados de forma a aproveitar a luz natural.

A Herman Miller escolheu o Canvas para a sua central de atendimento ao cliente. Os operadores da central se sentam em estações de trabalho em forma de U com uma superfície de trabalho fixa de um lado e uma superfície com ajuste de altura do outro. A superfície com ajuste de altura permite que os representantes trabalhem sentados ou em pé. Os representantes podem configurar as alturas de superfície de trabalho de sua preferência no mecanismo de ajuste elétrico, permitindo mudar para uma postura mais confortável com o toque de um botão.

Ao contrário da abordagem tradicional de configuração de áreas de trabalho, onde o canto é o ponto central de atividade, as estações de trabalho possuem uma configuração alternativa que inclui a orientação About Face. Esse recurso permite que as pessoas se virem para fora enquanto trabalham, o que lhes proporciona mais privacidade de tela e mais consciência de seus arredores. Uma fileira de painéis de vidro cobre as laterais para trabalho em pé de cada estação, o que proporciona privacidade acústica, ao mesmo tempo em que deixa a luz natural entrar.

Funcionários do escritório trabalham enquanto estão sentados em cubículos com paredes estendidas para maior privacidade.

Paredes mais altas e a colocação estratégica de áreas de trabalho aumentam a privacidade de agentes individuais.

Embora o Canvas possa ser reorganizado com o mínimo de interrupção, a central de atendimento ao cliente da Herman Miller facilitou ainda mais as mudanças colocando um gaveteiro móvel Meridian e uma torre de armazenamento em cada estação de trabalho. Ambos possuem rodízios para que os representantes possam facilmente levar seus pertences se precisarem mudar de estação.

A escolha do sistema depende dos objetivos da central de atendimento. Para alguns, o Canvas pode ser a escolha certa. Para outros, o design baseado em suportes da Resolve pode fazer mais sentido. Em alguns casos, como as centrais de atendimento altamente tecnológicas ou aquelas que dependem de agentes com algum conhecimento especializado, o sistema Ethospace atende a necessidade. Em todos os casos, uma análise cuidadosa da cultura e das metas organizacionais da empresa contribui para garantir a combinação ideal entre o mobiliário e a central de atendimento.

Um conjunto de cadeiras ergonomicamente projetadas para oferecer suporte

Quando se trata de assentos, uma coisa é certa: uma cadeira de trabalho de alto desempenho é indispensável, mais ainda tratando-se de centrais de atendimento. O conforto do agente, afinal, não é uma opção, já que ele permanece sentado por horas a fio e se espera que ele mantenha uma atitude sempre positiva.

A Herman Miller conta com uma série de cadeiras ergonômicas indicadas com regularidade às centrais de atendimento, entre elas a Aeron e a Celle. Como todos os produtos de escritório padrão Herman Miller, cada uma possui uma garantia de 12 anos com cobertura total (até mesmo laboral) e não contém nenhuma das exclusões que diluem as adequadamente chamadas garantias de vida "limitadas" oferecidas por muitos concorrentes.

Importante é também o fato de que a garantia Herman Miller também cobre o uso de três turnos, uma necessidade para as centrais de atendimento que operam 24 horas. A maioria dos fabricantes oferece uma garantia de um turno que diminui proporcionalmente se a cadeira for usada 24 horas — prova de que a cadeira não foi fabricada para resistir a vários usuários.

As centrais de atendimento também precisam de cadeiras que possam acomodar uma variedade de usuários com diferentes biótipos. A Celle foi projetada para atender a 95 por cento da população, enquanto a Aeron está disponível em três tamanhos para atender uma gama ainda maior, desde mulheres com 1,47 a homens com 2 metros de altura. Além disso, todas as cadeiras Herman Miller são testadas e possuem garantia para usuários de até 136 kg.

Sem dúvida, amplos ajustes ergonômicos é o mínimo que qualquer cadeira de trabalho de alto desempenho deve oferecer. Do que não se tem certeza é se os agentes irão entender e usar esses ajustes. Para não ficar na dúvida, os controles ergonômicos da Aeron e da Celle são rotulados com ícones que ajudam os usuários de primeira viagem a encontrar o ajuste perfeito. Para os usuários que desejam mais informações, vídeos e instruções de ajuste detalhadas estão disponíveis na HermanMiller.com/br.

Outro queridinho das centrais de atendimento é o Meridian Pedastool, uma mistura de assento e unidade de armazenamento pessoal. Um gaveteiro móvel com uma tampa estofada, o Pedastool normalmente fica escondido debaixo da superfície de trabalho, mas pode ser puxado para fora para oferecer um assento de última hora para supervisores ou colegas de trabalho que estão de visita. Ao combinar dois itens em um, o Pedastool agrada às centrais de atendimento que valorizam a redução de custos ao otimizar o uso do espaço.

Um conjunto de acessórios que conecta as pessoas ao seu trabalho

Com as centrais de atendimento voltando-se às superfícies de trabalho menores, reduzir a desordem tornou-se uma prioridade. O Thrive Ergonomic Portfolio da Herman Miller pode ajudar. Ele consiste em ferramentas de trabalho que ajudam o atendente no uso da tecnologia, na manutenção da organização e no controle de seu espaço pessoal, tudo de forma a manter organizadas as superfícies de trabalho.

Um exemplo: a luminária individual Ardea, uma luminária de trabalho fluorescente eficiente em termos de energia que funciona presa às superfícies de trabalho ou fixada às estações de trabalho dos sistemas. A luminária possui dobradiças flexíveis na base e no foco para permitir a iluminação individual — basta apontá-la para onde quiser e ajustá-la sempre que quiser.

O Thrive Portfolio também inclui bandejas ajustáveis para os teclados que permitem aos atendentes permanecer confortáveis na cadeira de trabalho. Sem uma bandeja, os atendentes podem debruçar-se sobre o teclado, eliminando as virtudes ergonômicas dos seus assentos. Com a bandeja, o teclado vai até eles no ajuste perfeito.

Os braços para monitor do Thrive Portfolio também liberam o espaço de trabalho ao prenderem-se às superfícies, paredes arquitetônicas ou a painéis de sistemas. Eles estão disponíveis com um sistema articulado patenteado que permite aos usuários ajustá-los facilmente à posição ergonômica ideal — sem botões.

Uma cadeira Aeron fica atrás de uma mesa de vidro com uma configuração minimalista.

Arranjar as ferramentas de trabalho para o acesso fácil ajuda na eficiência e conforto dos atendentes.

Além de manter as ferramentas de trabalho fora da superfície, a maioria dos elementos disponíveis no portfólio oferece outro benefício às centrais de atendimento: o ajuste pessoal. As centrais que operam vários turnos podem vincular vários atendentes ao mesmo espaço sem comprometer a ergonomia, pois as ferramentas de trabalho se ajustam facilmente às preferências individuais.

Uma gama de serviços projetados para melhorar o desempenho das centrais de atendimento

Além das soluções de produtos, a Herman Miller também oferece serviços voltados a ajudar as centrais de atendimento a melhorar a produtividade e a reduzir os custos. Um exemplo é o gerenciamento de mudanças. Se uma central de atendimento está mudando para outro endereço ou reconfigurando o espaço existente, qualquer mudança significativa no escritório provavelmente deixará os funcionários receosos. O serviço de gerenciamento de mudanças da Herman Miller ajuda a explicar a necessidade da mudança e a comunicá-la aos funcionários de forma empolgante.

Para começar, os especialistas em gerenciamento de mudanças da Herman Miller identificam as informações que devem ser transmitidas, a quem e com que rapidez. Em seguida, elaboram um plano detalhado de comunicação para comunicar a mudança e assegurar uma transição suave. 

A análise de ergonomia, outro serviço da Herman Miller, também é útil quando uma mudança está em processo. Então, os especialistas da Herman Miller analisam os requisitos ergonômicos dos indivíduos e documentam as configurações das medidas que os instaladores precisam fazer em cada estação de trabalho no novo local. Cadeiras, superfícies de trabalho, monitores, teclados, tudo é ajustado devidamente. Isso significa produtividade máxima desde o primeiro dia e sem ajustes caros depois da mudança.

Um serviço relacionado, o treinamento ergonômico, é especialmente útil em operações multiturno, onde os atendentes precisam regular o mobiliário ajustável diariamente ao chegar. Os especialistas em ergonomia da Herman Miller podem visitar a unidade para mostrar aos funcionários como ajustar sua estação de trabalho para reduzir as chances de lesões e melhorar a produtividade.

O financiamento é outro serviço que vale a pena considerar. Muitas empresas preferem não desembolsar dinheiro vivo por um ativo que deprecia e não gera receita, pelo menos não diretamente. A solução? Arrendar ou usar outra solução de financiamento, em vez de comprar.

O pagamento em parcelas mensais mantém a disponibilidade de capital pronta para outros investimentos. Além disso, o arrendamento também resulta em ganho fiscal porque as parcelas são lançadas como uma despesa dedutível em vez de um ativo a depreciar.

Juntos, os produtos e serviços da Herman Miller ajudam as centrais de atendimento a usar seus escritórios como parte do controle de custos e redução da rotatividade. E isso é algo que todos querem ouvir.

Notas

1. Charles Warren, entrevista pessoal, maio de 2008.

2. Roger Kingsland, entrevista pessoal, maio de 2008.

3. Andy Hollis, entrevista pessoal, maio de 2008.

4. Richard Merlini, entrevista pessoal, maio de 2008.

5. Dr. Alan Hedge, entrevista pessoal, maio de 2008.

6. Craig DiLouie, "Personal Control: Boosting Productivity, Energy Savings," Lighting Controls Association (setembro de 2004).

7. U.S. General Services Administration Office of Real Property, "The Integrated Workplace: A comprehensive approach to developing workspace." (1999): 30.

8. Derek Clements-Croome, ed. Creating the Productive Workplace. (Londres: Taylor & Francis, 2006).

9. Andy Hollis, entrevista pessoal, maio de 2008.

10. Andrew Blum, "The Accidental Environmentalists: A chronic problem with employee retention led this pragmatic client to building green," Metropolis, janeiro de 2008.

11. Ibid.

12. Ibid.