O elo vital entre improvisação e inovação

Pontos-chave

• As empresas que inovam mais rapidamente são muitas vezes as mais bem-sucedidas, e a inovação requer novas formas de pensar e trabalhar.
• A característica que diferencia as equipes inovadoras é a maneira fluida e improvisada com que se movem entre as atividades.
• Como exemplo de como o local de trabalho pode ser usado de forma estratégica para avançar nos objetivos do negócio, a Configuração Clubhouse foi projetada para apoiar a forma como as equipes inovadoras trabalham.
• O Locale foi projetado para se adequar de forma útil a vizinhanças altamente colaborativas, como os Clubhouses.

Em uma pesquisa recente da PwC, 78 por cento dos CEOs de todo o mundo disseram esperar que seus esforços de inovação gerem novas formas "significativas" de ganhar dinheiro nos próximos três anos.¹ Há pouca discordância entre os líderes empresariais sobre a importância da inovação. Há também um consenso surpreendente sobre a melhor forma de promover esse resultado comercial aparentemente fugidio: reunir as pessoas e oferecer espaço para que elas possam se inspirar nas ideias umas das outras.

Um estudo internacional encomendado pela Google encontrou uma correlação de 81 por cento entre colaboração e inovação. Eis um exemplo dessa correlação que faz parte do relatório: "Os funcionários do Reino Unido que têm a oportunidade de colaborar no trabalho são quase duas vezes mais propensos a ter contribuído com novas ideias para a empresa."²

Os tipos de pensamento livre, síntese e envolvimento social necessários para inventar e reinventar novas soluções para os problemas são muito diferentes dos trabalhos processuais, lineares e algorítmicos que nos permitem ampliar, repetir e maximizar as soluções que já conhecemos.

Enquanto o trabalho mudou, tornando-se mais fluido, criativo e colaborativo, muitos escritórios não mudaram. A maioria dos escritórios ainda está voltada para o trabalho linear, fornecendo apenas dois tipos principais de espaços, ou seja, estações de trabalho e salas de reunião. Para ajudar a resolver esse problema, a Herman Miller está constantemente fazendo pesquisas para obter uma maior compreensão das pessoas, do trabalho e do lugar. Algumas dessas pesquisas nos levaram a desenvolver a estrutura do Living Office, que ajuda as organizações e seus parceiros de design a criar ambientes de trabalho compostos por configurações otimizadas para apoiar atividades específicas.

Ao estudarmos a forma como as empresas promovem as condições em que as equipes inovadoras e criativas podem florescer, nossa pesquisa mostrou que a natureza dessas equipes e seu trabalho são muitas vezes improvisados.³ A abordagem às atividades de trabalho era semelhante à abordagem de uma apresentação de um conjunto de jazz, em que cada membro improvisa e toca com base nos outros. Os membros transitavam com frequência e fluidez entre o trabalho individual e o trabalho em conjunto. Eles passavam de uma etapa de geração de novas ideias em um grande grupo para o trabalho em paralelo em pequenos grupos para realizar o trabalho. Os membros da equipe faziam essas transições conforme necessário, não de acordo com um processo ou um plano.

Incubadora de inovação: a Clubhouse

Cada organização é única, e assim deve ser o seu local de trabalho também. Mesmo quando duas empresas compartilham o mesmo objetivo comercial, seus arranjos de configurações espaciais provavelmente variarão com base em outros fatores, incluindo o propósito e o caráter da empresa.

Embora não haja apenas uma maneira de alcançar a inovação, existe uma configuração, a Clubhouse, que foi criada especificamente para apoiar as atividades do trabalho improvisado e fluido das equipes altamente colaborativas. Em uma Clubhouse os membros da equipe nunca precisam abrir mão da conexão entre eles para trabalhar em uma configuração otimizada para a atividade em questão. Eles podem permanecer imersos em seus trabalhos, em um estado de fluidez.

A anatomia de uma Clubhouse

A Clubhouse é ideal para equipes altamente colaborativas porque contém cinco tipos de áreas de trabalho organizadas próximas umas às outras para apoiar as atividades da equipe. Embora o arranjo das áreas varie de acordo com a natureza do trabalho e as interações da equipe, a proximidade dessas áreas de trabalho é o que importa. Nossa pesquisa mostrou que essas equipes sentiram que a presença física era essencial para a equipe e seu trabalho. Quando os membros da equipe são capazes de trabalhar lado a lado, é mais fácil para eles se conectarem, fazerem perguntas, resolverem problemas juntos e aproveitarem a energia uns dos outros.

O primeiro tipo de área de trabalho dentro de uma Clubhouse é constituído por uma série de pontos de trabalho individuais projetados e organizados de forma a apoiar interações entre os membros da equipe, bem como o trabalho individual. Esta área serve como base, onde os membros da equipe podem passar a maior parte do tempo e onde ocorrem muitas das transições fluidas. Equipado com ferramentas, apoio ergonômico e espaço pessoal apropriado para o trabalho, é o melhor lugar para fazer o trabalho individual, ao mesmo tempo em que se está junto à equipe. Sua abertura ajuda a equipe de muitas maneiras. Como os membros da equipe podem ver e ouvir a maneira como seus colegas trabalham, isso os ajuda a estabelecer e reforçar rapidamente as normas da equipe. Linhas de visão claras também facilitam aos membros da equipe colaborar e dar feedback em tempo real. 

As Clubhouses também contêm um espaço semiprivado onde pequenos grupos podem trabalhar juntos sem distrair outros membros da equipe. Esta área de trabalho pertence à equipe, adaptada às necessidades da equipe e geralmente fornece uma maneira de "mudar as coisas" em perspectiva ou postura. Aberto e visível com fácil acesso, este espaço está próximo dos pontos de trabalho individuais da Clubhouse, mas visualmente separado.

O "epicentro", outra das áreas de trabalho, é o coração e a vida da Clubhouse. Este espaço coletivo está disponível para que todos os membros da equipe trabalhem e socializem, e é grande o suficiente para toda a equipe se reunir ao mesmo tempo. Ele conecta as pessoas, expressa a identidade com frequência através de artefatos dispostos em uma superfície, e contribui para o senso de identificação. Um epicentro funciona melhor quando é bem visível e próximo aos pontos individuais de trabalho. 

O quarto tipo de área de trabalho dentro de uma Clubhouse é a "parede do conhecimento"—uma área dedicada a exibir o trabalho e o processo de toda a equipe. Tornar o trabalho e os processos visíveis aumenta a transparência, estimula a contribuição e ajuda a equipe a estabelecer conexões com outros trabalhos, enquanto identifica as peças que faltam. Tudo isso aumenta a eficácia e a eficiência da equipe. Quando os membros da equipe conseguem ver e reagir a fluxogramas, esboços e cronogramas, por exemplo, o trabalho ganha velocidade.

Para concluir, uma Clubhouse possui uma zona de "não perturbe" na qual um ou dois membros da equipe podem se refugiar para falar em particular ou para trabalhar individualmente com concentração , mantendo a proximidade com o resto da equipe. Esta área de trabalho é preferencialmente de fácil acesso, uma vez que a necessidade de se ter uma conversa em particular surge, em geral, rapidamente. 

Como a Clubhouse apresenta esta fusão particular de áreas de trabalho próximas entre si, esta configuração apoia o estilo de improvisação das equipes colaborativas, reduzindo o tempo perdido durante a transição entre as atividades e promovendo a conexão e o pertencimento entre os membros da equipe.

A lógica do Locale

Embora as Clubhouses possam ser criadas com uma variedade de produtos, o Locale da Herman Miller foi projetado para se encaixar de forma intencional em locais de alto desempenho, ou seja, as Clubhouses. "Colaborar não é algo linear, onde uma ideia leva diretamente a outra, melhorando à medida que progride e conquistando consenso", diz Kim Colin, codesigner do Locale, junto com Sam Hecht. "Pelo contrário, o processo é imprevisível e espontâneo, aleatório e um pouco caótico."⁴

Colin e Hecht criaram o Locale para que os membros da equipe possam transitar em harmonia entre o trabalho individual e em equipe, e entre as posturas sentada e em pé, tudo dentro de um ambiente de escritório aberto.

"O Locale aproxima partes diferentes do escritório", diz Sam. "Você não deveria ter que se deslocar para um espaço totalmente separado para acomodar estilos diferentes de trabalho."⁵

Os elementos do Locale — uma variedade de superfícies de trabalho com ajuste de altura; mesas, telas e cavaletes móveis e armários para armazenamento e exibição — oferecem às pessoas a flexibilidade para criar configurações personalizadas para o trabalho individual e reuniões informais. E as superfícies curvadas que incitam à aproximação do Locale mostram abertura, convidam à interação e acomodam generosamente diversos colaboradores, estilos de trabalho, posturas e ferramentas.

A experiência da John Deere

Uma pequena equipe de gerentes do Grupo de Soluções Inteligentes (ISG) da John Deere experimentaram em primeira mão os benefícios de usar o Locale para criar uma Configuração Clubhouse. A equipe está satisfeita, em especial, com a forma como a sua Clubhouse oferece vários pontos para tarefas individuais e em equipe, e a liberdade de transitar de forma instantânea e intuitiva entre ambas.

"Se você tiver que pensar em colaborar, está perdendo tempo", diz Casey Schrock, Diretor de Instalações da John Deere. "Da forma como nossas equipes do ISG funcionam, sempre parece haver esta interação entre trabalho individual e em grupo. Quanto mais rápido pudermos transitar entre os dois, mais eficientes conseguimos ser."⁶

A união entre a Configuração Clubhouse e o Locale é poderosa. Uma composição criteriosa dos vários elementos do Locale sustenta os objetivos de mais alto nível da Clubhouse, criando um ambiente diversificado e altamente adaptável, onde os membros da equipe podem se mover de forma fluida entre tarefas individuais e em grupo ao longo do dia. E a improvisação, uma característica de equipes inovadoras, torna-se não apenas possível, mas completamente natural.