Può il design dell’ufficio creare una comunità?
Caso di studio: Tavistock Development Company
Orlando, Florida, US
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Caso di studio: Tavistock Development Company
Grazie alla collaborazione con Herman Miller, Tavistock Developmente Company ha dato vita a un ufficio che favorisce il senso di comunità tra i dipendenti.
At Tavistock Development Company, people don’t eat lunch at their desks. Why would they, when they can enjoy a meal in the real estate development firm’s bright, window-lined café. Against a backdrop of palm trees lazing in a blue Florida sky, accountants mingle with project managers, administrative assistants laugh with legal counsel, and marketing specialists catch up with urban planners. People who wouldn’t normally spend a lot of time together during the workday are getting a glimpse of what others are working on, and they are having fun doing it.
It wasn’t always this way. Before Tavistock’s president, Jim Zboril, and his team made the decision to consolidate three disparate offices into one location, it was nearly impossible for people to get together for any sort of occasion, lunch included. Tavistock’s Human Resources Director, Karen Duerr, recalls a failed attempt to gather everyone in a conference room for popsicles on one of the hottest days of the year. “It was so awkward,” she says. “There were 50 people squished into a room designed for about five.”
Tavistock’s dispersed and undersized offices also lacked enough space for people to effectively do their work, both together and alone. Aside from a handful of look-a-like conference rooms, an out-of-the-way breakroom, and a lobby that didn’t afford enough privacy for confidential discussions, employees had nowhere to work together on their community development projects.
“My executive team and I hogged all the conference rooms,” says Zboril. “The people that were actually getting all the work done didn’t have access to collaborative spaces.” Employees were scheduling important meetings offsite, a practice that was becoming a drain on both efficiency and the budget.
In Zboril’s opinion, these challenges signaled a problem that went far deeper than inefficiencies and inconveniences. If Tavistock wanted to maintain its reputation as a company that builds inspiring and supportive communities for clients, it would need to do the same for its employees.
Zboril and his leadership team knew they needed to get everyone together in one place, and the soon-to-be bustling Town Center at their marquee development project, Lake Nona, was the ideal spot. The next step—planning a workplace that would help employees interact with one another more—wasn’t so simple. Tavistock enlisted Herman Miller and Orlando-based Little Diversified Architectural Consulting (Little) to help.
“When we visited Herman Miller’s headquarters in West Michigan, one of the things that inspired us immediately was the energy,” says Zboril. “Walking into the space on a dreary winter day, it was alive, bright, and there was a vibe that was infectious. That’s something we needed to bring back to our environment. We started looking at the different types of spaces they had, and thinking about how we could create them for our own needs in Florida.”
The spaces Zboril recalls seeing are called settings—just one part of Herman Miller’s Living Office approach to creating workplaces where both people and organizations can prosper. Living Office provides organizations with a framework for creating settings based on people’s needs and daily work activities. Outfitted with a custom mix of furnishings and tools, these settings can unleash people’s potential to be more creative, collaborative, and engaged in their work.
In Tavistock Development Company, le persone non pranzano alla scrivania. Perché dovrebbero, quando possono farlo nel bar dell’azienda, luminoso e pieno di finestre? Davanti a uno sfondo di palme che si stagliano contro il cielo azzurro della Florida, i contabili si mescolano con i project manager, gli assistenti amministrativi scambiano battute con i legali e gli specialisti di marketing fanno gruppo con gli urbanisti. Persone che normalmente non passerebbero molto tempo insieme durante la giornata di lavoro danno uno sguardo a ciò su cui gli altri stanno lavorando e nel farlo si divertono.
Ma non è sempre stato così. Prima che il presidente di Tavistock, Jim Zboril e il suo team prendessero la decisione di accorpare tre uffici separati in un’unica sede, era quasi impossibile per le persone incontrarsi in qualunque occasione, pranzo incluso. Il direttore delle Risorse Umane di Tavistock, Karen Duerr, ricorda un tentativo fallito di raggruppare tutti in una sala riunioni per mangiare ghiaccioli in uno dei giorni più caldi dell’anno. “È stato terribile”, racconta. “C’erano 50 persone schiacciate in una stanza concepita per contenerne cinque”.
Gli uffici di Tavistock, dispersi e sottodimensionati, non avevano abbastanza spazio nemmeno per permettere alle persone di lavorare efficacemente, sia insieme che da sole. A parte poche sale riunioni approssimative, una sala ristoro fuori mano e un’atrio che non garantiva abbastanza privacy per discussioni riservate, i dipendenti non avevano spazi per lavorare insieme sui loro progetti di sviluppo per le comunità.
“Io e gli altri dirigenti monopolizzavamo tutte le sale riunioni”, confessa Zboril. “Le persone che svolgevano di fatto tutto il lavoro non avevano accesso a spazi collaborativi”. I dipendenti organizzavano le riunioni importanti all’esterno, un’abitudine che stava incidendo negativamente sia sull’efficienza che sul budget.
Secondo Zboril, queste difficoltà indicavano un problema ben più profondo delle inefficienze e scomodità. Se Tavistock voleva mantenere la sua reputazione di azienda in grado di costruire comunità stimolanti e di sostegno per i suoi clienti, doveva fare lo stesso per i suoi dipendenti.
Zboril e il suo gruppo dirigente sapevano che dovevano portare tutti in un unico spazio, e il prossimo, dinamico Town Center del loro principale progetto di sviluppo, Lake Nona, era il luogo ideale. Il passo successivo, progettare un luogo di lavoro che potesse aiutare i dipendenti a interagire fra loro, non era così semplice. Tavistock si rivolse a Herman Miller e a Little Diversified Architectural Consulting (Little), una società di Orlando, per ricevere aiuto.
“Quando visitammo la sede di Herman Miller nel West Michigan, una delle cose che immediatamente ci attrassero fu l’energia”, ricorda Zboril. “Entrando in quello spazio in una cupa giornata invernale lo scoprimmo vivo, luminoso, con una vibrazione contagiosa. Era qualcosa che avevamo bisogno di recuperare nel nostro ambiente. Cominciammo con l’esaminare i diversi tipi di spazio che proponevano, pensando a come potevamo ricrearli per le nostre esigenze in Florida”.
Gli spazi che Zboril ricorda di aver veduto sono denominati configurazioni: solo una parte dell’approccio Living Office di Herman Miller per creare luoghi di lavoro in cui sia le persone che le organizzazioni possano prosperare. Living Office offre alle organizzazioni uno schema per creare configurazioni basate sulle necessità delle persone e sulle attività di lavoro quotidiane. Attrezzate con un mix personalizzato di arredi e strumenti, queste configurazioni possono far emergere tutte le potenzialità delle persone per essere più creative, collaborative e coinvolte nel loro lavoro.
Living Office in corso di sviluppo
Herman Miller invitò Tavistock a partecipare a un progetto di ricerca per studiare l’efficacia del luogo di lavoro di Tavistock prima, durante e dopo l’implementazione del suo Living Office. Questo approccio basato sulla ricerca era in linea con la pratica di Tavistock di utilizzare i dati per sostenere i progetti di sviluppo delle comunità.
Nell’ambito di questa ricerca, Herman Miller condusse dirigenti e dipendenti attraverso il processo di scoperta Living Office. Questo workshop aiuta le organizzazioni a individuare le loro finalità, le priorità di business, il carattere e le attività.
I dirigenti dell’azienda diedero il via al processo evidenziando gli obiettivi organizzativi che speravano il nuovo luogo di lavoro avrebbe contribuito a raggiungere. Fra questi, realizzare un più forte senso di comunità fra i dipendenti, migliorare l’efficienza, attrarre e trattenere i migliori talenti.
Durante il processo di scoperta di Living Office, Tavistock identificò le attività lavorative supportate e non supportate dall’attuale luogo di lavoro.
Nel nuovo luogo di lavoro, i dipendenti di Tavistock hanno una scelta di configurazioni, fra cui la Cove (Baia), in cui possono conversare, socializzare o lavorare insieme per risolvere problemi.
Per Tavistock, il passo successivo consisteva nell’identificare le disparità fra le attività lavorative quotidiane e il luogo di lavoro. Un gruppo di dipendenti mise a punto un elenco di 10 attività lavorative comuni, identificò quelle più critiche per le proprie mansioni e mappò quelle attività sulle configurazioni che potevano meglio supportarle.
A complemento di queste iniziative, i ricercatori di Herman Miller condussero dei sondaggi sull’efficacia del luogo di lavoro con i dirigenti e i dipendenti dell’azienda, osservarono i comportamenti delle persone e lavorarono con i dipendenti per fotografare gli elementi dello spazio che fossero o non fossero di supporto.
I risultati di questa ricerca dimostrarono che il nuovo spazio avrebbe dovuto permettere le attività altamente collaborative che i dipendenti di Tavistock svolgono nell’arco della giornata. Fra queste rientrano lunghe conversazioni, periodi ancora più lunghi di lavoro collaborativo per lo sviluppo dei progetti, rapide discussioni improvvisate: attività note come Converse (Conversazione formale), Co-Create (Co-creazione), Divide & Conquer (Dividersi per conquistare) e Chat (Conversazione informale), nel dizionario Living Office.
“Sapevamo già di essere in tre edifici diversi, perciò non potevamo incontrarci e collaborare come avremmo voluto”, dice il direttore delle Risorse umane, Karen Duerr. “I ricercatori hanno sottolineato quanto siano importanti questi tipi di interazioni nel nostro lavoro”.
Configurazioni in fase di costruzione
“Herman Miller ci presentò questa idea di offrire modi diversi di lavorare”, ricorda Ralph Ireland, Vice presidente per lo Sviluppo in Tavistock. “Per esempio, nel nostro vecchio ufficio potevo scegliere se lavorare nel mio ufficio privato o in una sala riunioni. Ora ho probabilmente 10 o 12 opzioni diverse. Questo è un ambiente che permette di lavorare nel modo in cui si vuole, in qualunque momento”.
Ciascuno degli otto tipi di configurazioni nel Living Office di Tavistock è intenzionalmente progettato per supportare tipi diversi di lavoro individuale e di gruppo. Una di queste configurazioni è un Workshop, quello che i dipendenti Tavistock chiamano “la stanza del brainstorming”. Questo spazio è abbastanza grande affinché l’intero team costruzioni possa riunirsi e discutere di un progetto. E grazie a un mix di arredi pensati per migliorare il lavoro creativo collaborativo, le persone possono ripartirsi in piccoli gruppi per portare a termine attività specifiche (una attività Living Office chiamata Divide & Conquer).
Nel Workshop, le persone si riuniscono attorno a una lunga superficie da lavoro adatta alla posizione in piedi, rivedendo i piani per nuovi progetti di sviluppo. Grandi monitor fiancheggiano il perimetro, permettendo di riesaminare i progetti in modo digitale e apportare modifiche in tempo reale. E se qualcuno deve prendere una telefonata in arrivo, può spostarsi sul vicino gruppo di sedute lounge.
“La stanza del brainstorming ha tutto in un unico luogo”, spiega Cristyann Courtney, Project Administrator in Tavistock. “C’è lo spazio per la lavagna, utile per studiare il flusso di un processo. Abbiamo anche molti monitor e, grazie al modo in cui è organizzato lo spazio, tutti possono vedere chiaramente quello che viene presentato. Questo ci offre una grande opportunità per lavorare dal vivo sulle cose ed essere più efficienti”.
In questa configurazione Workshop i dipendenti lavorano simultaneamente a varie parti di un progetto: abbozzano idee su una lavagna, rivedono i piani di costruzione su un tavolo per lavorare in piedi e si allontanano dal gruppo per avere conversazioni private.
Oltre al Workshop, l’ufficio offre vari spazi in cui le persone possono lavorare insieme. Quando una rapida chiacchierata nella postazione di lavoro diventa una discussione più lunga, le persone possono spostarsi nelle configurazioni Cove, spazi semichiusi che offrono la privacy e lo spazio necessari per scambiarsi idee. Alcuni dei Cove di Tavistock sono dotati di comode sedute lounge, per favorire le conversazioni casuali. Altri sono dotati di superfici di lavoro per lavorare in piedi e grandi monitor per condividere il lavoro in corso. In questi ambienti le persone possono avere lunghe conversazioni sul loro lavoro senza distrarre i colleghi vicini.
Il bar, in posizione centrale nella configurazione Plaza (Piazza), costituisce un luogo alternativo in cui le persone possono incontrarsi per parlare di tutto, dai piani di sviluppo ai progetti per il weekend. Nella Plaza, socializzare significa anche portare avanti il lavoro, attività che si verificano durante l’happy hour, nelle feste per celebrare nuove offerte e nella festa mensile che comprende quiz incentrati su Tavistock o gare di costumi.
“Dopo lo spostamento, ho posto ai dipendenti una serie di domande su nuove politiche HR che per loro facessero la maggiore differenza”, dice Debbie DeMars, Vice presidente per le Risorse umane e le attività interne. “Nell’elenco c’erano cose come un numero maggiore di giorni di permessi retribuiti e l’orario flessibile. Ma ciò che le persone hanno detto fare la maggiore differenza erano il bar e le riunioni che organizzavamo lì. È divertente, e le persone ne sono fiere. E per noi è un modo per dire alle persone che cosa sta succedendo in azienda”.
Un piano per lo spazio personale
Per aiutare i dipendenti a sentirsi abbastanza a loro agio per “far proprio lo spazio”, Zboril e il team hanno lavorato con Herman Miller e con lo studio di architettura e design Little per fare in modo che gli uffici avessero il giusto equilibrio di configurazioni in cui le persone potessero lavorare insieme, ma anche isolarsi per concentrarsi su attività come leggere un lungo documento riservato o elaborare una proposta.
Nel nuovo ufficio, quando le persone hanno bisogno di isolarsi dal brusìo dell’attività che si svolge nello spazio di lavoro principale, possono ritirarsi nelle configurazioni Haven (Rifugio), completamente chiuse. Qui possono passare alcune ore al computer, parlare al telefono o riflettere su qualche problema complicato.
Anche le postazioni di lavoro dei dipendenti sono arredate in modo da aiutare le persone a concentrarsi sulla propria attività per lunghi periodi di tempo, per poi adattarsi rapidamente quando arriva un collega con una domanda. La combinazione ultra-ergonomica di scrivanie Renew Sit-to-Stand, supporti per monitor Flo e sedute Embody mantiene le persone più attive durante tutta la giornata e concede loro la flessibilità di collocare i dispositivi tecnologici nelle posizioni più comode per la visualizzazione.
“Io alzo e abbasso continuamente la scrivania nel corso della giornata”, dice il Project Administrator Christyann Courtney. “Se ho bisogno di grande concentrazione, mi siedo. Ma se arriva qualcuno alla mia scrivania, la alzo immediatamente, in modo che possiamo stare in piedi insieme. È un modo più naturale per condividere lo spazio”.
La via verso la prosperità
Strutture diverse, come le postazioni di lavoro ergonomiche, e un ambiente di ufficio più aperto e diversificato aiutano le persone ad essere più connesse e a lavorare meglio, consentendo anche a Tavistock di raggiungere essenziali obiettivi di business, come una maggiore efficienza.
Per il Senior Managing Director Rashesh Thakkar, i risultati sono stati una gradita sorpresa. “All’inizio, non ero convinto dell’idea di un ufficio più aperto”, dice. “Ma ora mi accorgo che la flessibilità del nuovo spazio è energizzante. Le persone sembrano più ispirate e felici. E questo favorisce la produttività”.
Dal consumare i pasti alle feste alle riunioni, nel loro bar i dipendenti Tavistock riescono a organizzare una varietà di attività sociali. I sondaggi effettuati dopo lo spostamento indicano che questa configurazione multifunzionale è una delle principali ragioni per cui i dipendenti amano il loro nuovo luogo di lavoro.
Tutti questi cambiamenti sono culminati in un significativo miglioramento nell’efficacia complessiva del luogo di lavoro e nella soddisfazione dei dipendenti per Tavistock. Per quantificare il miglioramento, Herman Miller ha coinvolto dirigenti e dipendenti nel sondaggio Leesman. Mentre il punteggio dell’Indice Leesman nella vecchia sede di Tavistock era di 48,7 su 100, la sua nuova sede ha totalizzato un punteggio di 85,5, oltre 25 punti in più del benchmark globale Leesman, pari a 60,7. Questo ottimo punteggio ha fatto conquistare a Tavistock l’accreditamento Leesman+.
Per Jim Zboril, presidente di Tavistock, questo significa che lui e il suo team hanno portato a termine la missione di creare un luogo di lavoro che riflettesse meglio i valori dell’azienda. “Questo ufficio testimonia il fatto che mettiamo in pratica ciò che affermiamo nei nostri progetti di sviluppo delle comunità”, dice Zboril. “È progettato in base alle persone e lo si può sentire entrando qui. Credo che sia davvero una grande forza”.
