Un perfetto senso di equilibrio

Lasciamo da parte pubblicità, slogan e ultime tendenze. La chiave per progettare un ambiente di lavoro efficace va cercata in un concetto vecchio come il mondo: “equilibrio”.


Scritto da: Drew Himmelstein

Artwork di: Daniel Carlsten

WHY Magazine - A Well-Balanced Feel

Con tutte le tecnologie mobili e digitali attualmente disponibili, la creazione di un ufficio sembrerebbe un'operazione piuttosto semplice. La definizione dell'ambiente di lavoro non è più dettata da esigenze di accesso ai sistemi informatici centrali o a ingombranti sistemi di archiviazione. Gran parte delle risorse di cui gli utenti necessitano per svolgere le proprie mansioni è disponibile sui loro PC portatili e smartphone. Tutto ciò di cui gli utenti hanno bisogno è un luogo in cui accomodarsi, da soli o in compagnia dei colleghi.

Tuttavia, alla luce dei fatti, quella che sembrerebbe essere un'operazione piuttosto semplice si rivela tutt'altro. Gli utenti sono alla ricerca di qualcosa che vada ben oltre una semplice scrivania: desiderano trascorrere le proprie giornate in un ambiente stimolante, che li aiuti a raggiungere i propri obiettivi e il proprio benessere fisico e cognitivo, a mantenere la concentrazione e a interagire in modo produttivo con i colleghi. Eppure, le aziende che valutano di progettare un ambiente d'ufficio moderno ed efficiente per i propri dipendenti si trovano di fronte a una serie di opzioni variabili e contraddittorie.

In realtà, un rapido sguardo alla letteratura nata sulla progettazione di ambienti d'ufficio rivela un approccio "casuale" ai lavoratori e alle loro esigenze specifiche. Per esempio, alcune pubblicazioni sottolineano i potenziali vantaggi generati dal passaggio a un ambiente di lavoro "free-address" orientato alla mobilità,1 diversamente da altre, che invece esaltano la stabilità legata all'assegnazione dei lavoratori a postazioni individuali.2 È difficile annuire quando si leggono articoli che parlano di "ascesa degli uffici open space",3 quando bisogna fare i conti con le avvisaglie di un'imminente "crisi della privacy".4 A volte si legge di come le aziende stiano facendo il vero passo in avanti con la migrazione da computer desktop a PC portatili, mentre altre relazioni suggeriscono che "la maggior parte dei professionisti appartenenti alle generazioni X e Y è del parere che, entro il 2020, il dispositivo di connessione in rete più importante per i lavoratori sarà lo smartphone (o altri dispositivi indossabili)". 5 Nel tentativo di dimostrare le ultime tendenze di pensiero in termini di risorse umane, tecnologie e ambienti di lavoro, emerge chiaramente che non si tratta tanto di spostare l'ago della bilancia, quanto di cambiare completamente direzione.

Facendo un piccolo passo indietro, sembra impossibile che i lavoratori e le loro esigenze cambino così tanto di anno in anno. È ipotizzabile che una persona che l'anno scorso prediligeva un approccio collaborativo e una concezione di ufficio "open plan" sia improvvisamente diventata introversa e necessiti di una postazione indipendente e silenziosa?

Scott Doorley, direttore creativo presso la d.school di Stanford e co-autore con Scott Witthoft di Make Space, una guida al design di ambienti basato su un approccio creativo, ritiene che la risposta a questa domanda sia "no".

"Le esigenze dei lavoratori rimangono coerenti", dichiara Doorley. Doorley inoltre delinea un insieme di requisiti dell'ambiente di lavoro cui attribuisce un certo grado di stabilità nel corso del tempo: "Le persone cercano un senso di appartenenza, necessitano di spazi privati e accoglienti e hanno bisogno di aree dedicate in cui riporre i propri strumenti".

Views of the flexible spaces within the Hasso Plattner Institute of Design at Stanford, or

Vista degli spazi flessibili all'interno dell'Hasso Plattner Institute of Design di Stanford, o “ d.school ”, come viene comunemente chiamato. 
(Foto di Noah Webb)

Greg Parsons, direttore creativo di Herman Miller per Global Work, è d'accordo con questa visione. "Ci siamo resi conto che è inutile cercare di prevedere le tendenze future, così abbiamo puntato a qualcosa di immutabile: l'umana esperienza". Parsons aggiunge: "Facciamo progetti per il sistema operativo umano".

È chiaro che, quando si parla di ambiente di lavoro, il "sistema operativo umano" si caratterizza per una serie di requisiti specifici. "Non vi è alcun dubbio sul fatto che, per sopravvivere, agli esseri umani servono acqua e ossigeno", dichiara Edward L. Deci, professore di psicologia presso la University of Rochester, il quale si è occupato di motivazione umana sul posto di lavoro. "Ma non è solo il corpo ad avere esigenze specifiche. C'è anche la nostra mente".

Nell'ambito della progettazione del suo Living Office, il nuovo approccio Herman Miller orientato alla creazione di ambienti di lavoro incentrati sull'utente, Parsons e il suo team hanno assimilato diverse teorie e prospettive su quali siano fattori motivanti sul posto di lavoro. La loro conclusione è che gli utenti sono alla ricerca di un senso di sicurezza, appartenenza, autonomia, realizzazione, status e adeguatezza allo scopo.

Secondo Deci, il tutto può essere spiegato con il funzionamento delle persone. Egli sostiene che, per vivere il mondo in modo sano e produttivo, gli individui hanno bisogno di un senso di competenza rispetto al proprio lavoro, un senso di affinità con altre persone e un senso di autonomia. "La ricerca dimostra che, nel momento in cui gli utenti percepiscono un senso di autonomia nel proprio ambiente di lavoro, cominciano a lavorare in modo più efficiente", conferma Deci. "Le persone che agiscono in modo autonomo sono psicologicamente più equilibrate".

Tuttavia, bisogna chiedersi se questo equilibrio psicologico possa essere raggiunto in un ambiente d'ufficio che deve prestarsi all'esecuzione di mansioni di diverso tipo da parte di operatori con diverse personalità. La situazione si fa ancora più complessa quando gli stessi lavoratori hanno esigenze diverse in momenti diversi; per esempio, momenti di calma e concentrazione, momenti di attività, e momenti di riflessione e collaborazione. È possibile trovare un terreno comune per tutti questi input apparentemente contraddittori?

Secondo Parsons, la risposta sta nell'equilibrio.

Gli ambienti d'ufficio più efficienti offrono una ponderata serie di ambienti di lavoro e sono in grado di stabilire un equilibrio ottimale tra i bisogni psicologici degli individui e gli standard operativi richiesti. "Un ufficio interamente open plan è inefficace", dichiara Parsons. "Ma anche gli uffici 'chiusi' che utilizzavamo in passato si sono rivelati inefficaci. Quello che ci occorre è la giusta combinazione. E non è solo una questione di 'aperto' o 'chiuso'. Piuttosto, dobbiamo trovare il perfetto equilibrio tra formale e informale, coerenza e adattabilità, uniformità e diversità".

Poiché le persone si trovano a lavorare a diversi progetti all'interno di un unico ambiente di lavoro, raggiungere e mantenere questo equilibrio ottimale può essere una vera sfida. Un team di vendita dinamico che intenda incrementare le chiamate di vendita per raggiungere il proprio target di fatturato mensile avrà bisogno di un ambiente di lavoro specifico, che va ben oltre le abilità dei programmatori nel risolvere un problema di codifica relativamente complesso o una consulenza in videoconferenza per valutare le esigenze specifiche dei clienti.

Tuttavia, combinando diverse tipologie di ambiente di lavoro in un singolo ufficio, un'azienda ha la possibilità di creare l'equilibrio perfetto per tutti i suoi dipendenti, sostiene Parsons. "Solo se riusciamo a comprendere come trovare un equilibrio tra le persone e il proprio lavoro (per esempio, comprendere quando è necessario privilegiare la coerenza rispetto all'adattabilità o quando una specifica mansione richiede un ambiente operativo a configurazione aperta o chiusa) potremo iniziare davvero a creare un equilibrio tra gli spazi, per consentire agli individui di svolgere agevolmente le proprie mansioni specifiche".

Diversamente dai "vecchi" uffici basati su postazioni individuali o dai reazionari design "open plan", Parsons e il team Living Office hanno immaginato un ufficio equilibrato, in cui potessero coesistere diverse configurazioni operative, liberamente selezionabili dagli utenti durante la giornata lavorativa e in base alle loro esigenze specifiche. Questo offre loro la massima flessibilità di scelta, coerentemente con la mansione che si trovano a svolgere o il risultato che vogliono raggiungere.

Il team Herman Miller ha progettato dieci diverse configurazioni, ognuna delle quali può essere ottimizzata in base a finalità, attitudini degli utenti e tipo di attività. Queste configurazioni possono essere messe in pratica per creare un ambiente di lavoro di tipo "olistico". Per esempio, la configurazione Haven (Rifugio) consiste in uno spazio privato progettato per favorire la concentrazione o semplicemente offrire all'utente uno spazio in cui rilassarsi. La configurazione Hive (Alveare) non è dissimile da uno spazio di "co-working" capace di adattarsi ad attività individuali o attività che presuppongono l'interazione informale e la collaborazione tra colleghi. La configurazione Clubhouse offre diverse tipologie di ambienti operativi, l'uno in prossimità dell'altro, per fornire una base comune ai team che si trovano a collaborare insieme.

"A volte siamo alla ricerca di un po' di riposo, a volte di socializzazione, a volte di interazione e confronto, mentre altre volte l'unica cosa che vogliamo è distendere le gambe su una poltrona ed essere lasciati in pace", dichiara Primo Orpilla, direttore dello studio di architettura O+A. Lo studio O+A ha progettato uffici per numerose aziende leader nel settore tecnologico, come Facebook, Yelp, e AOL.

O+A utilizza il termine "topologia" per descrivere configurazioni dal design intenzionalmente variabile all'interno di un unico ambiente di lavoro.

"Gli utenti dimostrano diversi livelli di ritualismo e flessibilità in base alle mansioni che si trovano a svolgere quotidianamente", dichiara Orpilla. In un dato giorno, alcuni potrebbero iniziare la giornata lavorativa andando a prendere un caffè o scambiando quattro chiacchiere con i colleghi, mentre altri preferiscono mettersi subito al lavoro per completare un progetto importante. "Il nostro obiettivo è offrire loro uno spazio in grado di adattarsi a tutti questi rituali e all'umore degli utenti nel corso della giornata", aggiunge Orpilla.

“Un ufficio interamente open plan è inefficace. "Ma anche gli uffici 'chiusi' che utilizzavamo in passato si sono rivelati inefficaci. Quello che ci occorre è la giusta combinazione.”

—  Greg Parsons

The O+A-designed offices of Cisco, Yelp, and Open Table (clockwise, from top). (Photos by Jasper Sanidad)

Gli uffici di Cisco, Yelp e Open Table (dall'alto, in senso orario) progettati da O+A. 
(Foto di Jasper Sanidad)

Gli uffici di O+A dispongono di ampie aree "open plan", ma sono completati da una serie di flessibili aree riunioni, aree lounge, cabine telefoniche, aree per la socializzazione, oltre che da tavoli ad altezza utente per meeting improvvisati in corridoio. In linea di massima, l'azienda puntava inizialmente ad avere una sala riunioni ogni 20 dipendenti. Tuttavia, alla luce dei fatti, gli uffici di O+A dispongono di una sala riunioni ogni 5-7 dipendenti, racconta Orpilla. Anziché dover prenotare una sala riunioni tramite il sistema centrale, con il rischio di trovarla sempre occupata, gli utenti possono scegliere di riunirsi e collaborare in pieno movimento.

Questo tipo di ufficio dinamico sta acquisendo sempre più popolarità, soprattutto nella Silicon Valley, area molto nota per la presenza di campus aziendali con campetti da beach volley e sale massaggi. Tuttavia, mantenere il giusto equilibrio rimane fondamentale anche in un ambiente apparentemente così progredito. È possibile progettare uno spazio capace di favorire l'interazione, che tuttavia può rivelarsi inefficace se gli utenti iniziano a lavorare da casa per poter usufruire di brevi momenti di pausa e inattività. Un ufficio può avere tutti i tavoli da ping pong di questo mondo ma, se i dipendenti finiscono per andare al bar dietro l'angolo per organizzare piccoli meeting, è evidente che questo tipo di ufficio non è funzionale per loro.

In ultima analisi, i dipendenti devono poter investire nella configurazione del proprio ufficio e scegliere liberamente che uso farne.

"Ipoteticamente, potremmo svolgere il nostro lavoro ovunque ci troviamo", aggiunge Scott Witthoft, co-autore di Make Space. "Uno degli aspetti salienti negli spazi che abbiamo progettato è rappresentato dal reale beneficio associato alla creazione di occasioni di interazione casuale, in cui gli utenti possono raggiungere facilmente i colleghi, discutere e scambiarsi idee, come se si incontrassero per strada".

È questo tipo di interazione spontanea che Parsons considera inestimabile nell'ufficio moderno.

"Negli anni '50 e '60 ci limitavamo a mettere le persone in fila, assegnando a ciascuna di loro una specifica mansione. Si trattava sostanzialmente di una linea di assemblaggio basata sulla trasmissione di informazioni. Il lavoro era ripetitivo e orientato al processo, e il modello di riferimento era quello della fabbrica tradizionale", spiega Parsons. "Oggi, invece, l'innovazione è importante per favorire la creatività e la nascita di nuove idee. Le modalità di gestione delle persone sono completamente diverse. Bisogna promuovere la libertà, il cambiamento e la varietà".

Dal punto di vista strutturale e della manutenzione, l'installazione dello stesso gruppo di scrivanie o postazioni all'interno del medesimo ambiente può apparire allettante per le aziende, poiché semplifica le esigenze di riconfigurazione e manutenzione. Tuttavia, Parsons sostiene che potrebbe essere più efficace installare diversi tipi di ambienti operativi all'interno di un unico spazio.

"In passato, queste postazioni individuali erano riservate a tutti i dipendenti dell'ufficio, con la conseguenza che circa il 70% delle postazioni rimaneva inoccupato. A nostro avviso, chi lavora preferisce godere della massima libertà di movimento e disporre di uno spazio specifico a cui rimanere ancorato. Gli spazi ben utilizzati risultano anche più economici. È possibile spendere meno offrendo agli utenti ciò che effettivamente desiderano e giudicano importante", dice Parsons.

Designed by O+A, Cisco's San Francisco offices offer a varied

Progettati da O+A, gli uffici Cisco di San Francisco offrono una “topologia” variabile per i lavoratori.
(Foto di Jasper Sanidad)

Inoltre, nei settori più competitivi, la presenza di ambienti di lavoro flessibili e attraenti può rafforzare la "bottom line" in un altro modo: Orpilla ritiene che questo favorirebbe nuove assunzioni e migliorerebbe il tasso di permanenza nell'azienda degli attuali dipendenti.

"Gli utenti amano trascorrere il loro tempo in questo tipo di ambiente", ricorda Orpilla.

In ultima analisi, un ambiente di lavoro equilibrato è in grado di soddisfare un maggior numero di esigenze rispetto a una configurazione con postazioni singole o scrivanie aperte. Parsons riprende il tradizionale modello monolitico del "complessivamente efficiente, ma carente nelle specifiche".

Si tratta dell'errore che viene commesso spesso in molti uffici: la ricerca di una soluzione univoca per tutti i dipendenti e tutti i team. Tuttavia, raggiungere il giusto equilibrio non significa necessariamente aggiungere una molteplicità di requisiti per trovare il giusto compromesso. La chiave sta piuttosto nella creazione di una maggiore varietà di soluzioni.

"Ho trovato molto più proficuo abbinare diversi estremi anziché cercare una sorta di terreno comune", dichiara Doorley.

In un certo senso, è un lusso dell'era digitale il fatto che le aziende abbiano la possibilità di iniziare a progettare i propri ambienti, privilegiando le persone anziché le proprie esigenze in termini di strumenti e attrezzature. E, se le lezioni di biologia ci hanno insegnato qualcosa, questo è che tutti gli esseri viventi hanno bisogno di una forma di equilibrio. 

  1. Meghan Edwards, "What Is Authentic Design in the Mobile Workplace?"
    Interior Design, 11 novembre 2014.
  2. Jonathan Mahler, "Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing",
    The New York Times, 9 novembre 2014.
  3. Marti Trewe, "Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not",
    The American Genius, 5 novembre 2014.
  4. Steelcase, "The Privacy Crisis", 360 Magazine, numero 68.
  5. Cisco, “Connected World Technology 2014 Report,” Cisco Systems, Inc., novembre 2014.