Kan de inrichting van een kantoor bedrijfswaarden bevorderen?

Als je op een grijze ochtend in Boston het kantoor van MASS Design Group binnenloopt, is het net of je een sprookje binnenwandelt. Felgeel en wit geverfde wanden zijn volgehangen met voorwerpen uit Rwanda en Haïti. Weelderige planten fleuren donkere hoeken op – groene gasten uit de gebieden waar MASS ziekenhuizen en scholen gebouwd heeft. Grote ramen geven de ruimte een licht en luchtig gevoel, waardoor het meer hoogzomer lijkt dan de vroege lente.

De ruimte voelt anders. Speciaal. Het soort plek waar iemand iets belangrijks kan doen. Op het kantoor van MASS, een architectenbureau zonder winstoogmerk, is dat precies wat er gebeurt. De volle omvang van de wereldwijde impact van het bedrijf is te zien op foto’s die aan de wanden hangen: een locatie in Malawi waar aanstaande moeders zich kunnen voorbereiden op de bevalling; een cholerabehandelcentrum in Haïti; een ziekenhuis in Rwanda dat oprichters Michael Murphy en Alan Ricks hebben ontworpen toen ze nog studeerden.

“Dat was zo’n krachtige ervaring, waaruit bleek welke waarde design aan de wereld kan toevoegen,” vertelt Ricks. “Daar wilden we graag mee doorgaan. We leidden MASS van een kleine groep vrijwilligers naar een non-profitorganisatie van meer dan 75 mensen die in tientallen landen actief zijn.”

Tegenwoordig streeft het team van MASS ernaar om schitterend, functioneel ontwerp te brengen naar de mensen die er het meeste van profiteren – zieken, gehandicapten en hun mantelzorgers.

“Bij elk project stellen we ons de vraag, ‘Welk effect hebben architectuur en design op onze lichamelijke, mentale en emotionele gezondheid?’” aldus mede-oprichter Michael Murphy. “We willen weten hoe je het gedrag van een kantooromgeving kunt vormgeven en we willen productiviteit en zelfmotivatie begrijpen. Hoe meten we die dingen? Hoe ontwerpen we ruimtes die dat stimuleren?”

Herstart van de werkplek

Toen het team van MASS deze vragen stelde over hun eigen werkplek – een ruim gebouw in loft-stijl waar ze onlangs naartoe verhuisd waren – waren ze helemaal niet zo tevreden met de antwoorden. De ruimte was opgedeeld in drie afzonderlijke gebieden die mensen van elkaar isoleerden – niet goed voor een stel architecten en ontwerpers die graag lachen, levendig discussiëren en diepe gesprekken voeren.

“Toen we naar dit kantoor verhuisden, hadden veel ruimte maar geen specifieke soorten werkplekken,” aldus Patricia Gruits, Director of Research bij MASS. “We hadden bureaus en een keuken, maar we konden mensen niet op productieve wijze samenbrengen en we konden niet de soorten werk faciliteren die we moesten doen.”

En gelet op hun overtuiging dat ruimte vormgeeft aan gedrag, wisten Murphy en Ricks dat ze het ontwerp van hun werkplek moesten heroverwegen. “We proberen een organisatie te cultiveren waarin enkele van de meest getalenteerde ontwerpers werken aan de moeilijkste uitdagingen,” aldus Ricks. “We willen dat onze omgeving mensen in staat stelt om te presteren. En daarvoor is het van kritiek belang om kantoorruimtes te hebben die de missie van onze groep ondersteunen.”

Wetende dat een disfunctionele kantooromgeving hen niet hielp te pleiten voor de rol van design in het verbeteren van het leven van mensen, schakelden Murphy en Ricks de hulp in van Herman Miller. Deze organisaties delen de overtuiging dat design zowel holistisch als humanistisch moet zijn. De methodologie van Herman Miller om deze overtuiging om te zetten in realiteit is Living Office – een op onderzoek gebaseerde aanpak waarmee organisaties werkplekken kunnen creëren die efficiënt, comfortabel en inspirerend zijn.

Als onderdeel van deze aanpak werken de Living Office-specialisten van Herman Miller samen met ontwerpers aan het verfijnen van elk element van een werkplek, zodat het volledig weerspiegelt wie mensen zijn en hun werk verbetert. Op deze manier onderstreept het kantoor het organisatiedoel en helpt het iedereen zijn doelen te bereiken.

Living Office ontdekt

Om dit herontwerpproces op te starten, begeleidden de Living Office-specialisten het team van MASS door het Living Office-ontdekkingsproces. Gedurende deze workshop werkte het management van MASS met Herman Miller aan het identificeren van hun karakter, activiteiten en doel – wie ze zijn, wat ze doen en waarom ze dat doen.

Via deze activiteiten ontdekte het team een kloof tussen hun zeer collaboratieve werkstijl – informele praatjes, langere gesprekken en regelmatige werksessies waarbij ze zich opsplitsen en uiteindelijk complexe taken oplossen – en het isolerende ontwerp van hun werkplek. Om deze situatie te verhelpen, werkte het team van MASS samen met Herman Miller aan het in kaart brengen van hun activiteiten in specifieke opstellingen die hen zouden helpen effectiever samen te werken.

Om deze inspanningen vervolgens aan te vullen, nam MASS Herman Miller in de arm om gedegen onderzoek op locatie uit te voeren met waarnemingen en diepgaande enquêtes onder management en personeel, om te meten hoe goed de werkplek mensen in hun werk ondersteunde. Herman Miller bestudeerde ook het vermogen van de werkplek om de bedrijfsprioriteiten te stimuleren, onder meer het versterken van de band tussen mensen en het merk MASS, om het voor het team gemakkelijker te maken om wanneer en waar dan ook te werken. Toen het onderzoek was afgerond, presenteerde Herman Miller een rapport aan MASS met gedetailleerde bevindingen van vóór, tijdens en na het herontwerp van het Living Office, waaronder een analyse van de meest statistisch significante resultaten.

Een ruime, lichte Plaza trekt mensen uit alle delen van het kantoor aan. Hier is mede-oprichter Alan Ricks regelmatig te vinden aan een hoge tafel, werkend aan zijn laptop, pratend met mensen die passeren voor een koffie of een tussendoortje. Ricks leidt hier ook de maandelijkse teamvergaderingen. Er voldoende ruimte om contacten te leggen, bij te praten over het werk en op de hoogte te blijven over de missie van MASS.

“Soms kun je het overzicht weleens verliezen als je in Boston werkt aan een project in het buitenland,” zo vertelt Gruits. “Een van de manieren waarop we de impact van ons werk echt kunnen begrijpen, is de resultaten van die projecten met elkaar te delen. Het is ontzettend belangrijk om een moment te pakken om succes te vieren en uitdagingen te delen.”

Een van de verbeteringen die MASS heeft waargenomen, zijn sterkere verbindingen tussen mensen en hun werk.  “De balans tussen de werkruimtes, privéruimtes en vergaderruimtes faciliteert de talloze interacties die gedurende de dag plaatsvinden en zorgt voor een stimulerende omgeving,” aldus Ricks. “Door te investeren in het creëren van diverse ruimtes waar je sociale interacties faciliteert, zijn we echt veranderd.”

“Ik heb het gehad over het ontwerpen van een kantoor rond activiteit en productiviteit en het creëren van gevarieerde omgevingen die geschikt zijn voor het soort interacties dat gedurende de dag plaatsvindt,” aldus Scovel. “We hebben een kantoor gecreëerd met verschillende ruimtes – privékantoren, werkstations met lagere wanden zodat mensen in contact kunnen komen met elkaar en gedeelde tafels waar mensen een paar uur kunnen komen werken.”

Het is een werkplek die veel lijkt op het kantoor van MASS, waar Scovel het team van BHCHP rondleidde om ze te helpen begrijpen welke impact design kan hebben. “Dat was echt het moment waarop ze zich realiseerden hoe gemakkelijk werk en interactie kunnen gebeuren wanneer de omgeving rondom mensen is ontworpen,” aldus Scovel. “En het zorgde ervoor dat het niet over het jargon ging en niet over de intimiderende ideeën van hippe ontwerpers. Dit maakte het echt voor hen.”

Nu heeft het financiële team van BHCHP verschillende soorten opstellingen waarin ze met elkaar in contact kunnen komen, gesprekken kunnen voeren en antwoorden kunnen krijgen op vragen die hun werk in de weg staan – basale vormen van communicatie die niet vanzelfsprekend waren in hun oude kantoor. In de schaduw van een muurschildering van BHCHP-president en oprichter dr. James O’Connell die een patiënt in de straten van Boston helpt, hebben de BHCHP-medewerkers een constante herinnering aan hun doel en zijn ze beter toegerust om dat samen te realiseren.