O design do escritório pode criar um espírito comunitário?

Estudo de caso da Tavistock Development Company


Orlando, Florida, US

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As pessoas almoçam na Praça Tavistock Desenvolvimento Company. O espaço é equipado com cadeiras vermelhas Eames Shell. Selecione para reproduzir um vídeo de estudo de caso.

Estudos de caso

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Estudo de caso: Tavistock Development Company

Ao se tornar uma parceira da Herman Miller, a Tavistock Development Company criou um escritório que desenvolve um senso de comunidade nas pessoas que trabalham ali.

Na Tavistock Development Company as pessoas não almoçam em suas mesas. Por que o fariam, se eles podem desfrutar de uma refeição na copa envidraçada e iluminada da incorporadora? Com palmeiras que descansam sob o céu azul da Flórida ao fundo, os contadores se misturam com gerentes de projeto, os assistentes administrativos riem com advogados e especialistas em marketing se reúnem com os planejadores urbanos. Pessoas que normalmente não passariam muito tempo juntas durante o horário de trabalho vislumbram o que os outros estão fazendo no trabalho, e se divertem com isso.

Mas isso não foi sempre assim. Antes que o presidente da Tavistock, Jim Zboril, e sua equipe tomassem a decisão de consolidar três escritórios diferentes em um local só, era quase impossível que as pessoas se juntassem para qualquer tipo de ocasião, inclusive o almoço. A Diretora de Recursos Humanos da Tavistock, Karen Duerr, lembra uma tentativa fracassada de reunir todos em uma sala de conferências para chuparem picolés em um dos dias mais quentes do ano. "Foi muito estranho", diz ela. "Havia 50 pessoas apertadas em uma sala projetada para cerca de cinco".

Os escritórios espalhados e subdimensionados da Tavistock também não possuíam espaço suficiente para que as pessoas fizessem seu trabalho efetivamente, tanto juntos como sozinhos. Fora um punhado de salas de conferências muito parecidas, uma sala de descanso fora de mão e um saguão que não oferecia privacidade suficiente para discussões confidenciais, os funcionários não tinham onde trabalhar juntos em seus projetos de desenvolvimento de comunidades.

"Minha equipe executiva e eu monopolizávamos todas as salas de conferências", diz Zboril. "As pessoas que realmente estavam fazendo todo o trabalho não tinham acesso a espaços colaborativos". Os funcionários agendavam reuniões importantes fora da empresa, uma prática que estava se tornando um desperdício tanto na eficiência como no orçamento.

Na opinião de Zboril, aqueles desafios sinalizavam um problema muito mais profundo do que ineficiências e inconvenientes. Se a Tavistock queria manter a sua reputação como uma empresa que cria comunidades inspiradoras e acolhedoras para os clientes, precisaria fazer o mesmo por seus funcionários.

Zboril e sua equipe de gestão sabiam que precisavam reunir todos em um só lugar, e o Town Center, parte do seu popular empreendimento em fase de lançamento no Lago Nona, era o local ideal. O próximo passo — planejar um local de trabalho que ajudasse os funcionários a interagir mais uns com os outros — não era tão simples. A Tavistock recrutou a Herman Miller e a Little Diversified Architectural Consulting (Little), de Orlando, para ajudar.

 "Quando visitamos a sede da Herman Miller em West Michigan, uma das coisas que nos inspirou imediatamente foi a energia", diz Zboril. "Entramos no local em um dia triste de inverno, e ele estava vivo, iluminado, e havia uma vibração contagiante. Isso era algo que precisávamos levar de volta para o nosso ambiente. Começamos a analisar os diferentes tipos de espaços que eles tinham, e a pensar sobre como poderíamos criá-los para nossas próprias necessidades na Flórida."

Os espaços que Zboril lembra de ver são chamados de configurações — apenas uma parte da abordagem do Living Office da Herman Miller para criar locais de trabalho onde pessoas e organizações possam prosperar. O Living Office fornece às organizações uma estrutura para criar configurações baseadas nas necessidades e nas atividades diárias de trabalho das pessoas. Equipadas com um mix personalizado de mobiliário e equipamentos, essas configurações podem desencadear o potencial das pessoas para serem mais criativas, colaborativas e envolvidas em seu trabalho.

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O desenvolvimento do Living Office

A Herman Miller convidou a Tavistock para participar de um projeto de pesquisa para estudar a eficácia do local de trabalho da Tavistock antes, durante e após a implementação do Living Office. Essa abordagem baseada em pesquisa alinhava-se com a própria prática da Tavistock de usar dados para informar os projetos de desenvolvimento comunitário.

Como parte da pesquisa, a Herman Miller guiou os funcionários e líderes pelo processo de descoberta do Living Office. Essa oficina ajuda as organizações a identificar o seu propósito, prioridades de negócios, personalidade e atividades.

Os líderes da empresa iniciaram o processo identificando os principais objetivos organizacionais que eles esperavam que o novo local de trabalho os ajudasse a alcançar. Eles incluiam construir um senso mais forte de comunidade entre os funcionários, aumentar a eficiência e atrair e reter os melhores talentos.

As pessoas se reúnem para olhar gráficos na parede.

Durante o processo de descoberta do Living Office, os funcionários da Tavistock identificaram as atividades de trabalho que eram apoiadas ou não pelo local de trabalho que ocupavam.

Três pessoas sentam-se em uma área de lounge com cadeiras e sofás reclinados.

No seu novo local de trabalho, os funcionários da Tavistock têm opções de configurações — incluindo a Cove (Baía) — onde podem conversar, socializar ou trabalhar juntos para resolver problemas.

Para a Tavistock, o próximo passo foi identificar as disparidades entre as atividades de trabalho diárias e o local de trabalho. Um grupo de funcionários estudou uma lista de 10 atividades comuns, identificou as mais críticas para suas atividades e mapeou essas atividades em relação às configurações que melhor os apoiariam.

Para complementar esses esforços, os pesquisadores da Herman Miller realizaram pesquisas sobre a eficácia do local de trabalho com os gestores e os funcionários da empresa, observaram os comportamentos das pessoas e juntaram-se aos funcionários para fotografar os elementos do espaço que eram apropriados ou não.

Os resultados dessa pesquisa demonstraram que o novo espaço precisaria possibilitar as atividades altamente colaborativas que os funcionários da Tavistock realizam ao longo do dia. Elas incluem longas conversas, períodos mais longos de trabalho colaborativo de desenvolvimento de projetos e discussões rápidas e improvisadas — atividades conhecidas como Converse (Conversar), Co-Create (Cocriação), Divide & Conquer (Dividir e conquistar) e Chat (Bate-papos) no jargão do Living Office.

"Nós já percebíamos que estávamos em três edifícios diferentes, então não estávamos próximos e colaborando como deveríamos fazer", diz a Diretora de Recursos Humanos Karen Duerr. "A pesquisa reforçou como são importantes esses tipos de interações para o nosso trabalho."

Configurações em construção

"A Herman Miller nos apresentou a essa noção de proporcionar formas alternativas de trabalhar", diz Ralph Ireland, vice-presidente de desenvolvimento da Tavistock. "Por exemplo, em nosso antigo escritório, eu tinha a opção de trabalhar fechado no meu escritório ou em uma sala de conferências. Agora, eu tenho umas 10 ou 12 opções. Este é um ambiente que permite trabalhar da maneira que se quiser trabalhar em um determinado momento."

Um gráfico mostrando o número de configurações do escritório antes e depois do novo mobiliário.

Cada um dos oito tipos de configurações do Living Office da Tavistock foi projetado intencionalmente para apoiar os diferentes tipos de trabalho individual e em grupo. Uma dessas configurações é a Workshop (Oficina) — chamada pelos funcionários da Tavistock de "sala de brainstorming". O espaço é grande o suficiente para toda a equipe da Engenharia se reunir e discutir um projeto. E com uma mescla de mobiliário planejado para melhorar o trabalho criativo colaborativo, as pessoas podem então se separar em equipes menores para concluir tarefas específicas (uma atividade do Living Office chamada de Divide & Conquer).

No Workshop, as pessoas se juntam em torno de uma mesa de trabalho longa e alta, analisando plantas para novos projetos de incorporação. Grandes monitores flanqueiam o entorno, permitindo que as pessoas revejam projetos digitalmente e façam mudanças em tempo real. E se alguém precisar atender a um telefonema, pode se deslocar para um conjunto próximo de cadeiras de lounge.

"A sala de brainstorming é tudo em um só lugar", diz Cristyann Courtney, uma Administradora de Projetos da Tavistock. "Você tem quadros brancos, o que é útil quando estamos tentando pensar no fluxo de um processo. Nós também temos muitos monitores, e devido à forma como o espaço é disposto, todo mundo tem uma visão clara de tudo o que está sendo apresentado. Isso nos dá uma ótima oportunidade para trabalhar com as coisas ao vivo e ser mais eficiente."

As pessoas trabalham e conversam em um escritório aberto com cadeiras Setu e poltronas.

Nessa configuração Workshop, os funcionários trabalham simultaneamente em várias partes de um projeto — esboçando ideias em um quadro branco, revisando plantas baixas em uma mesa alta e distanciando-se do grupo para ter conversas particulares.

 

Além da Workshop, o escritório oferece diversos locais onde as pessoas podem trabalhar juntas. Quando um papo rápido na estação de trabalho torna-se uma discussão mais longa, as pessoas podem se deslocar para as configurações Cove, espaços semifechados que proporcionam privacidade e espaço necessários para compartilhar ideias. Algumas das Coves da Tavistock estão equipadas com assentos para lounge para conversas casuais. Outras apresentam mesas altas para trabalhar em pé e grandes monitores para compartilhar trabalhos em andamento. Nessas configurações, as pessoas podem ter conversas longas sobre seu trabalho sem distrair os colegas próximos.

Um gráfico mostrando a quantidade de atividades de trabalho apoiadas antes e depois da reforma.

A copa central (também conhecida como configuração Plaza (Praça)) oferece um lugar alternativo para as pessoas se reunirem para conversas sobre qualquer coisa, desde os planos de desenvolvimento até os planos para o fim de semana. Na Plaza, a socialização e o trabalho convergem — atividades que acontecem em reuniões de happy hour, festa relâmpago para celebrar novos negócios e comemorações mensais sobre curiosidades da Tavistock ou concursos de fantasia.

"Após a mudança, fiz aos funcionários várias perguntas sobre as novas políticas de RH que faziam mais diferença para eles", diz Debbie DeMars, vice-presidente de recursos humanos e operações internas. "Havia coisas na lista tais como dias adicionais para descanso remunerado e horas de trabalho flexíveis. Mas as pessoas disseram que a maior diferença foi a copa e os encontros que temos lá. É bacana, e as pessoas estão orgulhosas dela. E é uma maneira de dizermos às pessoas o que está acontecendo na empresa."

Um projeto de espaço pessoal

Para ajudar os funcionários a se sentirem bem confortáveis ​​para "tornar o espaço deles", Zboril e equipe trabalharam com a Herman Miller e a empresa de arquitetura e design Little para garantir que o escritório tivesse o conjunto de configurações equilibradas onde as pessoas pudessem trabalhar juntas, mas também se separassem para se concentrar em tarefas como a leitura de um documento longo e confidencial ou a elaboração de uma proposta.

No novo escritório, quando as pessoas precisam sair do burburinho da atividade no escritório principal, elas podem procurar uma trégua nos ambientes fechados da configuração Haven (Refúgio). Lá alguém pode passar algumas horas trabalhando em um laptop, conversando por telefone ou refletindo sobre um problema complicado.

As estações de trabalho dos funcionários também são equipadas para ajudar as pessoas a focar no seu trabalho por longos períodos de tempo, e, então, atender rapidamente quando um colega aparece com uma pergunta. A combinação ultra-ergonômica de mesas Renew Sit-to-Stand, suportes Flo Monitor e cadeiras Embody mantém as pessoas mais ativas ao longo do dia e lhes dá a flexibilidade de colocar os dispositivos eletrônicos em posições confortáveis para a visualização.

"Eu reviro minha mesa de cima para baixo constantemente ao longo do dia", diz a administradora de projetos, Christyann Courtney. "Se eu precisar de muita concentração, eu me sento. Mas se alguém chegar à minha mesa, eu imediatamente a levanto e, então, ficamos em pé juntos. Parece mesmo uma maneira mais natural de compartilhar o espaço."

Duas pessoas conversam enquanto olha para um monitor em uma mesa de pé.

As considerações de design ergonômico, como as mesas sit-to-stand, encorajam transições saudáveis entre sentado e levantado, e entre o trabalho focado e colaborativo.

O caminho para a prosperidade

Acomodações como estações de trabalho ergonômicas e um ambiente de escritório mais diversificado e aberto ajudam as pessoas a se conectarem mais e a trabalhar melhor, e ao mesmo tempo permitem à Tavistock atingir metas comerciais críticas, como o aumento da eficiência.

Para Rashesh Thakkar, diretor gerente sênior, resultados como esses são uma grata surpresa. "Inicialmente, não estava convencido com a ideia de um escritório mais aberto", diz Thakkar. "Mas eu vejo que a flexibilidade do novo espaço é revigorante. As pessoas parecem mais inspiradas e felizes. Tudo isso é bom para a produtividade."

Dados que mostram a quantidade de funcionários que se sentem produtivos após as novas configurações do escritório.

Outro fator motivador para o novo escritório foi melhorar a capacidade da empresa de atrair — e manter — empregados talentosos. "Nos últimos dois anos antes da mudança a nossa taxa de rotatividade foi de 26%", diz DeMars. "Agora nossa taxa de rotatividade é de 10% ao ano."

Os funcionários do escritório sentam-se em cadeiras Eames e conversam em uma mesa.

Desde jantares a celebrações e até reuniões, os funcionários da Tavistock podem ter diferentes atividades sociais na copa. As pesquisas após a mudança indicam que a configuração multifuncional é uma das principais razões pelas quais os funcionários gostam do novo local de trabalho.

DeMars atribui essa melhoria dramática na retenção "aos intangíveis". "Não é só o salário, não é só o tempo livre", diz DeMars. "Tem a ver com sentir-se bem quando você vai trabalhar. É ter orgulho e espírito de grupo."

Gráficos separados mostrando os sentimentos dos funcionários antes e depois de novas renovações.
Um gráfico de barras comparando como os funcionários da Tavistock sentem seu local de trabalho reflete a imagem corporativa antes e depois da adoção de um escritório Living Office.

Todas essas mudanças culminaram em uma melhoria significativa na efetividade geral do local de trabalho e na satisfação dos funcionários com a Tavistock. Para quantificar essa melhoria, a Herman Miller orientou os líderes e funcionários na pesquisa da Leesman. Enquanto as acomodações anteriores da Tavistock obtiveram 48,7 em 100 no Índice Leesman, a nova sede recebeu 85,5 pontos, mais de 25 pontos acima dos 60,7 do Leesman Global Benchmark. Essa excelente classificação deu à Tavistock a certificação Leesman+.

Para o presidente da Tavistock, Jim Zboril, isso significa que ele e sua equipe realizaram a missão de criar um local de trabalho que reflita melhor os valores da empresa. "Este escritório confirma que praticamos o que pregamos em nossos projetos de desenvolvimento comunitário", diz Zboril. "É projetado ao redor das pessoas, e você pode perceber isso quando vem aqui. Eu acho que é algo muito poderoso."