Può il design dell’ufficio migliorare l’efficienza?

Caso di studio: Harry’s


New York City, New York, US

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La precedente sede di Harry’s era essenzialmente un unico ambiente di lavoro simile a una caverna, un loft da 280 metri quadrati nel quartiere SoHo a New York. Lo spazio andava abbastanza bene nei primi tempi di vita dell’azienda. L’“open office” si prestava all’interazione e, poiché i dipendenti non erano molti, c’era abbastanza spazio perché le persone potessero isolarsi dalla mischia. Ma quando l’azienda crebbe fino a raggiungere i 65 dipendenti, il luogo di lavoro perse parte del suo fascino. I business analyst fissavano i loro fogli di lavoro accanto a rumorosi addetti all’assistenza clienti, mentre campioni di prodotti e materiali di imballaggio tracimavano fino alla reception.

“Era una cosa febbrile”, ricorda Scott Newlin, Design Director dell’azienda di prodotti da uomo per la cura della persona. “Tutta quell’energia crea un grande impulso, ma danneggia la quotidianità, quando stai solo provando ad avere una conversazione telefonica e non ci riesci”.

Inefficienza: il costo di accontentarsi

Afflitte dall’esasperante brusio di conversazioni e attività, le persone cercavano rifugio nel corridoi e lungo le rampe di scale esterne all’ufficio, per avere conversazioni private e fare telefonate. Le riunioni erano un altro problema. Con due sole sale riunioni da condividere, le persone erano costrette a riunirsi nel montacarichi.

“Ci riunivamo là in pieno inverno, vestiti con i cappotti e seduti attorno a un piccolo tavolo di cartone al centro”, ricorda Jeff Raider, co-fondatore e co-CEO. “A quel punto abbiamo deciso che ci serviva più spazio condiviso”.

Le persone si riuniscono attorno a un tavolo da conferenza in una stanza illuminata dal sole per conversare.

Il design del nuovo spazio doveva conservare la vivacità del vecchio ufficio, ma anche permettere alle persone di lavorare al meglio.

Non era solo la scomodità di riunirsi nel montacarichi che spinse l’azienda a cercare una nuova sistemazione. L’ufficio di Harry’s stava smorzando la creatività collaborativa che aveva aiutato la start-up a crescere dai due ragazzi con un’idea per migliorare l’esperienza di rasatura a un business di successo.

“Sono pochi quelli nella nostra azienda che possono vedere un progetto dal suo inizio alla fine”, dice Raider. “Riguarda quasi sempre un lavoro di gruppo. Ma nel nostro vecchio spazio eravamo vincolati. Dovevamo dedicare gran parte dell’ufficio alle scrivanie e agli spazi di lavoro individuali e questo non lasciava molto spazio perché le persone potessero riunirsi”.

L’ufficio stava anche minando l’efficienza dei dipendenti. Si perdevano ore per mandare avanti e indietro e-mail per programmare riunioni nell’unica sala riunioni. E con un’area limitata di archiviazione, posta molto lontano dallo spazio di lavoro, le persone giravano in tondo per portare a termine semplici attività.

Molti dipendenti avevano imparato a sopravvivere alle ristrettezze di un ufficio strapieno, ma per le nuove persone e i possibili neoassunti, queste difficoltà sembravano insormontabili.

“Abbiamo ricevuto un paio di persone che erano interessate a lavorare per l’azienda”, ricorda Newlin. “Credo che il vecchio spazio e il suo brusio, la sua energia e la sua confusione, fossero davvero qualcosa per cui avrebbero dovuto sedersi e decidere se avrebbero potuto lavorare in uno spazio come quello”.

Nuove conoscenze attraverso la scoperta

Era venuto il momento di un nuovo ufficio e di un nuovo modo di pensare al luogo di lavoro. Harry’s ha lavorato con Studio Tractor e con Herman Miller per progettare il suo nuovo spazio di circa 2415 metri quadrati. Poiché Harry’s voleva evitare le difficoltà con cui aveva avuto a che fare nel vecchio spazio, guardò a Herman Miller e al suo sistema Living Office® per comprendere meglio le modalità in cui le sue persone lavoravano, individuare i tipi di configurazione che avrebbero supportato le loro attività e creare un luogo di lavoro in cui tutti fossero fieri di soggiornare.

Per iniziare questo percorso, Herman Miller guidò Harry’s attraverso il processo di scoperta di Living Office, che aiuta le aziende a identificare le loro finalità, i fattori di crescita del business, il carattere e le attività. Questo permette a un’organizzazione e ai suoi partner di progettazione di assegnare una priorità alle configurazioni che meglio sosterranno le esigenze delle persone e del business nonché di creare un luogo di lavoro con il giusto mix di questi spazi.

Un grafico a barre che confronta il modo in cui i dipendenti di Harry percepiscono la loro produttività prima e dopo il passaggio a un nuovo spazio Living Office.
Un grafico che mostra la produttività dei dipendenti prima e dopo l'installazione di un nuovo ufficio.

I dirigenti dell’azienda diedero il via al processo, identificando gli obiettivi organizzativi che speravano il nuovo luogo di lavoro avrebbe contribuito a raggiungere. Fra questi promuovere la condivisione delle conoscenze, migliorare l’efficienza, attrarre e trattenere i migliori talenti.

Poi, un focus group di dipendenti si riunì per individuare gli aspetti del carattere dell’organizzazione – se era più formale o informale, uniforme o diversificata – e per individuare e assegnare una priorità alle attività lavorative quotidiane. Nel corso del lavoro, i focus group scoprirono alcune sorprese.

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I dipendenti dell'ufficio ascoltano una presentazione da un collega.

Gli specialisti Living Office guidarono i focus group, che includevano gli architetti di Studio Tractor, attraverso il processo di scoperta di Living Office per aiutare il team di design a progettare un ufficio che potesse supportare le attività delle persone, in modo che queste potessero lavorare insieme, e singolarmente, in modo più efficiente.

Dalle scoperte ai progetti

La prima rivelazione fu il desiderio del personale che l’organizzazione, e il loro ufficio, assumesse un carattere più formale. Dopo aver lavorato in un ufficio “open plan” caotico, che non supportava le loro attività, i dipendenti di Harry’s cercavano più struttura, organizzazione ed efficienza.

“Come gruppo che lavora in un piccolo spazio senza vere pareti o barriere né zone per attività specifiche – letteralmente un “open plan”” – credo che quello che succeda è che si abbia un grande bisogno di struttura”, dice Newlin. “A quel punto, gli uffici privati cominciano ad avere un certo fascino”.

Una seconda e ugualmente importante scoperta era che lo spazio non supportava tutta la gamma di attività che le persone svolgevano nel corso della giornata: creare nuovi prodotti, rispondere alle e-mail e alle telefonate, avere rapide chiacchierate e conversazioni più lunghe, e risolvere i problemi insieme, solo per citarne alcune.

“Tramite il processo di scoperta, riuscimmo a ricondurre le nostre attività e il nostro spazio a dei numeri”, spiega Newlin. “Avevamo bisogno di questo numero di sale riunione, di questo numero di spazi per le conversazioni individuali, di questo numero di zone lounge in cui fosse possibile mettersi il laptop sulle ginocchia e lavorare”.

Due uomini seduti in salotto conversano mentre un altro si trova nelle vicinanze.

Since the Living Office Discovery Process revealed that innovation is a top priority for Harry's, its new office has plenty of luoghi in cui le persone possano incontrarsi sia in maniera formale che informale.

Le giuste configurazioni, opportunamente posizionate

Informazioni come queste aiutarono Harry’s e il team di design di Studio Tractor a trasformare il nuovo ufficio in un diverso panorama, con configurazioni che si fosse certi che avrebbero supportato tutta una gamma di attività, impresa non facile nel nuovo spazio cavernoso di Harry’s. “Con 2.500 metri quadrati, il trucco è fare in modo che lo spazio non sembri una città fantasma”, osserva Mark Kolodziejczak, architetto dello Studio Tractor. “Con Living Office si dispone di diverse configurazioni che supportano diverse attività. Le configurazioni sono disperse, ma permettono di svolgere delle attività ad una giusta vicinanza le une dalle altre.

Ora i dipendenti hanno Meeting Space (Aree riunioni) formali in cui possono svolgere presentazioni per potenziali investitori, piccole Cove (Baie) per conversazioni informali e dinamici Hive (Alveari) in cui gli addetti all’assistenza clienti possono scorrere le e-mail e avere rapide chiacchierate con i colleghi. Nella configurazione Clubhouse (Circolo) i graphic designer possono facilmente creare insieme. E se un’attività ha bisogno di quiete, le persone possono rifugiarsi negli Haven (Rifugi), ambienti chiusi perfetti per fare telefonate o concentrarsi sui problemi lavorativi.

Con tutta questa varietà e la libertà di lavorare nelle configurazioni che meglio ne soddisfano le necessità, i dipendenti di Harry’s non vedevano l’ora di spostarsi nel nuovo spazio. Ma il vero collaudo si ebbe sei mesi più tardi, quando Herman Miller volle verificare se queste configurazioni stessero davvero aiutando il personale a connettersi in modo più facile ed efficiente. Per farlo, Herman Miller condusse una approfondita ricerca in loco utilizzando una serie di metodi, fra cui l’osservazione diretta ed estesi sondaggi fra i dirigenti e il personale.

Un grafico che mostra i sentimenti dei dipendenti riguardo alle riunioni estemporanee.

In un sondaggio, un dipendente scrisse: “Il nuovo layout favorisce la libera comunicazione con colleghi di tutti i reparti. Ma è anche abbastanza comoda e tranquilla per rimanere concentrati”.

Più spazio a scoperte fortuite e soluzioni inaspettate

Le configurazioni non sono l’unica cosa che aiuta le persone a lavorare meglio. Anche i corridoi e le zone aperte che coprono il 58 percento dello spazio spingono le persone a incontrarsi. Queste zone di incontro offrono alle persone maggiori opportunità di spostarsi, incontrarsi e condividere idee. Molto più che nella vecchia sede, in cui solo il 37 percento dello spazio era dedicato alla circolazione.

“Nello spazio precedente sembrava che le persone si muovessero perché non c’erano alternative, o che si spostassero per disperazione”, confessa Rachel Peck, Staff Manager. “Qui ci sono possibilità e flessibilità”.

Vicinanze che migliorano l’efficienza

All’inizio del progetto, il team dirigente di Harry’s aveva anche identificato la “crescente efficienza” come un importante fattore di cui tenere conto. Questa priorità era fortemente legata al desiderio del personale di un flusso di lavoro più semplice e strutturato, desiderio che espressero durante il processo di scoperta. Il nuovo spazio, organizzato ed efficiente, ne sta facendo una realtà.

“Il team di marketing è seduto vicino a quello di acquisizione dei clienti, che ogni giorno ha decine di conversazioni”, dice Newlin. “Credo che questo permetta davvero un approccio più semplice al lavoro. Ci ha anche permesso di impiegare meno tempo fra alcune attività”.

Un sondaggio fra i dipendenti ha mostrato che le persone stanno notando un nuovo livello di efficienza. Solo il 29 percento pensava che il vecchio ufficio li aiutasse a lavorare in modo produttivo, ma ora il 70 percento crede che il nuovo spazio li aiuti a lavorare meglio e più velocemente.

Un grafico che mostra le impostazioni di lavoro aggiuntive aggiunte dopo una ristrutturazione.

Dare vita al marchio

Entrando nella nuova sede di Harry’s, luminosa, aperta, vivace ma non caotica, è facile credere che il nuovo spazio aiuterà l’azienda a realizzare il suo terzo fattore di business: attrarre e trattenere i migliori talenti. Chiunque visiti lo spazio capisce chiaramente il tipo di azienda per cui potrebbe lavorare. Il marchio e la cultura Harry’s sono evidenti nelle grandi scelte di design così come nei piccoli dettagli: dall’area espositiva con i rasoi, i flaconi di schiuma da barba e le lozioni variamente colorati, fino al tocco di blu del logo aziendale sulle gambe delle scrivanie.

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Richiami del marchio Harry’s, fra cui i brillanti tocchi di blu, collegano le diverse configurazioni dell’ufficio.

“Se incontro qualcuno che credo potrebbe essere un ottimo acquisto per Harry’s, il mio passo successivo è sempre lo stesso: ‘Vieni nel nostro ufficio. Vieni e fai un giro’”, dice Raider. “Credo perché siamo così fieri del nostro spazio: parla da solo a tutti quelli che vengono qui. Sembra che pensino: ‘Però, è davvero forte! Ben progettato, aperto, collaborativo’. Il marchio prende immediatamente vita”.

Peck concorda: “Ogni volta che porto qui un ospite o un visitatore, questa persona rimane impressionata dallo spazio. È bello essere finalmente in uno spazio adulto dove si portano volentieri amici, candidati e investitori”.

Anche i sondaggi fra i dipendenti sottolineano questa sensazione. Prima dello spostamento, solo il 47 percento dei dipendenti era fiero di portare visitatori in ufficio. Nel nuovo spazio, il 98 percento dice di sentire un senso di orgoglio quando porta qualcuno in visita.

Dare alle persone ciò di cui hanno bisogno

Con il nuovo luogo di lavoro, Harry’s soddisfa molto più delle sue sole esigenze di business: soddisfa anche le esigenze fondamentali delle persone, come la sicurezza e l’autonomia. Prendiamo la sicurezza, per esempio. Quando un ufficio permette alle persone di svolgere il proprio lavoro in modo confortevole e intuitivo, queste si preoccupano di meno e si concentrano di più. Newlin vede che questo sta già avvenendo nel nuovo ufficio. “Puoi entrare in questo spazio e sapere esattamente che cosa devi fare durante la giornata, dove ci si aspetta che lavori e dove puoi mettere le cose”, dice Newlin.

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Separato dallo spazio di lavoro principale, l’ampio bar è il luogo dove i dipendenti possono consumare i pasti insieme e organizzare riunioni improvvisate con i colleghi.

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In una configurazione Jump Space (Spazio di incontro), chiunque, dai visitatori ai dipendenti, può fermarsi a lavorare qualche ora.

Le persone sentono inoltre che la loro esigenza di autonomia sia stata soddisfatta. Apprezzano il fatto di avere una scelta di configurazioni e la libertà di lavorare in quelle che ritengono più adatte a loro. I risultati dei sondaggi lo confermano: l’83 percento dei dipendenti dice di avere gli strumenti e le risorse di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro, e il 60 percento riferisce di avere la libertà di scegliere dove lavorare in ufficio. Newlin sta già osservando un effetto positivo sulla soddisfazione dei dipendenti. “Abbiamo più spazi in cui le persone possono lavorare senza essere disturbati da conversazioni private”, dice. “Le persone sembrano essere più felici negli spazi in cui lavorano”.

Questo miglioramento nel morale dei dipendenti è confermato dai risultati del sondaggio Leesman di Harry’s, che misura l’efficacia del luogo di lavoro e la relativa soddisfazione dei dipendenti. Mentre la precedente sede di Harry’s raccoglieva un mediocre punteggio di 48,4 su 100, la nuova sede ha ottenuto 71,9 punti, quasi dodici punti in più del benchmark globale Leesman, pari a 60,1.

Pronti per la crescita

Non che il nuovo spazio sia perfetto: Harry’s ha dovuto ordinare altri arredi per supportare il personale in crescita e fare alcuni aggiustamenti al layout per meglio adattarlo al flusso di lavoro dei dipendenti. Ma questo è Living Office. Un sistema per creare ambienti di lavoro con una serie di apposite configurazioni capaci di crescere e cambiare allo stesso modo delle persone che le occupano.

“Per molti versi, sento che abbiamo un Living Office”, ammette Raider. “So che la parola ‘Living’ ha più significati. Credo che uno di questi sia un ufficio in cui sentiamo di poter vivere e che accentua l’azione e la vitalità del nostro modo di interagire. L’altra cosa è che può costantemente evolvere, e permette di imparare. Questo è decisamente in linea con il modo in cui riteniamo debba crescere il nostro business. Siamo davvero entusiasti di continuare a fare di questo un Living Office”.