Voldoen aan de verwachtingen

Hoe creëer je een Living Office? Om deze vraag te beantwoorden, heeft WHY een bedrijf gevolgd dat zich zodanig heeft ontwikkeld van een situatie waarbij het hoofdkantoor aanvankelijk de groei in de weg stond, tot een situatie waarbij het bedrijf en zijn mensen goed kunnen gedijen. Dit is het derde deel uit de serie.

Tekst: Mindy Koschmann

Illustraties: Kyle Bean

Een kantoormodel met miniatuur Herman Milller-meubels.

Mensen zijn het belangrijkste goed in elke organisatie. Toch zijn veel hedendaagse kantooromgevingen niet ontworpen om hun wensen en activiteiten te ondersteunen. Herman Miller biedt met Living Office een nieuwe soort werkomgeving, die gebaseerd is op wetenschappelijke inzichten in hoe mensen functioneren, het werk dat ze doen en de hulpmiddelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Toen Jeff Raider, de CEO van Harry’s, besloot om het bedrijf te verhuizen van een luidruchtige en overbezette loft naar een kantoor op 2.415 vierkante meter in New York’s SoHo district, namen hij en zijn ontwerpteam Herman Miller in dienst om de ruimte in te richten. Raider en ontwerpdirecteur Scott Newlin vonden dat bedrijf met verzorgingsproducten voor mannen en Herman Miller dezelfde ontwerpesthetiek deelden, een esthetiek die schoonheid en functionaliteit benadrukt. Raider en Newlin voelden zich niet alleen aangetrokken tot Herman Miller’s meubilair, maar ook tot Living Office, dat een goed begrip van mens en werk biedt. Ze voelden zich ook aangetrokken tot een aanpasbaar model voor het creëren van werkplekken waar zowel mensen als de organisatie kunnen gedijen. Harry’s maakte gebruik van het Living Office ontdekkingsproces om het unieke doel en karakter van het bedrijf uit te drukken en om de soorten dagelijkse activiteiten van de werknemers te identificeren. Deze inzichten hebben het architectenbureau Studio Tractor geholpen om een werkplek te plannen die de uitermate samenwerkende cultuur van Harry’s weerspiegelt. De nieuwe ruimte biedt een verscheidenheid aan opstellingen waar mensen ideeën kunnen delen, gesprekken kunnen voeren en samen kunnen werken om problemen op te lossen, en ook privéruimtes waar mensen zich kunnen terugtrekken van het gedruis om zich te concentreren op hun werk.

Zes maanden nadat Harry’s zijn nieuwe hoofdkantoor betrok, bracht het onderzoeksteam van Herman Miller een bezoek om te zien of het nieuwe kantoor mensen helpt om efficiënter te werken, kennis eenvoudiger te delen en een sterkere uitdrukking van het merk te presenteren. Dit waren allemaal doelstellingen die tijdens het ontdekkingsproces waren vastgesteld. Om deze vragen te beantwoorden, voerde Herman Miller ter plaatse fundamenteel onderzoek uit aan de hand van uiteenlopende methoden, inclusief observatie op locatie en uitgebreide enquêtes en interviews onder leidinggevenden en medewerkers. WHY ging mee en sprak met Raider en Newlin over hun voortdurende traject om een werkomgeving te creëren die, zoals Newlin het zegt, “letterlijk leeft.” Dit is hun verhaal, aangevuld met een overzicht van de bevindingen van het onderzoek van Herman Miller.

Wanneer besloten jullie om naar een groter kantoor te verhuizen?

Scott Newlin: Het kantelpunt om te veranderen was toen we ongeveer 85 medewerkers hadden. De oppervlakte was gewoon niet groot genoeg voor zo veel mensen en alle spullen die we moesten opslaan en onderbrengen in de ruimte.

Het was fantastisch, want als je de ruimte binnenstapte, kreeg je onmiddellijk het gevoel dat er iets belangrijks plaatsvond. Maar het was hectisch. Al die drukte en energie is fantastisch om een impuls te creëren, maar het heeft ook een effect op je dagelijks werk als je moeilijk een telefoongesprek kunt voeren.

Jeff Raider: Onze oude ruimte was beperkt. We moesten het merendeel van het kantoor gebruiken voor individuele werkplekken en bureaus, waardoor er niet veel plaats overbleef om te vergaderen, om snel even als groep bijeen te komen en zaken te bespreken.

De goederenlift in de buitengang werd één van onze groepsruimtes. We vergaderden daar hartje winter in winterjassen, met kleine kartonnen tafels in het midden. We hadden duidelijk behoefte aan meer gedeelde ruimte.

In the old office, 47 percent of employees felt they could have impromtu meetings. In the new space, the percentage has risen to 93.

Waarom was Living Office een goede keus voor Harry’s?

JR: We maakten kennis met het idee van Living Office en de mogelijkheid om een werkomgeving af te stemmen op de behoeften van ons team. We waren werkelijk gefascineerd door de mogelijkheid van een ruimte die uiteenlopende mensen in staat stelt om samen te werken, maar die ook net en mooi is en waar we met trots elke dag naartoe komen en waar we met trots veel mensen ontvangen.

SN: Living Office was echt interessant voor ons omdat het veel dingen deed die we probeerden te realiseren. Het gaf ons het vermogen om flexibel te zijn, zodat we kunnen groeien, veranderen, zien hoe de dingen de ene week werken, en als het niet werkt, de volgende dag kunnen aanpassen.

Hebben jullie verrassende dingen geleerd tijdens het Living Office ontdekkingsproces?

JR: We beseften dat we veel verschillende soorten mensen hebben bij Harry’s die moeten samenkomen en intensief samenwerken. Dus een vast patroon voor een kantooromgeving past niet goed bij ons team, om maximaal efficiënt of succesvol te zijn.

We zien bijvoorbeeld opvallende verschillen tussen alle individuele groepen. Ons software-engineeringteam moet zich bijvoorbeeld hard concentreren op de code waar ze aan werken. Onze CX en marketingteams praten de hele dag door met mensen. De omgeving waar zij succesvol kunnen zijn, is levendiger en interactiever en werkt meer samen.

“Het voelt alsof we nu een Living Office hebben. Het voelt als een kantoor waar we kunnen leven en dat een bepaalde actie en levendigheid brengt in onze interacties.”

-Jeff Raider, mede-oprichter en mede-CEO van Harry’s Grooming

Before the move, 29 percent of Harry's employees felt productive. After the move, 70 percent feel productive.

Hoe heeft het ontwerpteam de inzichten van het ontdekkingsproces toegepast om de nieuwe ruimte te plannen?

SN: Via het ontdekkingsproces hebben we werkelijk alles in cijfers opgesplitst. We hebben zoveel vergaderzalen nodig, we hebben zoveel one-to-one spreekkamers nodig, zoveel informele lounges waar je je laptop gewoon op je schoot zet en werkt, een hoofdtelefoon opzet en je eigen ding doet.

Nu zit ons marketingteam naast ons acquisitieteam, dat dagelijks tientallen gesprekken voert. Ik denk dat dit echt voor een meer gestroomlijnde manier van werken zorgde. Hierdoor kunnen we ook minder tijd nemen tussen bepaalde taken. Dus we kunnen efficiënt zijn van punt A naar punt B, met uiteindelijk minder heen en weer geloop.

JR: Wat fantastisch is aan onze ruimte, is dat mensen hun eigen ontmoetingsruimten kunnen afstemmen op het soort interactie dat ze willen hebben. Als ze een informeel gesprek willen voeren, gaan ze op een bank zitten in een vergaderruimte. Als ze serieuze groepsvergaderingen willen voeren, kunnen ze mensen in een meer besloten vergaderruimte brengen.

Wanneer mensen het nieuwe hoofdkantoor binnenwandelen, wat zien ze dan?

JR: Het eerste wat mensen opvalt, is dat het open is. En dat staat voor de samenwerking en onzelfzuchtigheid die we hebben als merk en onderneming. Dit is een bedrijf waar mensen willen komen om samen te werken met elkaar en waar ze elke dag uitermate toegewijd zijn. Verder geeft de openheid ook ruimte aan de energie. Wanneer ons voltallige team hier is en we samen werken en heen en weer lopen, voel ik de energie.

SN: De nieuwe ruimte moet de belichaming vormen van Harry’s cultuur en onze manier van werken. We hebben veel aandacht besteed aan de afwerkingen, de kleuren en de stoffenkeuzes, zodat telkens wanneer een werknemer een stuk meubilair aanraakt of voelt of erin zit of ermee interageert, het werkelijk voelt alsof dat een belichaming is van Harry’s. Dus hebben we nauw samengewerkt met het ontwerpteam om dit warm palet te creëren dat uitnodigend aanvoelt, terwijl het meubilair zelf superfunctioneel is.

“Mensen voelen zich bijvoorbeeld in het algemeen positiever en tevreden om in de ruimte te zijn. Het heeft voor een behoorlijke opleving gezorgd.”

-Scott Newlin, ontwerpdirecteur van Harry’s Grooming

Before the move, only 41 of employees said that the office presented a good corporate image. After the move, the percentage has risen to 91 percent.

Hoe zit het met potentiële werknemers? Zijn zij onder de indruk?

JR: Wanneer ik iemand ontmoet die misschien bij Harry’s kan komen werken, drinken we samen koffie en bij de volgende stap zeg ik altijd “Kom naar ons kantoor. Kom zien hoe we werken. Kom kijken wie wij zijn. Bekijk onze ruimte.” We zijn zo trots op onze ruimte, dat valt iedereen die hier komt direct op. Iedereen zegt: “Wow. Dit is zo cool.” Het merk komt onmiddellijk tot leven.

Jullie hebben samengewerkt met Herman Miller om te bestuderen hoe goed het nieuwe kantoor presteert. Wat hebben jullie geleerd?

SN: Toen we de cijfers terugkregen, zagen we dat we in het algemeen de gewenste impact hadden gehad en dat we onze doelstellingen met succes hadden voltooid. Mensen voelen zich bijvoorbeeld in het algemeen positiever en tevreden om in de ruimte te zijn. De overgang van de oude naar de nieuwe ruimte heeft voor een behoorlijke opleving gezorgd.

Hebben jullie een werkplek gecreëerd die met het bedrijf kan meegroeien?

SN: De nieuwe ruimte zal zich voortdurend blijven ontwikkelen. We hebben meer bureaus en we hebben meer medewerkers. We hebben bepaalde zitzones verhuisd van de ene ruimte naar de andere en we hebben deze opnieuw geconfigureerd zodat ze beter functioneren voor de manier waarop we mensen zien werken. Dus voor mij is het onderzoek en het project een continu proces. Het is letterlijk levend.

JR: We groeien heel snel. Het voelt alsof we nu een Living Office hebben. Het voelt als een kantoor waar we kunnen leven en dat een bepaalde actie en levendigheid brengt in onze interacties. Wat ik ook fantastisch vind aan Living Office, is dat het kan veranderen en constant kan evolueren en dat je kunt leren. Dat hangt nauw samen met hoe we onze hele onderneming willen laten groeien.

On the Leesman Index for Workplace Effectiveness, Harry's old office scored a 48.4 percent. The new space scored a 71.9 percent, beating the global benchmark of 60.1.

De Leesman Index is een algemene normeringsdienst met gegevens over effectiviteit op de werkplek van honderden internationale organisaties. Aan de hand van de Leesman enquêtetool evalueren werknemers hun werkomgevingen. De resultaten geven organisaties inzicht in waar ze tijd, geld en inspanning moeten investeren voor toekomstige verbetering.